Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
Шрифт:
• выполнение чужой работы;
• телефонные звонки, письма и разговоры;
• неполная или несвоевременная информация;
• неумение довести дело до конца;
• неподготовленные совещания;
• синдром откладывания;
• спешка, нетерпение;
• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.
Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).
Искусство успевать
Приведем некоторые правила достижения своих целей
Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.
В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.
8
Лакейн А. Искусство успевать. Пер. с англ. – М.: ФАИР, 1996. – 240 с.
Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.
Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.
Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.
Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.
Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).
Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.
Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.
Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.
Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.
Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.
Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.
Будьте кратким в телефонных разговорах.
Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.
Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.
Легкую работу откладывайте на конец дня.
Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.
Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.
Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.
В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.
Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.
Старайтесь ходить на работу пешком.
Не увлекайтесь телевизором.
Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.
Для творческой работы отводите первую половину дня.
По выходным дням старайтесь не думать о работе.
Getting Things Done(GTD)
В книге Дэвида Аллена [9] развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:
9
Дэвид Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. Манн, Иванов и Фарбер, М.-2010
1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.
2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.
3. Критерии выбора действия:
3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);
3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;
3.3. Приоритеты (важность в настоящее время).
4. Определение следующего шага в проекте, состоящем из совокупности ряда задач.
5. Естественная модель планирования:
5.1. Определение сути и принципа работы над проектом;
5.2. Мысленное представление цели, конечного результата;
5.3. Генерация идей, в том числе «мозговой штурм»;
5.4. Организация выполнения;
5.5. Определение ближайших действий.
6. Еженедельный обзор для просмотра (многочисленных!) списков задач, идей, проектов, «большая чистка», отброс устаревшего и не актуального.
Вот в этом месте я говорю себе, хорошо, что ты познакомился с методом Дэвина Аллена сейчас, когда он не смог соблазнить тебя встать на путь составления и пересоставления многочисленных списков и превратиться в заорганизованного менеджера!
Глава 2. Базовые основы управления временем
В данной главе мы выходим за пределы собственно тайм-менеджмента (ТМ), т. е. технологии организации времени. Сделана попытка изложить популярно теоретические основы, на которых мы хотели бы построить свой ТМ, а именно Системность, Операционный менеджмент, Теорию мотивации личности, а также Игровой подход.
Читателям, которые интересуются только практической стороной создания собственной Системы Планирования и Контроля (СПК), эту главу можно пролистать по диагонали.
2.1. Начальные сведения о системном подходе
Что такое система
Всё – система.
Всё – часть еще большей системы.