Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Джестон Джон

• контролеры качества процессов/ведущие специалисты моделирования процессов, от которых требуется обеспечить соответствие различных проектов и инициатив нужным (минимальным) стандартам, чтобы всякий раз не изобретать колесо. Эти профессионалы должны направлять работу обычных специалистов моделирования процессов в проектах BPM и обеспечивать обучение на местах. Они могут также помочь при моделировании, особенно при формировании структуры проекта на начальной стадии;

• администратор инструмента моделирования и управления процессами: CBPE требуется иметь средство моделирования

и управления процессами. Администратор обеспечивает соблюдение минимального комплекса стандартов;

• тренер BPM, отвечающий за подготовку и организацию обучения. С ростом числа обучаемых он также формирует программы обучения с расчетом на конкретные требования организации, вместо стандартного курса подготовки.

По выбору в CBPE может быть менеджер высокого ранга проекта BPM, помогающий отдельным менеджерам проектов BPM, участвующий в оживлении проектов BPM (которые нуждаются в помощи) и поддерживающий менеджера программы BPM. Этот человек обычно привлекается на начальной стадии проекта, а затем ведет мониторинг его продвижения.

CBPE должен обеспечить наличие специальных инженеров процессов в подразделении ИТ, если организация применяет автоматизированное решение. CBPE должен сопротивляться соблазну иметь своих инженеров, поскольку это ведет к субоптимизации и фрагментации знаний и опыта ИТ.

Положение внутри организации

Как уже говорилось, CBPE существует для содействия и поддержки деятельности в рамках различных проектов и программ BPM. Поэтому CBPE должен находиться в центральном месте организации, предпочтительно на корпоративном уровне. Он не должен подчиняться ИТ, поскольку BPM – это работа, связанная с бизнесом.

Уровень 4. Главный руководитель процессов (управляемый и оптимизируемый)

Управление процессами имеет стратегическое значение. Чтобы процессы получили максимум внимания и обязательств исполнительного руководства, решающим шагом является назначение специального ответственного лица – главного руководителя процессов (CPO).

Цель

CPO отвечает за формирование процессов таким образом, чтобы они эффективно и продуктивно вносили вклад в достижение целей организации. Этого можно добиться, если архитектура процессов организации прочно укоренилась в общей архитектуре предприятия, все процессы учитываются при любом крупном изменении или инициативе внутри компании, а CBPE заслужил уважение за свой вклад в бизнес.

CPO будет отвечать за координацию стратегий организации в различных областях и их согласование со стратегиями конкретных процессов. Здесь есть следующие аспекты:

• обслуживание клиентов;

• разработка новых продуктов;

• стратегия закупок;

• стратегия выполнения заказов;

• стратегия людских ресурсов и обучения;

• стратегия учета и финансов;

• технологическая стратегия.

В сферу ответственности CPO входят все сквозные процессы внутри организации, которые могут расширяться до процессов, связывающих организацию с

клиентами, поставщиками и партнерами. Сюда также относятся процессы, связанные с ИТ. Как сказано выше, ИТ направлены на поддержку бизнес-процессов, а разделение этих двух областей ведет к субоптимизации.

CPO отвечает за:

• сквозные процессы в организации;

• достижение целей процессов по всей организации, обеспечение плавного потока данных, документации и информации между подпроцессами;

• сохранение направленности на клиента. Должна вестись постоянная работа, направленная на то, чтобы процессы в целом функционировали к удовлетворению клиента;

• обеспечение решений проблем, устранения разрывов или нестыковок, возникающих при пересечении процессами границ подразделений, к удовлетворению всех заинтересованных сторон;

• планирование, управление и организацию процессов в целом;

• обеспечение определения, мониторинга и поддержания соответствующих мер/показателей процессов;

• формирование и поддержание общей схемы проекта BPM или методологии во всей организации;

• подпитку постоянно действующих текущих программ усовершенствования бизнес-процессов;

• отлаженную работу группы Центра совершенствования бизнес-процессов;

• установление и поддержание взаимоотношений с поставщиками решений BPM;

• текущее управление знаниями BPM организации;

• общее управление качеством.

Основные действия хозяина процесса:

• документирование процессов. Документирование соответствующих процессов должно быть правильным, актуальным и простым в использовании. Более того, хозяин процесса должен обеспечить соответствие документации всем надлежащим стандартам и требованиям (например, соблюдение требований нормативных актов);

• совершенствование процессов. Хозяин процесса является узловым пунктом, которому поступают предложения по усовершенствованиям процессов, и отвечает за решения, управление изменениями и внедрение усовершенствований. Это предусматривает также связи с заинтересованными лицами;

• контроль интерфейсов и границ. Хозяин процесса должен обеспечить плавность перехода от процесса к процессу, поскольку во многих случаях проблемы в сквозных процессах возникают на стыках подпроцессов. Хозяин процесса должен добиться четкого понимания границ между процессами и их строгого документального оформления;

• автоматизация процессов. Хозяин процесса обязан участвовать во всех действиях по автоматизации, связанной с процессами. Нужно помнить, что многие приложения ИТ захватывают несколько различных процессов;

• управление эффективностью процессов. Хозяин процессов должен обеспечить измерение эффективности процессов и их вклада в реализацию целей и стратегии организации, а также принятие мер на основе этих данных соответствующими сотрудниками. Другими словами, хозяин процесса добивается управления процессами, чтобы они достигали своих целей;

• пропаганда процессов. Хозяин процессов должен пропагандировать правильное пользование самим процессом, а также процессное мышление вообще.