Деловой этикет и протокол. Краткое руководство для профессионала
Шрифт:
1. Предмет
2. Человек, который будет говорить по этому вопросу (выступающий)
3. Ожидаемый результат
4. Время, отведенное на обсуждение вопроса.
То, что мы указываем людей, которые, как планируется, будут выступать по теме, дает всем участникам возможность подготовиться, что способствует продуктивности собрания.
Описание ожидаемого результата важно для всех, поскольку каждый человек должен знать, почему он или она здесь присутствует. Примерами ожидаемого результата являются: только обсуждение, голосование, определение лидеров группы, только информация.
Время, которое, как ожидается, будет затрачено на обсуждение
Вознаграждение пунктуальности
Люди ценят, когда другие люди приходят вовремя. Не поощряйте опоздавших, задерживая собрание до их прихода. Начинайте собрание вовремя, таким образом вознаграждая пунктуальность. Когда люди поймут, что их не станут ждать, они будут стараться приходить точно в назначенное время.
Начинайте каждое собрание с порции ценной информации, которую опоздавшие не услышат. Вы можете творчески поощрять пунктуальность в своей рабочей среде, используя навыки управления временем на своих собраниях.
Разбор на месте
Когда я читаю бизнес-курсы в колледже, я подчеркиваю, что пунктуальность является положительной чертой работника. Я начинаю точно в указанный час и ввожу дополнительные данные по будущей контрольной, даю подсказку, как стать успешным студентом, предлагаю работу, пли даю другую «внутреннюю» информацию.
Проведение собрания
Многие хорошие книги по менеджменту подробно рассказывают о собраниях. Если при проведении собраний вы будете руководствоваться правилами делового этикета, вы завоюете похвалы, а работа собрания будет плодотворной.
Согласуйте повестку дня. Независимо от того, насколько неформальна ваша повестка дня, первым ее пунктом должно быть согласование обсуждаемых тем со всеми участниками. Спросите у собравшихся, не нужно ли добавить в повестку дня или удалить из нее какие-то пункты. Согласие с повесткой означает, что все участники будут ее придерживаться. По ходу развития собрания могут производиться корректировки, но участники собрания должны согласовывать любые изменения в повестке дня.
Придерживайтесь темы. Имея четкую повестку дня, вы, будучи председателем собрания, сможете заставить всех придерживаться обсуждаемой темы. Вы сможете сказать: «Мы отклоняемся от темы. Я предлагаю записать этот вопрос на полях. Это хорошая тема для обсуждения и я не хочу, чтобы мы о ней забыли. Но давайте отложим ее обсуждение в сторону на некоторое время и вернемся к ней, если у нас останется время в конце собрания. Если времени не останется, этот вопрос будет занесен в повестку дня на следующей неделе».
Поля — это список вопросов, которые становятся важными, но которые не упомянуты в текущей повестке дня. Цель записи на полях — не забыть об этих вопросах. Вы можете удовлетворить участников собрания, добавив интересующие их темы в список на полях, потому что они знают, что к волнующему их вопросу обязательно вернутся, если в конце собрания останется
Использование полей — это также хороший способ корректировать поведение людей, которые склонны к многоречивости и к доминированию на собраниях со своими личными пунктами повестки дня. Например, вы можете сказать такому говоруну: «Педро, вы не могли бы составить краткое резюме фактов по этому вопросу для нашего следующего собрания? Таким образом мы будем лучше информированы и подготовлены к его обсуждению». Затем запишите тему на полях.
Рассаживание. Не садитесь прямо напротив того, которого вы считаете оппонентом. Подсознательно человек воспринимает это как вызов. Расположитесь сбоку, чтобы представлять для оппонента более нейтральную фигуру.
Не забывайте о цене времени. Когда вы какое-то время находитесь на собрании, проделайте такое упражнение. Подсчитайте количество участников, оцените почасовой заработок каждого из людей и сложите полученные цифры. Если собрание займет два часа, удвойте цену. Прибавьте время на подготовку председательствующего на собрании, получив таким образом примерную стоимость собрания. Осознание того, как много времени и денег тратится на собрании, может ошеломить.
Например, если собрание из десяти участников длится час, и каждый человек зарабатывает примерно $20 в час, это одночасовое собрание обходится организации по меньшей мере в $200. А большая часть собраний обходятся дороже этого.
Действительно ли собрания необходимы? Всегда задавайте себе вопрос:
1. Действительно ли нам нужно собрание?
2. Приглашаю ли я только тех людей, которым необходимо присутствовать на собрании?
3. Могу ли я более эффективно провести собрание?
4. Можно ли решить некоторые из пунктов повестки дня по электронной почте, служебными записками или по телефону, вместо того, чтобы устраивать собрание?
Рассылка благодарностей
Записки с выражением благодарности. Ради особого случая пошлите записку со словами благодарности. Регулярное деловое собрание не требует того, чтобы вы посылали такую записку, если только вы не были на нем особым гостем.
Рассылка записок со словами благодарности — это красивый жест, который должен следовать за событием. В деловой среде, однако, не стоит слишком с этим усердствовать. Рассылка слишком большого количества записок с благодарностями может повесить на вас ярлык человека, который чересчур старается всем угодить.
Приглашение на особое событие, которое требует ответа (RSVP), — это подсказка, что событие подразумевает большое количество проделанной кем-то работы. Пошлите записку с благодарностью после такого события. В то время как вы находитесь на мероприятии, попросите визитную карточку у ответственного лица, если у вас нет его точного адреса или вы не уверены в том, как пишется его имя. Визитная карточка дает необходимую информацию, что облегчает написание благодарственной записки.
Для таких записок следует использовать простые карточки. Если у вашей компании имеются общие карточки для записей, вы можете воспользоваться ими. Принимавшая вас сторона оценит написанную от руки записку, гласящую: «Спасибо за то, что вы пригласили меня на празднование первого миллиона долларов, заработанного вашим отделом. Должен сказать, что вы вложили в это мероприятие много труда и таланта. Мне очень понравилось».