Управление дебиторской задолженностью

Брунгильд Светлана Геннадьевна

Группа IV – предприятия-«нормальные» дебиторы с постоянным оборотом и практически функционирующим бизнесом. Именно эта группа наиболее сложна в оценке, поскольку предполагает применение не только методов стоимостной оценки, но и правовые исследования прав дебиторской задолженности.

Группа V – предприятия-дебиторы с нулевым оборотом в течение одного года. В зависимости от реальных причин такого положения возможны разные варианты расчета стоимости. Практически наиболее вероятным путем погашения таких обязательств является обращение в арбитражный суд. Именно поэтому методика расчета стоимости довольно близка к методике расчета

дебиторов группы II, но с соответствующими корректировками. Вместе с тем именно эти корректировки дают достаточные основания выделить этих дебиторов в совершенно самостоятельную группу.

Группа VI – предприятия, так называемые «новые» дебиторы, по которым пока еще не было возврата задолженности или невозможно сделать однозначный вывод об интерполяции такого возврата как сформировавшейся тенденции. В этом случае нужен дополнительный анализ таких дебиторов с целью обоснования отнесения их к одной из пяти групп дебиторов.

Следует заметить, что эти группировки позволяют более обоснованно проводить анализ, учитывая основные специфические черты той или иной конкретной задолженности и оперируя ими.

Деление по группам риска.

Группа I «Бюджетники». Для этой группы характерны сложная система прохождения счетов, ограниченное финансирование, отсутствие средств в начале года (задержка выплат). Как правило, у бюджетных организаций всегда есть необходимость в приобретении товаров и услуг, будь то аптека (лекарства), школа (краска), проектный институт (компьютерная техника). Оплаты за приобретенный товар и услуги распределяются в зависимости от заинтересованности или на основании индивидуальной договоренности менеджера и ответственного лица бюджетной организации. Здесь особенно важно соблюдать четкий порядок документооборота, согласовывать сроки выплат и поддерживать личный контакт. К сожалению или радости, но для этой группы клиентов «откат» является самым сильным стимулом для своевременной оплаты.

Группа II «Сезонники». Для этой группы характерна периодичность денежных поступлений. Слабый контроль со стороны менеджера может привести не только к серьезным потерям прибыли. Ваш должник не вернет деньги до начала нового сезона или вообще может закрыться. Рекомендуется, конечно, предоплата или оплата с системой скидок. Но это не во всех случаях работает. Тогда следует обращать внимание на длительность работы с клиентом.

Группа III «Необязательные». Для них обычным являются безответственность, частая смена руководства или товароведов, несчастные случаи с директором, потопы и пожары, поголовные отпуска в течение всего года, обеденные перерывы, плавно переходящие в окончание рабочего дня, и подобные явления. Главный бухгалтер все время в банке, директор – в командировке, а все остальные ничего не решают, но очень вам сочувствуют. В данном случае необходимо добиться оплаты и пересмотреть условия работы.

Группа IV «Жалобщики». Очень трудно вести бизнес, постоянно возникают проблемы: аренда, зарплата, налоги, конкуренция и прочие несчастья мешают оплатить в срок. Вас постоянно просят подождать, войти в положение. Долг признают, документы предоставляют, гарантийные письма подписывают, но это не приносит никакого результата.

Группа V «Обманщики». Такие клиенты обычно уверяют, что товар «стоит», покупатель обходит магазин стороной. Обвиняет вас, например, в том, что фирма не предоставила сертификаты или накладные.

Группа VI

«Халявщики». Эти клиенты задерживают оплату, требуя лучших условий. Сотрудники легко и быстро устанавливают хорошие личные отношения с менеджером, платят без особых проблем, но требуют к себе повышенного внимания.

Группа VII «Забывчивые». Люди, отвечающие за платежи, как правило, перегружены разными функциями или делают вид, что являются таковыми. Им необходимо постоянно напоминать о сроке платежа, вести историю задержек. Работая с такими клиентами, некоторые фирмы выписывают счета к оплате на цветной бумаге или используют иные оригинальные способы привлечь внимание к необходимости вовремя погасить задолженность.

Деление на основании длительности работы.

В разделе, посвященном определению лимита кредита и оценке платежеспособности, приводилась таблица оценки показателей надежности клиента. Эту таблицу удобно использовать для классификации клиентов по длительности работы с ними и их надежности.

Критерии оценки можно выработать самостоятельно, а можно пользоваться уже готовой системой. Группы клиентов мы оставим прежними, как уже показывали:

Группа I «Повышенного риска». Клиенты, в надежности оплат которых есть серьезные сомнения. Это фирмы, прерывавшие партнерские отношения ранее и снова возобновившие их. Фирмы, для которых продукция, сходная с вашей, не является основой ассортимента. Фирмы, которые имеют плохую историю или репутацию.

Группа II «Повышенного внимания». Клиенты, ранее относимые нами в группы «забывчивых», «халявщиков», «сезонников», «бюджетников» и т. д.

Группа III «Надежные клиенты». Репутация этих клиентов подтверждена историей отношений с ними или репутацией на рынке.

Группа IV «ВИП-клиенты». Клиенты, работа с которыми приносит наибольшую прибыль и является престижной для вашей фирмы.

Предложенная система удобна тем, что вы можете оценить работу контрагента не с одной стороны, а рассмотреть комплекс показателей, влияющих на условия работы с ним. В исходную таблицу можно добавить один или несколько критериев оценки, в зависимости от специфики работы вашей фирмы. Для наибольшей эффективности анализа вам следует хорошо знать условия кредитной политики своего предприятия.

2. СБОР ИНФОРМАЦИИ

Итак, если хочешь мира – готовься к войне. Это значит, что клиент, какая бы прекрасная история работы с ним ни была, однажды может подвести. Следовательно, работа ваших коллег должна быть безупречна. Но так бывает тоже не всегда. Что делать, прежде чем звонить клиенту? Презумпция невиновности – основа начала работы с каждым должником. Сначала нужно проверить и убедиться в следующем:

• Проверить правильность оформления документов, сопровождающих сделку (работа менеджера).

• Убедиться, что услуга была оказана и клиент не имел претензий (работа склада и службы доставки).

• Выяснить индивидуальные особенности работы с клиентом: основные требования, способы и сроки оплаты (работа менеджера).

• Проанализировать график предыдущих поставок и оплат. Узнать ФИО контактных лиц (работа менеджера).

• Анализ долга: невозвращаемый или невозвратимый.

Только после того как вся нужная информация у вас в руках, можно начинать свою работу. В противном случае вы рискуете выслушать множество претензий в свой адрес и адрес компании.