Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Шепелева Анжелика Юрьевна

После того составления опросников, проведения исследования и сбора всей информации вы получаете много данных, которые нужно свести воедино и понять, где скрыты проблемы, которые решаются с помощью обучения.

Таблица 2.4. Структура уровней организации с описанием содержания каждого уровня и применимых к нему возможностей обучения

Пятая ошибка – мнение, что все проблемы предприятия можно решить с помощью обучения.

Для каждого уровня есть свой способ решения проблемы. Обучение вовсе не является панацеей от всех бед и универсальным подходом к решению любой проблемы организации. Обучение уместно только в рамках базового уровня (персонал) – на остальные уровни оно оказывает гораздо меньше влияния, чем принято считать. Так, на культуру компании обучение влияет очень слабо. Корпоративной культуре нельзя

обучить как конкретному навыку: люди не склонны изменять свои привычные взгляды и отношения только потому, что узнали что-то новое. Вот почему для выстраивания внутренней культуры компании применяются методы командообразования – это мероприятия, призванные познакомить сотрудников из разных отделов и подразделений между собой, дать им возможность пообщаться, узнать друг друга хотя бы в лицо. Одновременно преследуется единственная учебная цель данного процесса – обучение общению. Далее возможно усложнение процесса – переход от простого знакомства и общения к практике командного взаимодействия. Но данный метод работы все равно нельзя отнести к обучению (если понимать обучение как образовательный процесс).

Если обнаружилась проблема во взаимодействии не на уровне людей, а на уровне занимаемых ими позиций, то для исправления ситуации больше подходит такая форма работы, как деловая игра. Она выстраивается вокруг конкретной проблемной ситуации (например, расхождение уровня полномочий и ответственности сотрудника, занимающего определенную должность). Чтобы устранить проблему, участниками игры организуется ее всесторонняя проработка, пишется алгоритм решения, проверяется достижение планируемого результата. При этом ответственность за результат этого процесса лежит на участниках – активных творцах, игроках (а не на его организаторе). По итогам деловой игры в жизнь компании привносятся и закрепляются некоторые изменения. Происходит оперативная корректировка бизнес-процесса на актуальном для его участников примере, но опять же не обучение.

Решение проблем, возникающих на уровне структуры и системы, также невозможно с помощью простого обучения. Основная форма проработки структурных и системных проблем – это организационный и бизнес-консалтинг. Обучение на этом уровне может выступать лишь как вспомогательный инструмент, как восполнение недостающих знаний и навыков управления. И обучение этого уровня будет преимущественно происходить в форме второго высшего образования или обмена опытом с коллегами на клубных встречах и конференциях.

Конечно, далеко не все уровни решения проблем компании доступны кадровому работнику, поэтому ту информацию, которую кадровик получил в ходе диагностики потребности в обучении, он должен распределить по этим уровням. Довольно часто бывает полезно довести определенную информацию до сведения вышестоящих структур, способных на своем уровне предпринять какие-то действия. Менеджер по кадрам может отвечать только за два-три нижних уровня – от обучения до организации деловой игры, если, конечно, он не является консультантом по организационному развитию.

Шестая ошибка – многие организации не увязывают повышение в должности с необходимостью прохождения работником обучения, призванного подготовить его к работе в новой должности, к решению нового круга задач. Если для западных компаний совершенно естественной является практика, когда руководитель, получающий повышение в должности, прежде чем приступить к работе на новом месте, проходит курс обучения, готовящий его к выполнению новых, более сложных и ответственных задач, то для многих российских организаций вопрос о том, какие новые знания необходимы руководителям, получающим повышение, часто даже не ставится.

Потребность в обучении различных категорий персонала организации определяется как требованиями работы или интересами организации, так и индивидуальными характеристиками работников. На потребность в обучении, в приобретении новых знаний и развитии тех или иных профессиональных навыков оказывают влияние возраст, рабочий опыт, уровень способностей, особенности трудовой мотивации и другие факторы. Более полный учет различий в уровне подготовки участников обучения позволяет добиться снижения расходов организации и более рационального использования времени работников, проходящих обучение. Обучающиеся могут начинать обучение с разных ступеней (этапов) программы в зависимости от уровня их знаний и степени подготовленности к усвоению материала. Этот подход, успешно использующийся многими американскими организациями, такими как America № Airli№es, Xerox, AT&T, позволяет существенно экономить затраты на обучение. Например, America№ Telepho№e a№d Telegraph в 1980-е гг. сэкономила 37,8 млн долларов в результате использования этого подхода для обучения телефонных операторов.

К сожалению, достаточно часто приходится сталкиваться с тем, что организации проводят обучение своего персонала, не получая от этого той отдачи, на которую они рассчитывали. Обобщение известного нам опыта показывает, что это обусловлено следующими причинами.

1. Руководство может ошибочно считать, что имеющиеся производственные проблемы (низкое качество, низкая производительность и т. п.) будут решены за счет обучения персонала, недооценивая значение таких факторов, как качество оборудования, совершенство используемых технологий, условия труда и др.

2. В ходе обучения работники вынуждены изучать тот материал или обучаться таким навыкам, которыми они уже владеют.

3. Был произведен неверный выбор программ обучения. Работников обучают по привычным или популярным в данное время программам независимо от того, соответствуют ли они потребностям организации, смогут ли работники после прохождения курса обучения более успешно выполнять свои профессиональные функции.

Итак, типичные ошибки менеджеров по персоналу и руководителей компаний – тех, кто является основным заказчиком тренингов – лежат

в плоскости попыток проведения тренинга в отрыве от контура решений основных задач бизнеса. Недостаточно четкое понимание этой связи не позволяет при помощи тренинга добиваться положительной динамики развития организации. Приведенные выше ошибки показывают необходимость крайне внимательного и требовательного отношения к этой проблеме. Не стоит ее «скидывать» на исполнителя, надеясь, что учебное заведение или преподаватель подготовят именно такую программу, которая на все 100 устроит организацию.

Еще одна ошибка связана с психологическим фактором – менеджер по персоналу подготовил программу обучения, организовал участие в нем сотрудников и… самоустранился, решив, что на этом его функции заканчиваются. Это не так. От любого действия должна быть отдача. От обучения персонала – тоже. Низкая отдача от обучения может быть связана с тем, что многие специалисты, занимающиеся обучением персонала, не анализируют эффективность проводимого обучения и не делают выводов из допущенных ранее ошибок.

В ходе оценки должны быть даны ответы на следующие вопросы:

1) является ли данная форма обучения эффективной и какую пользу от обучения работников получает организация. Учебная программа, которая не позволяет достичь требуемого уровня знаний, рабочих показателей, добиться изменения навыков или установок обучающихся в нужном направлении, должна быть изменена или заменена другой программой;

2) действительно ли изменения рабочих показателей обучающихся произошли именно в результате обучения. Для этого можно сравнить профессиональную эффективность работников до и после обучения или сопоставить эти показатели с эффективностью (производственными показателями) работников, не участвовавших в обучении.

Средний работодатель в промышленно развитых странах направляет на цели оценки эффективности учебных программ приблизительно 4 % бюджета, выделяемого на обучение и развитие персонала.

Не всегда организация после обучения своих работников добивается желаемого результата. В этом случае возникает необходимость выявления причин неуспеха. Хорошие программы могут быть недостаточно эффективны по многим причинам: возможно, были поставлены нереалистичные или слишком общие цели обучения, сам процесс обучения может быть плохо организован, были какие-то срывы по причинам, находящимся вне контроля тех специалистов, которые занимаются организацией обучения (например, болезнь преподавателя, поломки оборудования или ошибки персонала). Анализ причин, по которым данная программа обучения потерпела неудачу, позволяет предпринять в будущем необходимые корректирующие шаги.

Программы обучения следует также оценивать с точки зрения эффективности затрат. Поскольку затраты на обучение можно рассматривать как инвестиции в персонал, обучение должно быть выгодным для организации, т. е. следует стремиться к тому, чтобы выгоды, которые будут получены по завершении обучения, превосходили затраты на проведение обучения. Обучение призвано содействовать росту эффективности и производительности труда работников или формированию такого рабочего поведения, которое необходимо организации для достижения стоящих перед ней целей.

Оценка эффективности обучения может проводиться с использованием тестов, опросников, экзаменов и т. п. Оценку эффективности обучения могут осуществлять как обучающиеся, так и преподаватели, эксперты или специально созданные комиссии. Смысл оценки эффективности обучения состоит в том, чтобы полученная информация была в дальнейшем проанализирована и использовалась при подготовке и проведении аналогичных учебных программ в будущем. Такая практика позволяет постоянно работать над повышением эффективности обучения и избавляться от таких учебных программ и форм обучения, которые зарекомендовали себя как неэффективные.

Можно выделить четыре критерия, обычно используемых при оценке эффективности обучения.

1. Реакция обучающихся. В этом случае определяется впечатление обучающихся о той учебной программе, в которой они приняли участие. Как они оценивают пользу от обучения? Не была ли учебная нагрузка чрезмерной? Понравилась ли программа обучения? Как они оценивают работу преподавателей?

2. Усвоение учебного материала. В соответствии с этим критерием определяется объем усвоенного материала. Обычно эта информация собирается с помощью экзаменов или тестовых испытаний.

3. Изменения поведения. В соответствии с этим критерием определяется, как изменяется поведение работников после того, как, пройдя курс обучения, они возвращаются к своей работе. Главным вопросом здесь является выявление того, в какой степени в процессе выполнения работы используются знания и навыки, полученные в ходе обучения.

4. Рабочие результаты. Это критерий, с помощью которого определяется та реальная выгода, которую организация получила в результате проведенного обучения. Например, стимулом для того, чтобы начать обучение персонала, может быть слишком высокий уровень отходов или брака. При этом целью обучения работников будет сокращение отходов, например, с 10 до 3 %. Если такой результат достигнут, можно считать, что обучение было успешным.

Оценить эффективность обучения можно также через какой-то срок после окончания обучения. К примеру, на IBM принята практика тестирования работников, прошедших обучение, через шесть и девять месяцев после завершения обучения.

Оценка эффективности учебы требует больших затрат времени и высокой компетенции специалистов, проводящих эту оценку, и многие организации отказываются от такой оценки, просто полагаясь на то, что любое обучение работников приносит организации пользу и конечном счете оправдывает себя. Конечно, такой подход имеет право на существование, но при этом надо отдавать себе отчет, что обучение персонала является слишком дорогим «удовольствием», чтобы полагаться здесь на случай или везение. Эффективность обучения – это не вопрос веры или убеждений, а вполне конкретные результаты, которые можно оценить количественно или качественно.