Уходим в отрыв. Построение эффективной компании
Шрифт:
Я уже упоминал, что совещания отражают культуру вашей компании Если вы хотите, чтобы вашу корпоративную культуру отличали энергичность, целеустремленность и надежность, ваши совещания должны обладать теми же характеристиками Они могут улучшить атмосферу во всей организации, а могут сделать ее вялой и лишить направления.
Сделать совещания осмысленными непросто, но я подскажу вам быстрый путь, описав главные стратегии и самые эффективные типы совещаний.
Пять стратегий контроля совещаний
Вновь и вновь я убеждаюсь в том, что оптимальный
«Нет повестки — нет посещаемости». Не помню, где я слышал эту фразу, но она врезалась в память, потому что точно выражает мое отношение к совещаниям без повестки: на них вообще не надо ходить Совещания без списка вопросов, как правило, уходят в сторону и отнимают время у людей, которые принесли бы больше пользы, если бы вернулись на свои рабочие места и занялись более важными делами.
Наличие повестки помогает удерживать обсуждение в нужном направлении. Заблаговременное обнародование повестки позволит людям (особенно замкнутым) заранее подготовиться, если они хотят высказаться по тому или иному вопросу. Кроме того, повестка избавляет от необходимости начинать встречу с какой-нибудь фразы вроде «Ну что ж, давайте обговорим, чем мы сегодня займемся…». Это экономит драгоценные минуты любого совещания.
Повестки могут быть краткими и по существу К каждому приглашению на совещание прикрепляйте список вопросов, чтобы люди видели, что будет обсуждаться и в каком порядке.
Совещание должно иметь ясную цель; ее следует выразить одним предложением. Ограничьте вероятные результаты совещания максимум тремя пунктами. Так люди узнают, почему их попросили прийти и что им предстоит сделать.
Можно распространить между участниками бумажную версию повестки в самом начале совещания. Она должна включать главную цель встречи, вероятные результаты и вопросы для обсуждения. Я не люблю возиться с бумажками и быстро зачитываю повестку вслух, чтобы все вспомнили, что мы сегодня обсуждаем Исходите из того, что все пришедшие уже знакомы с этим материалом, и сразу начинайте обсуждать намеченные вопросы.
Есть три основных типа совещаний: информационное совещание, творческое обсуждение и поиск консенсуса.
Информационное совещание состоит из одностороннего потока информации: либо «вверх» — от сотрудников к руководству, либо «вниз» — от руководства к сотрудникам. Во время такого совещания могут быть высказаны просьбы что-то прояснить, но полноценных дискуссий или споров не бывает.
Творческие обсуждения представляют собой мозговой штурм и обмен идеями без принятия каких-либо решений. Во время такого совещания важно, чтобы сотрудники поняли, что решения будут приняты позже ключевыми заинтересованными лицами в компании на основании собранной информации.
Когда нужно решить какие-то вопросы, проводятся совещания, цель которых — прийти к консенсусу. На подобных встречах обстановка часто накаляется, люди выражают свои эмоции. Несмотря на возможные разногласия, все участники должны прийти к согласию. По окончании
Начиная курс лекций в Массачусетском технологическом институте, я пообещал своим студентам, что мы всегда будем приступать к занятиям вовремя. Когда я выполнил свое обещание, они были потрясены. Если кто-то из студентов отсутствовал в начале лекции или не успевал вернуться в аудиторию после перерыва, мы запирали дверь и начинали без них. Такой простой жест выражает уважение к личному времени сотрудников, и он поможет вам не отвлекаться от темы и помнить о регламенте Для меня же он значит нечто большее. Если вы не в состоянии начать совещание вовремя, что тогда можно сказать насчет всего остального, что происходит в компании? Значит, вы не можете вовремя производить и доставлять товары или оказывать услуги и так далее. Конечно, есть исключения, но в этом-то и дело: они только исключения.
Всегда заканчивайте совещания за пять минут до назначенного срока. Почему? Этот пятиминутный «люфт» дает людям немного времени перед началом следующей встречи: они смогут выпить кофе, поболтать с коллегами, прочесть несколько писем или не торопясь пройти к месту следующего совещания, если таковое запланировано.
По возможности попробуйте «сжать время». Для этого зарезервируйте зал для совещания на период вполовину меньший, чем тот, что вам изначально показался необходимым. То есть если вы планируете совещание, которое, как вам кажется, продлится час, проведите его за полчаса. Как и многое другое, совещания отнимают у вас то время, какое вы им отводите. Ограничивая время совещания, вы повышаете свою продуктивность и внедряете чрезвычайно прибыльную систему управления временем.
Вы замечали, что на совещаниях одни люди всегда говорят много, а другие не говорят никогда? Чтобы сделать совещания продуктивными, нужно вовлекать всех присутствующих, особенно тех, кто обычно хранит молчание, потому что как раз они-то и добавляют ценности обсуждению Начните диалог с новичками или тихонями, а потом уже опрашивайте остальных, в том числе руководителей. Директор должен высказываться последним, чтобы его мнение не влияло на точки зрения группы.
В General Electric я узнал, что можно сделать, чтобы высказались все. Раздайте участникам скрепленные между собой листочки и попросите записать пять-десять идей, по одной на каждом. Однажды я проделал это с клиентом, который хотел найти способы повысить доходы и сократить расходы. Мы собрали сорок его сотрудников в одном помещении, и всего за пять минут у нас оказалось 150 идей, которые вывешивались на стене после того, как автор зачитывал их вслух. Каждый внес свой вклад, даже те, кто написал всего одно-два предложения. После совещания несколько сотрудников сказали, что впервые их кто-то выслушал, услышал или хотя бы спросил, какие у них есть соображения Просто и очень эффективно.