Управление дебиторской задолженностью
Шрифт:
Итак, этап первый. Необходим, оказывается, приказ директора о создании комиссии для расследования какого-то конкретного случая. В нем должны быть указаны права членов комиссии на такие действия, как устный и письменный опрос сотрудников, работа с документацией. В приказе должны быть указаны цели расследования:
• Определить виновного.
• Выяснить причины произошедшего.
• Сформулировать предложения по исключению подобных случаев в дальнейшем.
Этап
1. Разобраться в сути случившегося.
2. Собрать информацию.
Процесс сбора информации можно облегчить посредством ответов на конкретные вопросы:
• кому это может быть выгодно?
• кто может прояснить ситуацию?
• в чем состоит мошенничество?
• в чем проявились последствия?
• когда совершено мошенничество?
• где совершено мошенничество?
• способ совершения мошенничества;
• что способствовало совершению?
• посредством чего было совершено мошенничество?
• мотив мошенника.
3. Проанализировать собранную информацию.
4. Вынести мотивированное заключение.
5. На основании собранных фактов определить виновника, причины случившегося и меры по исключению в дальнейшем подобных фактов.
Теперь все то же самое, только с примером.
1. Разбираемся в случившемся. Нам надо понять, что произошло. У фирмы кто-то украл деньги или произошла ошибка.
Теперь следует определить последствия. Если украл Вася, то деньги можно заставить вернуть, доказав ему, что это так. Если украл клиент, придется заставить клиента вернуть или отказаться от работы с таким ненадежным покупателем. Если произошла ошибка – выяснить, в чем она заключалась, и уладить вопрос.
Что могло быть причиной произошедшего? Мошенничество или ошибка. Какая информация может понадобиться, чтобы выяснить все детали произошедшего? Собрать всю документацию по клиенту и отгрузке (бухгалтерия). Кто еще кроме Васи мог забрать деньги (отдел продаж, Вася, клиент)? Какого рода ошибка могла привести к таким последствиям (отдел продаж, Вася, клиент)?
2. Собираем информацию. Сначала нас интересуют факты, которые необходимо задокументировать.
Свидетельские показания. Я излагаю на бумаге все, что мне известно на данный момент.
Объяснения с участников. Клиент присылает письмо, в котором рассказывается, за что, почему, когда и кому были отданы наличные. Вася пишет служебную записку, в которой указывает, что он действительно договаривался с клиентом о таком способе оплаты, но попал в больницу и денег не забирал. Кассир пишет, что деньги не получал.
Агентурная
3. Анализ полученных результатов.
Ищем зацепки. Находим, что клиент в своем письме не указал, на основании какого документа он передал деньги Васе. Есть только указание, что «бухгалтер передала требуемую сумму». Вася попал в больницу только на следующий день после описываемых событий.
Причины нестыковок. Я we потребовала от клиента большей конкретности. Вася мог забыть, когда точно он забрал деньги.
Ликвидируем нестыковки. Клиент присылает письменное объяснение бухгалтера и ксерокопию ее тетрадки, в которой написано: «Отдано Васе много денег» и рядом стоит какая-то странная подпись. Вася отписал, что не приходил к клиенту и о том, что не придет, клиенту не сообщал. О его уговоре мог знать менеджер Петя, который был в курсе.
Работа с новыми данными. Выясняем, что менеджер Петя был в командировке и деньги забрать не мог. Клиента уведомляем, что деньги так не отдают, что есть доверенности и прочие полезные документы. Что в случае, если не будет доказана вина Васи, клиент будет должен оплатить. После этого звонит бухгалтер клиента и рассказывает, что приходила девушка, которая назвалась женой Васи, объяснила, что ее муж в больнице, и попросила передать деньги ей, чтобы Васю не штрафовали за просроченную дебиторку. Так что деньги у нее. И письмо с объяснениями от бухгалтера.
4. Заключение комиссии. Виноват Вася.
Стали Васю ругать, требовать вернуть деньги. Но он оказался очень умным и ответил, что не согласен и письменного согласия выплатить предъявленную сумму не даст, что в соответствии с КЗОТом должен отдать только свой оклад. А поскольку он не заключал договор о полной материальной ответственности, то деньги с него можно получить только в судебном порядке, что практически невозможно.
Предположим, что трудовой договор он вообще не заключал. Или подписал все бумаги, но отдел кадров не спешит зачислять в штат нового сотрудника. Или находился Вася на испытательном сроке, или что официальная зарплата у него – 2500 рублей… А большая сумма возмещения убытков предприятию возможна:
• при личном согласии сотрудника;
• по решению суда;
• при наличии договора о полной материальной ответственности.
Оставим пока в покое пример, поговорим серьезно. Вопрос о том, каким образом заставить сотрудника, уличенного в мошенничестве, выплатить материальный ущерб, очень важен. Консультация с юристом и «бывалыми» дала следующие результаты.