Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Отметим далее, что практическая организация работы с архивными документами, подлежащими государственному хранению, регламентируется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов.[9] Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций,
В свою очередь, практическая организация работы с архивными документами, подлежащими – до передачи на постоянное хранение в государственные (ведомственные) архивы – временному хранению на предприятиях (в организациях и учреждениях), регламентируется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.[10] Архив предприятия (организации, учреждения) создается в целях своевременного приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и надлежащего использования, а также для подготовки документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный (ведомственный) архив.
Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем – к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.
В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;
е) научной документации – 15 лет;
ж) кино–
з) видео– и фонодокументов – 3 года.
Для организации экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК).[11] Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.
Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем предприятия только после того, как они будут утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Непосредственно после этого:
дела (документы), подлежащие хранению в архиве предприятия, передаются на хранение в указанный архив, функционирующий, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения либо в составе службы ДОУ предприятия;
дела (документы), подлежащие хранению в ведомственном (государственном) архиве, передаются на хранение в указанный архив;
дела (документы), не подлежащие дальнейшему хранению, передаются на уничтожение посредством переработки (утилизации) на соответствующие специализированные предприятия (бумагоделательные комбинаты, обойные фабрики и т. п.).
Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих:
рациональное размещение документов;
систематический контроль за их движением и физическим состоянием;
периодическое копирование наиболее ценных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
в необходимых случаях – восстановление первоначальных свойств документов, подвергнувшихся повреждению (разрушению), а также проведение розыска в отношении недостающих (утраченных) документов.
Отметим в заключение, что организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем архива, согласовывается с соответствующим ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Примерный текст положения об архиве предприятия представлен в Приложении 2 к данной книге. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями.[12]
Глава 2Унификация текстов служебных документов
2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо освещалась в учебной литературе по проблематике делопроизводства и документационного обеспечения управления. Между тем, именно посредством унификации преодолеваются многие препятствия на пути повышения эффективности управленческой деятельности в части ее документационного (делопроизводственного) обеспечения. Начнем, как водится, с определения.