Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Воротынцева Тамара

• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;

• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.

3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:

• смысловые компоненты убеждающего письма;

• «фишки» убеждающего письма:

• конкретика (цифры, даты, имена, названия);

• внимание к личности адресата («личный план»);

1) обращение к адресату по имени;

2) указание на исключительность адресата;

• стиль письма:

• первое

лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;

• указание на имеющийся позитивный опыт;

• «язык пользы».

4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:

• ответ на агрессивное письмо клиента;

• письмо-отказ;

• письмо-ответ на обоснованную претензию.

5. Следуйте правилам работы с электронной почтой:

• работа с полем «Тема» («Subject»);

• работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»);

• работа с полем «Важность» письма» («Priority»);

• работа с вложениями («Attaches»);

• при написании писем-ответов;

• при продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Я буду рада, если эти правила помогут вам работать с письмами быстро, уверенно и результативно!

P. S. Если в процессе чтения этой книги у вас появились вопросы, замечания или комментарии – я с интересом их прочту.

Мой адрес для ваших писем: [email protected] P. P. S. Я также буду рада живому общению с вами на моих тренингах по деловой переписке. Информацию о них вы найдете в конце книги, а также на сайте: httр://www.training-partner.ru

Искренне ваша,

Тамара Воротынцева

Шпаргалка-помощник по основным правилам русского языка

Прежде чем вы, уважаемый читатель, ознакомитесь с этим разделом [5] , я позволю себе дать предварительные комментарии.

5

Информация представлена в двух видах: вначале идут ответы на вопросы и короткие пояснения, далее – те же сведения в виде обобщенной таблицы, которую можно использовать как настольную шпаргалку.

Я долго решала, имею ли право на изложение правил русского языка в столь упрощенной и обобщенной форме: ведь эта форма не исчерпывает всей глубины возможных языковых ситуаций и не рассматривает исключения из правил, которыми так богат русский язык. Я это понимаю. И все-таки я решилась на данный формат.

Причина такого решения очень проста: тем, кто пишет грамотно и хорошо владеет русским письменным языком, эти советы не навредят. А тем, кто забыл простые правила и не имеет возможности погрузиться в чтение справочника, мои советы помогут оперативно восстановить знания и избежать досадных и грубых ошибок (которыми, к сожалению, так богата современная

деловая переписка).

Предлагаю вам ответы на вопросы:

1. Когда в тексте необходимо ставить запятые?

2. Когда в предложении следует ставить точку с запятой?

3. Когда в предложении следует ставить двоеточие?

4. Когда в предложении следует ставить тире?

5. Когда тся и ться в глаголах пишут с мягким знаком или без него?

6. Какие слова пишутся через дефис (через черточку)?

7. Как писать предлоги вследствие, в течение, в продолжение, в отличие?

8. Как писать местоимение вы: с большой или с маленькой буквы?

Итак, запомните следующие правила.

Вопрос № 1. Когда необходимо ставить запятые?

Пять типичных ситуаций

1. Необходимо ставить запятую при обращении к адресату: Доброе утро, Светлана!

Анна Петровна, здравствуйте!

Евгений, в приложении высылаю комплект документов.

2. Необходимо (в большинстве случаев) ставить запятую перед словами

кто, что, когда, как, который, где, но, однако.

3. Необходимо ставить запятые, если вы употребляете вводные слова.

Вводными называются слова, грамматически не связанные с предложением. Если вы уберете из предложения вводное слово, то изменится лишь оттенок смысла, но не сам смысл.

Например: В начале следующего года, говорят, возможна индексация цен.

В начале следующего года возможна индексация цен. Такими вводными словами являются:

1. К сожалению, к счастью и т. д.

Они выражают чувства и отношение к предмету письма.

К сожалению, в данный момент мы не можем согласиться с условиями Договора…

К счастью, у нас есть еще один вариант. Надеемся, он будет взаимоприемлемым…

2. Конечно, наверное, возможно, вероятно, несомненно, наверно, очевидно.

Они отражают степень вероятности.

Конечно, эту процедуру мы начнем сразу по получении от Вас указанных выше документов.

Наверное, это уже поздно?

Возможно, мы еще укладываемся в оговоренные сроки и Вы сможете учесть наши пожелания.

3. Говорят, по-моему, по его мнению, судя по вашему письму, по мнению (кого-то) и др.:

Они указывают на источник информации.

По мнению Елены, это существенно осложнит ранее действовавшую процедуру.

По моему мнению, это очень своевременный вопрос и как раз сейчас им стоит заняться.

4. Во-первых, во-вторых, итак, наконец, следовательно, главное, кстати, между прочим, впрочем, стало быть, в частности.