Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании
Шрифт:
Бланки «Управление проектами и бэкап документов»
М06-04. Бэкап документов и файлов компании
1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
_________________________________________________
2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
_________________________________________________
3. Как
_________________________________________________
4. Зарегистрируйтесь на sugarsync и настройте бэкап наиболее важных документов.
М06-05. Общие списки проектов и задач
Если вы уже не первый месяц работаете над расширением своего бизнеса и продвижением компании, наверняка знаете, как важна хорошо отлаженная система управления проектами.
Именно поэтому мы будем начинать с азов.
_________________________________________________
1. Для начала составьте общий список всех ваших проектов и задач.
Краткая справка.
Задача – простейшее действие, приносящее измеряемый результат, которое нецелесообразно упрощать.
Проект – комплекс действий, направленных на достижение определенного измеряемого результата.
Проекты обычно состоят из других (более простых) подпроектов и задач. Для удобства терминологии мы все подпроекты тоже будем называть проектами.
2. Соберите списки проектов и задач со своих подчиненных. Сверьте их между собой.
3. Вам необходим какой-нибудь инструмент совместной работы с задачами.
Для начала я не советую использовать такие тяжеловесные решения, как basecamp и тем более Microsoft Project Server. Остановитесь на более простых вариантах, например megaplan.ru, rememberthemilk.com или hitask.com.
Если же вам будет мало этой функциональности, в будущем вы сможете перейти на более мощный инструмент управления проектами.
4. Перенесите все свои проекты и задачи в выбранный инструмент.
5. Добавьте в него всех пользователей.
6. Назначьте каждому пользователю роль и степень ответственности за его проекты и задачи.
7. За две-три недели совместной работы выявите все недочеты и несоответствия в проектах и приведите их к общему знаменателю.
Если у вас большая компания, рекомендую ограничить список людей, с которыми вы начнете работать в инструменте управления проектами. Лучше начать с тех, кто подчиняется лично вам. Если и это число будет велико, выберите команду из трех-пяти человек.
Модуль № 7. Производство
В этом модуле мы поговорим о производстве. Причем абсолютно все равно, что вы производите: столы, сервисы, консалтинг, ремонтируете машины и т. д. Чем бы вы ни занимались, у вас есть производство –
В одном из предыдущих модулей вы описывали бизнес-процессы, в том числе производство. Теперь задача сводится к тому, чтобы переписать данный процесс заново.
1. Производство.
Нарисуйте карту (алгоритм) процесса производства и выпуска продукции в вашей компании.
Если она ничего не производит, скорее всего, вы являетесь посредником. В этом случае опишите процесс выбора поставщика, закупки и складирования, отгрузки товаров покупателю.
2. Упаковка.
Опишите процесс финальной упаковки продукта или сервиса перед его доставкой покупателю.
Если у вас нет упаковки, можете пропустить этот пункт.
3. Доставка.
Опишите различные методы доставки заказанных продуктов вашим клиентам: курьерская, самовывоз, почта, транспортная компания и т. д.
Если ваша компания выполняет еще и установку (внедрение) конечного продукта или предоставляет сервис, опишите и эти процессы.
4. Послепродажный сервис.
Опишите все процессы, связанные с послепродажным сервисом ваших товаров (услуг). Это тоже относится к процессу производства.
5. Роли и ответственность.
Посмотрите документы, составленные в первых четырех шагах, и добавьте в них роли ответственного и исполнителя (исполнителей).
У вас могут работать фрилансеры или использоваться внешние компании на аутсорсе. Тем не менее все равно прописывайте, кто является ответственным за тот или иной процесс.
Бланки «Производство»
М07-01. Производство
Нарисуйте карту (алгоритм) процессов производства и выпуска продукции в вашей компании.
Если вы ничего не производите, а являетесь посредником, опишите процессы выбора поставщика, закупок и складирования.
М07-02. Упаковка
Опишите процесс финальной упаковки продукта (или сервиса) перед его доставкой (выполнением).
М07-03. Доставка
1. Опишите процесс доставки заказанных продуктов клиентам.
2. Если ваша компания выполняет установку конечного продукта, предоставляет сервис либо осуществляет внедрение, опишите эти процессы тоже.
М07-04. Послепродажный сервис
Опишите все процессы, связанные с послепродажным сервисом ваших продуктов (услуг).
М07-05. Роли и ответственность
Просмотрите документы, составленные в шагах М07-01 – М07-04, и добавьте роли: