Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
4-я неделя
Она должна быть посвящена освоению мастерства поиска информации, которая у вас содержится в личных папках MS Outlook 2007. Так как за три предыдущие недели у вас накопилось достаточно информации, то в ней нужно уметь быстро ориентироваться. Чем больше у вас будет контактов, почтовых сообщений, календарных планов – тем острее встает вопрос быстрого извлечения нужной информации из MS Outlook 2007. Вот почему очень ценно уделить достаточно внимания этой финальной главе.
Приложение в данном разделе – это справочный материал, к которому вы можете обращаться по мере необходимости. Я специально не даю привязки,
Глава 1
Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы
Цель настроек MS Outlook 2007: увеличить скорость работы за счет корректировки опций «по умолчанию», позволяющих уменьшить количество действий и увеличить скорость работы с получением почты.
Настройка параметров MS Outlook 2007
Чтобы начать работу с MS Outlook 2007, рекомендую провести сразу ряд настроек, которые положительно повлияют на эффективность вашей дальнейшей работы с программой.
Установка полноценного поиска контактов
После установки MS Outlook 2007 первый делом заходим в раздел Контакты.
Нажимаем правую кнопку мыши – выбираем пункт Свойства.
Переходим на закладку Адресная книга Outlook и ставим галочку напротив пункта Показывать эту папку как адресную книгу.
Выполнив эти действия, вы получите возможность осуществлять поиск нужного контакта, вводя имя полностью или только его часть в окне поиска на панели MS Outlook 2007. Как этим пользоваться, будет описано далее.
Настройка параметров контактов
Чтобы определить, как лучше сортировать контакты, выставьте порядок в меню Параметры контактов:
Зайдите в меню Сервис Параметры.
Выберите закладку Настройка, по умолчанию она сразу открыта.
Найдите кнопку Параметры контактов…, нажмите ее. Откроется диалоговое окно Параметры контактов.
Задайте порядок ввода новых имен. Этот пункт определяет, какое из трех введенных слов в поле По полному имени: раздела Ввод новых контактов будет именем, фамилией или отчеством. Вот пример рисунка с предлагаемыми вариантами:
Рекомендуемый порядок: Имя (Отчество) Фамилия.
Далее выберите способ группировки, то есть как MS Outlook 2007 будет отображать ваши контакты, когда вы откроете папку с контактами. Рекомендуемый вариант: Фамилия Имя (Организация). И, наконец, поставьте галочку напротив пункта Проверять наличие повторяющихся контактов. В этом случае MS Outlook 2007 будет предупреждать, если вы вводите аналогичный контакт, запросом – заменить, обновить или дублировать. Установка данной галочки поможет поддерживать ваши контакты «в чистоте».
Настройка отображений «Сб» и «Вс» в Календаре
В предыдущей версии MS Outlook 2003 требовалось делать массу телодвижений, чтобы вся неделя
Приведем два рисунка, чтобы наглядно продемонстрировать разницу в них:
Выбор панели просмотра, отображаемой при запуске MS Outlook 2007
По умолчанию при запуске MS Outlook 2007 на экране отображается панель просмотра Входящие. Однако вы можете выбрать любую другую панель просмотра.
Запустите MS Outlook 2007, выберите команду Сервис Параметры.
Зайдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно….
Нажмите кнопку Обзор…, чтобы выбрать из раскрывающегося списка Открыть папку: тот элемент, который вы хотели бы видеть при запуске MS Outlook 2007.
Дважды щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговые окна.
После того как вы это сделаете, при запуске MS Outlook 2007 всегда будет отображаться выбранная вами панель просмотра.
Настройки почтового клиента
Создание структуры папок
Предлагаем рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.
Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале названия позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.
В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо именам людей. То есть у вас появляется ряд папок, названных либо по именам людей, либо по названиям проектов, например, вот так:
Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.
Нажимаем Отправить/Получить. Допустим, получаем 19 писем, они находятся в папке «Входящие».
Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем, то есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.
Оставшиеся письма читаем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо категории «В» – перемещаем его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.
Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет несколько минут, сразу напишите его и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма – осталось 1.
Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».
Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.