Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Шепелева Анжелика Юрьевна

Кадровое планирование призвано обеспечить оптимальное раскрытие потенциала наемных работников и их мотивацию в условиях противоречия между производственными требованиями и задачами организации, с одной стороны, и интересами и потребностями работников – с другой.

Для руководства организации важна прежде всего возможность располагать в нужное время, в нужном месте, а также в нужном количестве таким персоналом, который необходим для выполнения производственных задач. Кроме того, кадровое планирование должно служить мотивацией к более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Интерес работников концентрируется на тех рабочих местах, которые дают шансы для развития

способностей и обеспечивают хороший и – по возможности – постоянный заработок. Кадровое планирование в состоянии содействовать учету интересов всех лиц, занятых в организации.

Существует также ошибочное мнение, что кадровое планирование имеет смысл только на крупных предприятиях. Мелкие и средние предприятия в нем не нуждаются. Это не так. Любая перспективная политика разумна, ведется ли она в мелкой, средней или крупной организации. Именно в мелких и средних организациях она служит, кроме того, гарантией предпринимательского существования и побуждает работодателя задумываться о своей собственной среднесрочной и долгосрочной выживаемости и конкурентоспособности, а также о своих шансах на развитие. Относительно применения кадрового планирования между мелкими, средними и крупными организациями существует только одно различие, касающееся интенсивности и объема данного планирования.

Мелкие и средние организации, четко видя свою структуру занятости и рабочих мест, могут легко предсказать последствия предпринимательских решений для своих работников и создать соответствующую плановую или информационную систему. Средние и крупные организации, напротив, вследствие комплексности трудовых задач, многослойности структуры рабочего коллектива и большого числа работников и рабочих мест должны создавать замкнутую на себя информационную систему учета персонала и рабочих мест.

Таким образом, мы можем сказать, что расхожее мнение о том, что кадровое планирование – это пустое занятие, приносящее лишние затраты труда, рабочего времени и денег, является ошибочным, так как в конечном счете кадровое планирование позволяет:

1) получить и удержать людей нужного качества и в нужном количестве;

2) наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;

3) быть способным предвидеть проблемы, возникающие из возможного избытка или нехватки персонала.

Не существует универсальной схемы кадрового планирования. В зависимости от применяемой модели управления персоналом в отдельных организациях данное планирование понимается только как прогнозирование числа вакантных мест при определении источников, за счет которых предстоит их заполнить (это учебные заведения, другие фирмы, безработные и т. п.). В организациях, где управление персоналом ориентировано на модель «человеческий капитал», планирование человеческих ресурсов охватывает разработку и внедрение широкого круга мероприятий по обучению и профессиональному развитию работников, планированию их продвижения по службе (карьеру) и т. п.

Вообще кадровое планирование – это очень сложный процесс, который сталкивается с целым рядом проблем. Проблемы кадрового планирования обусловлены:

1) трудностью планирования кадров, вызванной сложностью прогнозирования трудового поведения, возможностью возникновения конфликтов и др. Возможности использования кадров в будущем и будущее отношение их к работе прогнозируются (если это вообще возможно) с высокой степенью неопределенности. В связи с этим в процессе планирования они представляют собой ненадежные элементы. К тому же участники организации сопротивляются тому, чтобы быть объектами планирования, не соглашаются с результатами планирования и реагируют на это так, что не исключается возможность возникновения конфликта;

2) двойственностью

системы экономических целей в кадровой политике. Если при планировании в области маркетинга, инвестиций производства и иного цели планирования затрагивают экономические аспекты, то при планировании кадров к ним добавляются компоненты социальной эффективности. Отсюда вытекают проблемы урегулирования конкуренции целей в планах, касающихся кадров. Проблемы согласования планов (на основании качественно различных целей) усугубляются отсутствием возможности сравнивать различную информацию по планированию. Если в других областях, не связанных с персоналом, можно оперировать количественными величинами (такими как суммы денег), то данные при планировании кадров носят преимущественно качественный характер (например, данные о способностях, оценки проделанной работ.

Как мы уже выяснили, кадровое планирование базируется на производственном планировании. Здесь трудно избежать ошибок, связанных с учетом воздействия технологических факторов в кадровом планировании. Возможны два варианта.

В первом варианте кадровое планирование ориентировано на заданную технологию производства. Здесь кадровый спрос, а также квалификация кадров соответствуют тому, что и в каком объеме выпускается.

Но как только внедряется новая техника, происходят изменения и в технологии. В этом случае имеющаяся квалификация кадров становится «узким местом» при проведении технологических изменений, растягивается время внедрения новых технологий. Следовательно, вновь приходится возвращаться к кадровому планированию с учетом изменения кадрового спроса.

Во втором варианте подобные просчеты исключаются. Здесь кадровое планирование осуществляется на стадии анализа инвестиций, так как внедрение технологических новшеств обычно происходит с помощью инвестиций. В этом случае кадровое планирование носит перспективный характер и ориентировано на введение новых технологий. При формировании планов подготовки кадров оценивается их квалификация, превышающая требования сегодняшнего дня, что позволяет работникам адаптироваться к новым технологическим изменениям.

Кадровое планирование включает в себя:

1) прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале (по отдельным его категориям);

2) изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы) и программы мероприятий по его освоению;

3) анализ системы рабочих мест организации;

4) разработку программ и мероприятий по развитию персонала.

Самой серьезной ошибкой, совершаемой в процессе кадрового планирования, является его оторванность от общего бизнес-плана предприятия. Для того чтобы планирование кадров смогло внести свой вклад в достижение целей организации, его необходимо согласовать с планированием других производственных секторов (например, с финансовым планом, планом сбыта и производственным планом). При этом возможны два отличающихся друг от друга подхода:

1) план по кадрам является продолжением других важных планов, которые со своей стороны являются основой (особенно план производства) или ограничителем (финансовый план) для плана по кадрам;

2) план по кадрам в принципе является равноправным планом наряду с другими, вместе с которыми он принимает завершенный вид в рамках общего плана организации.

О необходимости равноправного включения в общий производственный план плана по кадрам говорит то, что персонал все больше и больше становится критическим фактором успеха, особенно в тех областях, где конкурентоспособность зависит от инновационных способностей при разработке продуктов и услуг, а способность приспосабливаться к потребностям рынка и качества – от сервисных услуг.