Управление проектами для "чайников"

Портни Стэнли И.

Хотя даже три пересмотра не гарантируют одобрения, вам могут утвердить отчет после первого, что позволит тут же перейти к следующей работе (несмотря на то, что по плану нужно сделать еще два пересмотра). Но если трех оказалось мало, придется корректировать план, чтобы не пострадал общий график работ и/или бюджет.

Поскольку ваш план основан на ваших предположениях, вы должны помнить, что нужно вовремя вносить коррективы, если по каким-либо причинам

не можете в него уложиться.

Планирование задач с неопределенным сроком завершения

Иногда нет очевидного способа разбить задачу на более мелкие. Бывает, что это и не нужно. В таких случаях декомпозиция проводится условно, просто чтобы напомнить вам о необходимости периодической проверки процесса выполнения работы и расхода ресурсов.

Этот случай произошел несколько лет назад с молодым инженером, слушателем моего учебного курса. Тогда он только устроился на работу и получил задание спроектировать и изготовить часть оборудования. Необходимые для этого материалы заказал в отделе снабжения своей фирмы. Там пообещали, что материалы он получит через шесть месяцев, а если нет, то пусть обратится к ним еще раз. Будучи молодым и неопытным, он не осмелился нарушить "установленный порядок" и терпеливо ждал полгода.

Не дождавшись обещанных материалов через шесть месяцев, инженер снова обратился в отдел снабжения. Снабженец объяснил ему, что пять месяцев назад у поставщика на складе возник пожар, и все работы были приостановлены. Но теперь поставки возобновились, и нужные материалы доставят в течение пяти (!) месяцев.

Инженер рассказал мне, что в его структурной схеме это была задача "Покупка материалов" со сроком исполнения шесть месяцев. Можно ли разбить эту задачу на более мелкие детали?

Я ему объяснил, что он мог разделить срок исполнения на интервалы длительностью один месяц и в конце каждого проверять, не изменилось ли что-либо в процессе поставки обещанных материалов. В этом случае он бы вовремя узнал о пожаре у поставщика и быстро изменил свой план.

Планирование долгосрочных проектов

Долгосрочные проекты требуют иного подхода к планированию работ. Как правило, задачи, начало выполнения которых запланировано через год и больше, зависят от результатов работ, проведенных раньше. Даже если сегодня вы в состоянии точно предусмотреть все работы предстоящего проекта, в будущем условия могут измениться, что потребует пересмотра плана.

При разработке структурной схемы работ для долгосрочных проектов планируйте работы поэтапно.

• Составьте детальный план на первые три месяца (т. е. разбейте задачи на работы продолжительностью две недели и меньше).

• Оставшуюся часть работ по проекту разделите на этапы длительностью от одного до двух месяцев.

• Через три месяца просмотрите первоначальный план и так же детально спланируйте работы на следующие три месяца.

• При необходимости по результатам первых трех месяцев скорректируйте план последующих работ.

• Продолжайте действовать таким же образом до завершения проекта.

Методы разработки и формы представления структурной схемы работ

Существуют

различные способы разработки и отображения структурной схемы работ по проекту. Все зависит от конкретного проекта и конкретных условий.

Различные подходы в процессе детализации работ

Можно выделить следующие принципы детализации задач проекта.

• По видам конечного продукта — схемы и планировки, учебные материалы и инструкции, компьютерные презентации, рекламные материалы и т. п.

• Функциональные — разработка, запуск в производство, рассмотрение материалов, тестирование.

• Географические — район 1, либо северо-запад.

• Организационные — маркетинг, эксплуатация, услуги.

Чаще всего используют принципы детализации работ по виду конечного продукта и функциональному признаку.

Если вы выбрали определенный принцип декомпозиции задач, то придерживайтесь его в дальнейшем, чтобы не допустить смешения и перекрытия заданий по различным категориям.

Рассмотрим способы декомпозиции задачи "Подготовка отчета". По функциональному признаку можно выделить следующие работы:

• написание черновика отчета;

• рассмотрение черновика отчета;

• написание окончательного варианта.

Если выбрать принцип по конечному продукту, то работы будут выглядеть так:

• глава 1;

• глава 2;

• глава 3.

Однако не пытайтесь смешивать различные категории, например, таким образом:

• глава 1;

• глава 2;

• глава 3;

• рассмотрение черновика отчета;

• написание окончательного варианта.

Такое разделение вызовет путаницу, поскольку непонятно, к какой категории относится работа "Подготовка окончательного варианта главы 3" — к "Главе 3" или к "Написанию окончательного варианта".

Выбирая принцип детализации работ, учитывайте следующие факторы.

• Проанализируйте значимость отдельных этапов для выполнения всей работы. Что целесообразнее: полностью завершить работу над главой 1 или подготовить черновик всего отчета?

• Как удобнее распределить исполнителей? Поручить ли одному человеку подготовку черновика главы 1, его согласование и написание чистового варианта, или же один человек будет отвечать за черновой вариант всего отчета?

• Как целесообразно организовать работу? Удобно ли написание, рассмотрение и создание чистового варианта делать по главам?

Идентификатор работы

На рис. 3.3 показан рекомендуемый формат идентификации отдельной работы в структурной схеме работ.

• Первый номер соответствует некой общей задаче.

• Второй номер определяет задачу нижнего уровня в рамках обшей задачи.

• Следующие номера относятся к подзадачам более низких уровней; последний означает конкретную работу.