Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
Чтобы сразу получить полное представление, что прислал респондент, установите галочку перед пунктом печатать вложения.
Рекомендуем «поиграть» галочками и напечатать одно и то же сообщение с вложением несколько раз – в режиме Таблица и Заметка. Оцените разницу в распечатках, определите для себя, какой формат вам удобнее в повседневной работе, и используйте его регулярно.
Глава 3
Управление контактами
Создание контактов
Первый
Вторым путем, когда вам пришло сообщение от адресата, которого вы хотите сохранить в контактах, проще всего это сделать так.
Выделите нужное письмо.
Нажав левую кнопку мыши, перетащите письмо в папку «Контакты».
Появится форма создания нового контакта, в котором поля имя, E-mail будут уже заполнены данными, взятыми из сообщения.
Заполните требуемые поля и сохраните контакт.
Третий путь пополнить контактами MS Outlook 2007 – произвести импорт уже ранее созданных контактов. Рассмотрим импорт на примере контакта, присланного вам в формате vCard (мы уже встречали его в возможных форматах сохранения контактов).
Откройте в одном окне проводник с файлами vCard.
В другом окне откройте папку MS Outlook 2007 «Контакты».
Просто захватите мышью нужный файл в проводнике и перетащите в папку «Контакты». Вся информация из файлов vCard будет сохранена в виде новых контактов. Если возникнут дубликаты – MS Outlook 2007 сообщит об этом.
Есть еще один путь импорта.
Выберите в меню Файл Импорт и экспорт… Укажите в диалоговом окне Импорт файла vCARD (vcf).
Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта и получите пополнение своих контактов!
ПРИМЕЧАНИЕ
При использовании любого из приведенных вариантов можно случайно создать контакт или копию уже существующего контакта. MS Outlook 2007 отобразит на экране диалоговое окно Обнаружен дубликат контакта. Это окно можно использовать для создания копии уже существующего контакта или для изменения информации в уже существующем элементе.
Создание контактных элементов для членов организации
Для того чтобы создать контактный элемент для членов организации, выполните следующие действия:
Создайте контактный элемент для одного члена организации.
Выберите созданный контакт на панели Контакты.
Выберите пункты меню Действие Создать контакт в той же организации.
Заполните все необходимые поля для нового члена организации. Второй способ, использующий шаблон контактов, описанный ранее:
Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те
Сохраните его на диске как Шаблон Outlook.
Откройте шаблон с диска и заполняйте недостающие поля.
Сохраните заполненный контактный элемент.
Третий способ:
Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те поля, которые будут едиными для всех сотрудников. Сохраните данный контактный элемент.
Выберите созданный контакт в панели Контакты.
Нажав клавишу Ctrl, щелчком мыши скопируйте контакт.
Откройте его и заполните до конца нужные поля.
Сохранение элемента Контакт
После того как вы закончите ввод информации об элементе Контакт, его можно сохранить в стандартной папке «Контакты». Для этого выберите команду Сохранить и Закрыть на стандартной панели инструментов. Можно сохранить контакт и другим способом.
Для этого раскройте Меню Файл. и выберите соответствующую команду.
Сохранить – сохраняет элемент в стандартной папке «Контакты». При этом элемент остается открытым. Информация о текущем элементе отображается в форме.
Сохранить и создать – сохраняет элемент, при этом открывает форму для ввода нового контакта.
Сохранить как – создает элемент в специальном формате.
Сохранить вложения – сохраняет вложение, как было описано ранее.
Когда вы выберете команду Сохранить как, MS Outlook 2007 откроет диалоговое окно, в котором можно выбрать место сохранения элемента и формат, в котором необходимо его сохранить.
В окне найдите папку, в которой вы хотите сохранить элемент. Затем раскройте выпадающий список Тип файла, чтобы отобразить на экране список форматов. Доступны описанные ниже форматы.
Только текст – применяется в случае, когда контактная информация будет использоваться в приложениях, которые умеют работать с текстовыми файлами.
Формат RTF – этот формат понимает Word, поэтому в таком виде можно направить контакт любому респонденту.
Шаблон Outlook – применяется в случае, когда вы хотите сохранить элемент как шаблон MS Outlook 2007, чтобы впоследствии более оперативно заполнять форму контактов. (К примеру, когда ряд контактов имеют один и тот же город, рабочий телефон или иное общее для всех поле контакта.)
Формат сообщения Outlook – данный тип сохраняет контакт в виде отдельного файла, имеющего все возможности полноценного контакта MS Outlook 2007. Таким образом можно сохранять и передавать контакты между людьми, пользующимися одинаковой версией MS Outlook 2007.