Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

1. Общие положения.

 

2. Правила обращения с документами (материалами и т. п.).

3. Организация контроля исполнения документов.

4. Формирование и хранение документов.

Текст инструкции по виду деятельности должен излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например «Инструкция о порядке ведения служебной переписки».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа

должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.

Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.[21]

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного (множественного) числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В соответствии с Методическими рекомендациями[22] примерная структура текста должностной инструкции включает ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. К примеру, при разработке должностных инструкций госслужащих в них должны быть отражены:

обязанности по должности;

полномочия;

нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу;

квалификационные требования.[23] Так, в соответствии с Приложением 2 к Приложению 12 ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ имеет ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются:

1) задачи работника (например, для делопроизводителя – прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

2) порядок замещения

должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

4) основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяются:

1) предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

2) перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе «Обязанности работника» указываются:

1) специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации;

2) особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

3) особенности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

4) порядок исполнения поручений;

5) этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, а также сообщаются сведения о том, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Ответственность работника» устанавливаются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущений в работе.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий сотрудников предприятия представлены в Приложении 6 к настоящему пособию.

2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)

Штатное расписание – это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений.

Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме[24] и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченного им лица.