Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Шрифт:
Ирина Викторовна, добрый день!
В приложении содержится справка, о которой Вы просили.
Поручение выполнено – но выполнено формально. Присланные данные – вода, сырой материал. Сами по себе эти цифры совершенно ни о чем не говорят и не могут быть использованы для принятия каких-либо решений.
Вы вправе возразить: «А откуда автору отчета знать, с какой целью коммерческий директор запросила статистику? В случае “отчета
Это возражение справедливо лишь отчасти. Действительно, автор не знает, зачем руководителю потребовались данные. Но он всегда может быть уверен в том, что первому лицу нужны не просто данные, а информация, имеющая смысл. Такая информация, которая позволит оценить существующее положение дел, сделать вывод и при необходимости улучшить текущую ситуацию. Давайте посмотрим, как будет выглядеть подобный отчет.
Полезный отчет
Ирина Викторовна, добрый день!
В приложении содержится справка, о которой Вы просили.
Наши объемы в рознице и в машиностроении растут. В строительстве и в сельском хозяйстве – снижаются.
Гипотеза о причинах отраслевой зависимости:
1. Рост продаж в рознице обусловлен тем, что в прошлом году мы сформировали отраслевую практику, сфокусировались на продвижении в этой индустрии.
2. В машиностроении рост связан с банкротством нашего основного конкурента в начале 2012 года.
3. В строительстве падение продаж связано с <…>
4. Возможная причина снижения в сельском хозяйстве <…>
Приложение:
Автор этого отчета не знает, известно ли руководителю о выявленных закономерностях. Если известно, сделанные выводы могут и не иметь особой ценности. Но если отраслевая динамика продаж не изучалась раньше, ценность полученной информации для принятия решений будет явно выше, чем в случае простого перечисления данных в случайном порядке (как в первом варианте отчета). Цель автора – не просто проинформировать, представить данные, а помочь первому лицу сделать полезный вывод (для улучшения ситуации).
Мой коллега и партнер Марк Розин, президент «ЭКОПСИ Консалтинг», для таких ситуаций рекомендует использовать подход «Плюс шаг». Суть подхода в том, чтобы мыслить и предлагать всегда ровно на один шаг дальше запроса:
• Если у вас запрашивают информацию, подразумевается, что вы ее проверите, структурируете и проанализируете. Если вы при этом придете к выводам, которые могут быть полезны первому лицу, сообщите их. Избегайте предлагать подход, концепцию или рекомендации.
• Если у вас запрашивают не только информацию, но анализ и выводы, предлагайте подход, концепцию, рекомендации. Не предлагайте план.
• Если у вас запрашивают подход к решению, помимо подхода обдумайте и предложите план конкретных действий (и рассчитайте бюджет, если необходимо).
Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите свой вклад в решение задач и проблем. Даже если вам этого не поручали в явном виде и это потребует от вас дополнительных усилий. Первые лица ждут от вас именно такого подхода к написанию документов.
Ваша выжимка этой главы: _____________
Часть 3
Как структурировать отчет или предложение?
Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду
Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
Неструктурированный
Лидер проектной команды отчитывается о результатах проекта по снижению потерь производственного предприятия. Его цель: получить согласие директора завода с выводами и одобрение рекомендаций.
<…>
Непроизводственные потери завода выросли за последний год со 180 млн руб. до 187 млн руб., в то время как убытки завода по причине брака составили 176 млн руб.
Проблема качества встает все острее.
Около 60 % брака вызваны высоким износом оборудования.
Еще 30 % брака связаны с работой людей (недостаточная квалификация).
10 % брака возникают по неустановленным причинам.
Основная причина непроизводственных потерь (82 %) – простои оборудования, возникающие по причине неритмичности заказов.
Необходимо сократить непроизводственные потери, повысить квалификацию персонала и провести дополнительный технический аудит для выявления оборудования, требующего ремонта и замены в приоритетном порядке.
Обращает на себя внимание также проблема низкой трудовой дисциплины на заводе. Начальник второго цеха очень обеспокоен этой проблемой и призывает руководство обратить на нее внимание.
<…>
Автор сообщает мысли в том порядке, в котором они возникли у него в голове. Такой поток сознания воспринимается тяжело – головы у всех работают по-разному. Его необходимо упорядочить, структурировать.
О чем пишет автор? Он рассматривает три темы: качество, непроизводственные потери и проблему трудовой дисциплины.
Текст читается тяжело потому, что все темы «слеплены», перемешаны. «Разлепим» их и поработаем с каждой отдельно.
Начнем с темы непроизводственных потерь. К какому типу относятся высказывания автора?
Как только мы определили тему и тип высказываний, стали очевидны бреши в логике рассуждений:
• Ничего не сказано о причинах 18 % непроизводственных потерь – вероятно, у автора нет о них сведений. Может оказаться, что эти 18 % закономерны и не являются проблемой, а рост произошел именно в этой части. Поэтому автору не следует рассуждать о росте непроизводственных потерь.
• Упоминая неритмичность производства, он не указывает причину этой проблемы.
• Рекомендация «сократить непроизводственные потери» пуста, бесполезна.
Если у автора нет времени на дополнительное исследование ситуации, ему следует сузить тему и писать о том, что он твердо знает, а не обо всех видах непроизводственных потерь. В реальной ситуации, с которой «срисован» этот пример, автор знал, что неритмичность производства вызвана отсутствием координации между отделом планирования производства и отделом продаж.
Теперь определим тип высказываний, относящихся к теме брака (качества):
«Проблема качества встает все острее» – бессодержательное утверждение. Самоочевидные вещи писать не следует.
Связь между браком и квалификацией не вполне ясна. В реальной ситуации при переходе заготовки изделия на следующий этап производства рабочие не проверяли качество заготовок. В результате бракованные заготовки попадали на следующий этап производства.