Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.
В результате унификации обеспечивается:[13]
а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;
б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
в) максимальная универсализация представления документированной
г) совершенство структуры служебных документов.
В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.
В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать:[14]
а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;
б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.
В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.
Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.
1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.
2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.
3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.
4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).
В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких принципиально важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?
Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:
а) ясность;
б) информативность (информационная емкость);
в) убедительность.
Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств,
Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.
Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.
Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.
Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).
При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай – убеждающее) впечатление.
Несколько слов о правовом обеспечении унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в том числе:
а) государственный стандарт РФ (далее – ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее – ОСТ), а также внутренние стандарты предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;
б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее – ОКТЭИ, ОКСИ);
в) государственная система документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ);
г) унифицированные системы документации (далее – УСД) и, в частности, унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД);
д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных);
е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие разделы положений, уставов);