Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
Шрифт:
1) выделили из её окружения, собственно деятельности, личной жизни, организации, семьи, друзей и пр.;
2) разделили на части: области, направления занятий, задачи;
3) связали части между собой в единую структуру посредством планирования всего личного времени, а не только того, которое мы отпускаем на решение основных задач;
4) приспособили для выполнения наших целей.
Как всякой приличной системе, СПК должны быть свойственны:
• Целостность – Система Планирования и Контроля представляет собой единое целое, представляющее собой совокупность как текущих, так и долгосрочных
• Обособленность. СПК отделена от остальной деятельности, в том смысле, что это только наши планы на бумаге или в компьютере
• Синергичность – несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов. Например, значение эффективности нашей деятельности грубо можно определить, как объем решенных задач за данное время. Это значение во многом зависит от правильных взаимосвязей в системе деятельности, рассмотренных в разделе 1.3, а именно: постановки целей, определения приоритетов, хронометража и пр.
• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.
Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.
Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.
2.2. Операционный менеджмент
В самом общем смысле операция является процессом,
методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.
По определению Леса Гэлловэя [10] , операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование,
10
Гэлловей Л. Операционный менеджмент. СПб: Питер, 2001.
– 320 с.
Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;
В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.
А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:
Время, которое у нас есть -> это деньги, которых у нас нет
Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!
Операционная стратегия
Эффективность и рациональность
Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.
Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.
Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.
Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).
Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.
Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.
Ресурсы и Запасы времени
К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.
При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:
• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.