Домашний компьютер
Шрифт:
На листе ниже строки 12 появится разделительная линия. Теперь таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке 3.134.
Рис. 3.134
Стиль
Конечно, Excel позволяет форматировать не только цвет и рамку ячеек, но также шрифт и расположение их содержимого.
1. Снова выделите ячейки А4:А12.
2. Затем щелкните на них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells).
3. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Выравнивание (Alignment), показанную на рисунке 3.135.
4. В раскрывающемся списке по горизонтали (Horizontal) выберите пункт По левому краю (отступ) (Left (Indent)).
5. С помощью стрелок введите в счетчик отступ (Indent)
6. Щелкните на кнопке ОК.
7. В панели инструментов Форматирование щелкните на кнопках Полужирный (Bold) и Курсив (Italic).
Электронные таблицы Excel можно форматировать и с помощью стилей.
Применение стилей позволяет быстро назначать ячейкам заранее заданное оформление. Изменение стиля приводит к моментальному обновлению форматирования всех ячеек, которым назначен этот стиль. Давайте настроим стиль для заголовков и подписей и назначим его двум группам объединенных ячеек листа Расходы.
За основу вновь создаваемого стиля всегда выбирается формат активной ячейки.
1. Щелкните на объединенной ячейке B1:G1, чтобы выбрать формат ее стиля в качестве исходного.
2. Выполните команду Формат > Стиль (Format > Style).
3. Введите слово «Надпись» в поле раскрывающегося списка открывшегося окна диалога. Это будет имя нового стиля. В окне диалога появятся его исходные параметры (то есть режим форматирования диапазона B1:G1).
4. Щелкните на кнопке Изменить (Modify).
5. В открывшемся окне диалога Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Шрифт (Font) выберите полужирный шрифт размером 12 пунктов и щелкните на кнопке ОК.
6. В окне диалога Стиль (Style) сбросьте все флажки, кроме Шрифт, как показано на рис. 3.136, чтобы новый стиль влиял только на шрифт ячейки и не изменял другие параметры оформления.
7. Щелкните на кнопке ОК. Заголовок «Расходы» компании по месяцам увеличится в соответствии с новым размером шрифта.
8. Чтобы изменить шрифт подписи «Среднее значение» таблицы, выделите ячейки B14:F14.
9. Выполните команду Формат > Стиль, в раскрывающемся списке Имя стиля (Style Name) выберите пункт Надпись и щелкните на кнопке ОК.Примечание
Чтобы создать новый документ на основе шаблона с дополнительными стилями и оформлением, выберите команду Файл > Создать (File > New), раскройте в окне диалога Создание документа (New) вкладку с нужным шаблоном и дважды щелкните на его значке. Любую книгу Excel можно использовать в качестве шаблона, предварительно сохранив ее в файле формата XLT.
Текущий документ был создан без использования шаблона, тем не менее в нем есть несколько стандартных стилей Excel:
• Обычный (Normal) – стандартный стиль ячеек;
• Процентный (Percent) – стиль ячеек, содержащих процентные величины;
• Финансовый (Comma) – денежные значения (рубли и копейки);
• Финансовый [0] (Comma [0]) – денежные значения (только рубли);
• Денежный (Currency) – денежные значения (рубли, копейки и знак денежной единицы);
• Денежный [0] (Currency [0]) – денежные значения (только рубли и знак денежной единицы).
Чтобы задать ячейкам таблицы денежный стиль представления чисел, выполните следующие действия:
1. Выделите ячейки В4:Н12.
2. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке F14. Эта ячейка будет присоединена к выделению.
3. Выберите команду Формат > Стиль, в списке Имя стиля выберите пункт Денежный и щелкните на кнопке ОК. Таблица станет такой, как показано на рисунке 3.137.
Рис. 3.137
Формат чисел
Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:
• Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;
• Числовой (Number) – наиболее общий способ представления чисел;
• Денежный (Currency) – денежные величины;
• Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;
• Дата (Date) – дата или дата и время;
• Время (Time) – время или дата и время;
• Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;
• Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;
• Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;
• Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как
• Дополнительный (Special) – форматы для работы с базами данных и списками адресов;
• Заказной (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.
Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование:
1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».
2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency).
3. Щелкните на ячейке С6, а затем на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.
4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.
5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа.
Другие форматы назначаются с помощью следующих деиствий.
6. Щелкните на ячейке СЮ и выберите команду Формат > Ячейки.
7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (Number) (рис. 3.138).
8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).
9. В появившемся списке Тип (Туре) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Маг-01). Затем щелкните на кнопке ОК.
Добавление строк и столбцовРедко удается сразу построить таблицу с нужной структурой. В процессе разработки листа часто приходится добавлять и переставлять столбцы и строки. Давайте поучимся этим операциям.
1. Выделите ячейки ЕЗ и F3 и выберите команду Вставка > Столбцы (Insert > Columns). Слева от столбца с заголовком Апрель появятся два пустых столбца (рис. 3.139). Их количество соответствует числу ячеек выделенного блока по горизонтали.
2. Выделите диапазон ВЗ:С12 и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое выделенных ячеек.
3. Щелкните на клетке ЕЗ правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Эта операция вставит данные не только в ячейку ЕЗ, но и в другие ячейки новых столбцов. В правом нижнем углу вставленного фрагмента появился значок вставки. Поместив на него указатель мыши, вы увидите раскрывающийся список, позволяющий выбрать один из параметров вставки:
• Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting);
• Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting),
• Значения и форматы чисел (Values and Number Formatting),
• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Width),
• Только форматы (Formatting Only),
• Ссылки на ячейки (Link Cells).Примечание
При вставке блока данных в одну ячейку программа Excel всегда занимает вставляемой информацией столько ячеек, сколько было вырезано или скопировано. Если перед выполнением вставки было выделено несколько ячеек, то данные будут вставлены только в том случае, если форма диапазона-приемника идентична форме диапазона-источника.
4. Щелкните на ячейке Н14, в которую переместилась ячейка с формулой среднего значения таблицы. В строке формул вы увидите текст =СРЗНА4 (B4:J12) (=AVERAGE (В4:312)). То есть область вычисления среднего значения автоматически расширилась на два вставленных столбца. Таким образом, формулы, работающие с массивами данных, автоматически адаптируются при увеличении размера массива.
Дополнительные строки добавляются точно так же, как столбцы. Вставляя строки или столбцы в таблицу с данными, будьте внимательны. Удалить лишние ячейки гораздо труднее, чем вставить. Выделение ячеек с последующим нажатием клавиши Delete, конечно, очищает ячейки, но размеры таблицы при этом не изменяются.
Размеры ячеек и их замораживание
Чтобы таблица лучше вписывалась в экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек.
1. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы его значок принял форму двунаправленной стрелки.
2. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца.
3. Выделите строки 13 и 14.
4. Выберите команду Формат > Строка > Высота (Format > Row > Height).
5. В открывшемся окне диалога введите число 15 и щелкните на кнопке ОК. Выделенные строки станут выше.
6. Чтобы максимально сузить таблицу, протащите мышь по кнопкам строк с 1 по 14, выделив этим все ячейки данных.
7. Выберите команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины (Format > Column > AutoFit Selection). Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.