Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
Снимите галочку напротив пункта Немедленная отправка при наличии подключения.
Это позволит вам, написав сообщение, прочитать его и проверить, иначе MS Outlook 2007 моментально отправит его получателю при наличии доступа к Интернету. Алгоритм качественной работы с почтой приводится в соответствующем разделе книги.
Следующий алгоритм обеспечит получение только заголовков почтовых сообщений, что позволит вам на порядок ускорить работу с почтой и удалять
Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+Alt+S, чтобы запустить меню Группы отправки и получения.
Нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть следующее меню Настройки отправки и получения. Если у вас одна учетная запись, то меню будет выглядеть так, как это изображено на рисунке. Если несколько, то в колонке Учетные записи будут отображены все ваши почтовые ящики.
В данном меню поставьте галочку напротив пункта Загружать только заголовки.
Нажмите кнопку OK для сохранения созданных настроек.
Выполнив эту настройку, вы сможете при нажатии кнопки Отправить/Получить загружать не сообщения целиком, а только заголовки – поле Тема. Прочтя это поле, вы оцениваете, нужно ли загружать это сообщение целиком либо это нежелательное сообщение, которое следует сразу удалить. Вы также можете оценить размер этого сообщения и от кого оно. В целом за счет такой «удаленной» сортировки можно на порядок сократить время работы с почтой.
При работе с заголовками вы выполняете следующие шаги:
удаляете сообщение;
загружаете сообщение к себе в папку «Входящие».
При двойном щелчке левой кнопкой мыши по заголовку сообщения появляется диалоговое окно Заголовок удаленного сообщения, предлагающее следующее:
Из приведенных на рисунке четырех пунктов нам с вами интересны только 2 и 4:
пометить сообщение для загрузки – и тогда по нажатию клавиши F9 вы получите письмо целиком;
пометить сообщение для удаления с сервера – и тогда по нажатию клавиши F9 письмо будет удалено с сервера.
Выбор других вариантов загрузки MS Outlook 2007
При создании ярлыка на рабочем столе можно настроить запуск программы особым образом. В MS Outlook 2007 есть возможность открывать программу с вариациями. Ниже описаны наиболее полезные текстовые ключи.
Как ими пользоваться.
Создайте ярлык на рабочем столе, запускающий MS Outlook 2007.
Нажмите правую кнопку мыши, выберите пункты Свойства ярлыка.
На закладке Ярлык в поле Объект указан путь к файлу запуска MS Outlook 2007.
«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE».
Следует ввести указанный ключ через пробел в конце этой строки. Например, чтобы по нажатию на ярлык запускалась
«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE» /с ipm.note.
Теперь, чтобы ускорить работу с программой, укажем клавиатурное сокращение для быстрого запуска. В поле Быстрый вызов поставьте курсор. Нажмите Ctrl + Alt +E.
После чего нажмите OK, чтобы сохранить сделанные настройки.
Теперь при запуске этого ярлыка у вас на экране появится вот это меню:
Более того, если вы нажмете на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Alt+E, то произойдет то же самое – появится форма для создания нового сообщения. Это крайне удобно и просто в обращении. К примеру, вы заняты работой или поиском в Интернете и вспоминаете, что нужно написать письмо. Все, что нужно, чтобы его создать, – нажать аккорд на клавиатуре, ввести в появившейся форме все необходимые параметры сообщения и отправить его (Ctrl+Enter). E-mail сохранится в MS Outlook 2007, меню исчезает с экрана, вы продолжаете спокойно заниматься текущим делом.
Каждый из ключей можно настроить на отдельный ярлык и, таким образом, иметь требуемый набор элементов запуска MS Outlook 2007.
ПРИМЕЧАНИЕ
MS Outlook 2007 имеет в своем распоряжении еще десяток ключей, здесь не представленных. Однако опыт показывает, что в повседневном использовании они малоэффективны. Если вам все же интересно узнать, что еще может MS Outlook 2007, обратитесь на сайт Майкрософт за более подробной информацией.
Глава 2
Почтовый клиент
Начнем изучение MS Outlook 2007 с почтового клиента. Первое, что следует сделать, – это перевести работу с почтой в данную программу. Для этого мы научимся настраивать почтовый аккаунт (адрес вашей почты для получения на данный компьютер), после чего рассмотрим рядовые функции при получении, формировании и отправке почты. И в завершение – несколько полезных мелочей, которые упростят и ускорят вашу работу с E-mail.
Первая базовая ошибка: удалять письма. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка. Удалять следует только письма с вирусами и бесполезным спамом.
Пример таковых приводится ниже:
бесполезный спам – к нему относятся все сообщения, не несущие смысловой нагрузки для получателя;
вирусы – как правило, в таких письмах текст изложен на английском языке и есть пометка, что письмо «Проверено – вирусов нет! Важно! Срочно! Также имеются вложения!» Такие письма мы удаляем с помощью кнопки йе^е. Не задумываясь! Вложения не открывать!!! Подобные ваши действия могут запустить вирус!