Системное решение проблем
Шрифт:
В качестве примера в табл. 16.1 представлена гистограмма процесса написания книги на заданную тему работниками кафедры университета.
Таблица 16.1
Гистограмма процесса по проекту: «Написание книги «Стратегическое развитие вуза»
На практике в случае реализации
Важный этап в планировании заключается в определении срока реализации решения. График работ лучше всего выстроить в виде таблицы, где отмечается дата начала и окончания работ по решению элементарных задач. Другой вариант отражения сроков выполнения работ может быть представлен гистограммой.
Должно быть определено не только количество необходимых ресурсов, но и их сочетание, а также поставщики и условия поставки этих ресурсов.
При расчете ресурсов важно не допустить их недооценки. Нехватка ресурсов может сорвать реализацию полностью. Иногда приходится адаптировать план действий к ожидаемому наличию ресурсов.
При выработке и оценке своего решения вы рассмотрели зоны риска и возможные побочные эффекты. Вы изменили его, пытаясь минимизировать негативные последствия.
Определение ресурсов, требуемых для выполнения работ, целесообразно выполнить с учетом следующих замечаний:
• данные, полученные на ранних стадиях реализации решения, требуют уточнения по мере приближения к этапу расчета потребных ресурсов;
• метод определения размера ресурсов не может быть единственным, а должен позволять проводить встречную проверку;
• используемая для расчетов информация всегда не полна и не может быть абсолютно точной;
• необходимо учитывать временные издержки на подготовку и проведение рабочих заседаний по работе над реализацией решения;
• планировать необходимо с запасом (например, между окончанием одной работы и началом другой оставлять в запасе один-два дня);
• примерно 5 % потребных ресурсов могут быть списаны на непредвиденный простой в силу многофакторности внешней среды и изменений внутренней среды самой организации;
• в ходе работы расчеты будут периодически корректироваться.
Планирование издержек в управлении процессом реализации решения проявляется в составлении сметы, которая позволяет:
• включить издержки в бюджет организации в целом;
• оценить альтернативные варианты реализации решений;
• дать представление об эффективности процесса реализации;
• оценить динамику самого процесса;
• сформировать сценарные варианты реализации решения.
Нужно определить вероятность наступления негативных событий, связанных с реализацией намеченного плана, и разработать контрмеры. Хотя, как свидетельствуют законы Мерфи, если что-то плохое может произойти, оно непременно произойдет. [75]
75
Полное собрание законов Мерфи / Пер. с англ. – Мн.: Попурри, 2005.
Следует выяснить все, что может пойти неправильно, проанализировать детали и оценить последствия:
• если это произойдет, то каковы будут последствия?
• насколько последствия серьезны?
• какова их относительная серьезность?
• какова вероятность
Необходимо определить, каким образом можно выявить проблемы на самом раннем этапе их проявления, например, путем обнаружения неожиданных колебаний в прогнозируемых событиях. Для прогнозируемых проблем надо разработать контрмеры по устранению причин либо меры по минимизации их последствий.
Следует включить в план наиболее значимые контрмеры для эффективной борьбы с причинами возникновения возможных проблем.
Для реализации решений, протяженных во времени, необходимо указать, как будет осуществляться мониторинг и управление реализацией принятого решения. Необходимо не только реализовывать план, но и принимать надлежащие меры в случае существенных отклонений от него. Для этого необходимо выделить действия, которые требуют контроля и мониторинга, и определить этапы, на которых следует измерять ход реализации решения. Поэтому следует точно указать, достижение каких результатов ожидается на основных этапах плана, а также как и кем будут измеряться полученные результаты.
Полезно заложить меры для мониторинга решения после его реализации, для того чтобы обнаружить любые непредвиденные негативные последствия, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе.
В завершение нужно провести инвентаризацию плана, чтобы убедиться в следующем:
• перечисленные в нем действия позволят достичь как промежуточных, так и конечных целей;
• график реализации решения реален и приспособлен к неожиданным отклонениям;
• оценка ресурсов точна;
• сам план управления реализацией решения позволит следовать намеченному курсу.
Глава 17. Проблемы реализации решений
Обязательно каждый день делайте по одному шагу, и вы сможете добиться всего, чего хотите в этой жизни.
17.1. Реализация решений как управление изменениями
Перемены не даются без хлопот, даже если они к лучшему.
Практика управления свидетельствует о том, что именно реализация решений является наиболее сложным, трудоемким и длительным этапом, поглощающим основную часть времени и ресурсов в процессе управленческой деятельности. Как когда-то говорил Виктор Степанович Черномырдин, хотели как лучше, а получилось… как всегда.
Сложность реализации заключается в необходимости координировать множество взаимосвязанных, одновременно выполняемых управленческих задач, находящихся на различных стадиях реализации, которые состоят из следующих процедур:
• разработки плана реализации решения;
• управления реализацией;
• контроля выполнения решения;
• оценки результатов реализации.
Основные причины неудач при реализации решений проявляются на среднем уровне управления, который, как правило, не участвует в процессе разработки решения, а поэтому не воспринимает решение «как свое» и испытывает давление со стороны руководства по поводу его реализации. С другой стороны, менеджеры среднего звена управления испытывают давление и со стороны исполнителей, которые сопротивляются переменам, понуждающим их изменять устоявшийся ритм трудовой жизни. Словом, управление изменениями в большей степени происходит именно на среднем уровне управления.