Домашний компьютер
Шрифт:
Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Работая с большими таблицами, бывает удобно закрепить строку и столбец заголовков, чтобы не запутаться в ячейках. Для закрепления заголовков выполните следующие шаги.
8. Щелкните на ячейке В4. Затем выберите команду Окно > Закрепить области (Window > Freeze Panes). Ячейки, расположенные выше или левее выделенной, окажутся закрепленными и отгороженными от остальной таблицы тонкими черными линиями.
9. Щелкните три раза на кнопке прокрутки вниз.
10. Теперь два раза щелкните на кнопке прокрутки вправо. Лист Excel прокручивается как обычно, но закрепленные ячейки остаются на экране (рис. 3.140). Создается впечатление, что столбцы В и С, а также строки 4, 5 и 6 временно исчезли с экрана.
Рис. 3.140
11. Чтобы
Формулы и функции
С помощью формул и функций можно выполнять математическую и статистическую обработку данных листа Excel. Вам, наверное, не раз приходилось подсчитывать сумму или среднее значение столбцов или строк таблиц. Excel может выполнять с данными ячеек листа те же вычисления, которые выполняются с помощью калькулятора. Формулы и функции Excel способны обрабатывать величины как конкретных ячеек таблицы, так и целых блоков (например, строк или столбцов). Формулы Excel могут быть очень сложны, а результат их вычислений, в свою очередь, можно использовать в других расчетах. Неоспоримым преимуществом электронной таблицы является то, что при изменении данных листа результаты вычислений моментально обновляются.
Вычисления в ExcelВсе вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию. Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке. Сама формула отображается в ячейке только в том случае, когда ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть после двойного щелчка на ней). Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формулы в верхней части окна Excel.
Ввод формулСамым простым способом задания формулы является ее непосредственный ввод в строку формул. У этого варианта есть лишь один недостаток – вы должны помнить правила построения формул Excel, названия встроенных функций и методы ссылок на ячейки листа.
1. Откройте файл Электронная таблица.xls , созданный ранее. В этой рабочей книге есть лист «Формулы». Раскройте его. Первые семь строк листа должны выглядеть так, как показано на рисунке 3.141, остальные ячейки будут пусты. Если это не соответствует действительности, отредактируйте лист.
2. Щелкните на ячейке В10 и введите формулу = (С3-В3)/В3*100.
Знак равенства указывает программе Excel, что ячейка содержит формулу. СЗ и ВЗ – это ссылки на содержимое соответствующих ячеек. Если предположить, что таблица содержит объем продаж продукции различным клиентам, то (СЗ-ВЗ) – это прирост продаж для фирмы «Фантом» с января по февраль. Разделив полученную величину на ВЗ (продажи за январь), получаем относительный прирост продаж за месяц. Результат умножается на 100, что дает прирост в процентах. Как видите, в ячейки можно вводить простые, арифметические выражения со знаками +, -, *, / и скобками, определяющими последовательность выполнения операций.
В предыдущем разделе вы изучили прием автозаполнения ячеек последовательными названиями месяцев и числами. Давайте воспользуемся тем же приемом для добавления однотипных формул.
3. Щелкните на ячейке В10 и перетащите угловой маркер выделения вправо, чтобы оказались охваченными ячейки с В10 по F10.Примечание
Чтобы результат выводился в процентах, не обязательно умножать его на 100, достаточно сменить формат данных, выделив ячейку и гцелкнув на кнопке Процентный формат панели инструментов Форматирование. На первый взгляд кажется, что в ячейки СЮ: F10 должна дублироваться формула ячейки В10, но это не так. Excel поддерживает механизм относительных ссылок на ячейки. Когда формула переносится на одну клетку вправо, точно так же смегцаются все ссылки этой формулы (это верно и для смешения формулы в любых других направлениях на любое число клеток). То есть в ячейке С11 появится формула = (D3-C3)/C3*100, в ячейке D10 – формула = (E3-D3)/D3*100 и т. д. Чтобы проверить это, щелкните на каждой ячейке и изучите содержимое строки формул. В итоге ячейки строки 10 будут содержать относительный прирост продаж компании «Фантом» по месяцам.
4. Выделите строки с третьей по седьмую.
5. Щелчком на кнопке Вырезать (Cut) панели инструментов Стандартная (Standard) вырежьте их содержимое.
6. Щелкните на ячейке А2 правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить. Данные таблицы переместятся вверх на одну строку. Теперь снова изучите формулы ячеек строки 10.
При смещении ячеек с данными с помощью операций вырезания и вставки ссылки на эти ячейки в имеющихся формулах модифицируются так, что в обновленной таблице в расчетах принимают участие те ячейки, куда были перемещены исходные данные.
Примечание
Если
Функции
Excel поддерживает множество стандартных математических функций, которые можно вставлять в формулы. С тремя из них – СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE) и СЧЕТ (COUNT) – вы уже познакомились. Чтобы научиться работать с другими функциями, выполните следующие шаги.
1. Щелкните на ячейке Н8 и введите текст Максимум. Нажмите клавишу Tab.
2. Щелкните на кнопке Вставка функции (Paste Function) панели инструментов Стандартная. Откроется окно диалога, показанное на рисунке 3.142. Чтобы найти нужную функцию, можно кратко описать желаемую процедуру в текстовом поле Поиск функции (Search for a function) или же выбрать ее категорию в списке Категория (Select a Category) этого окна диалога, а затем пролистать список Выберите функцию (Select a Function Name). Выделив имя одной из функций, вы увидите ее описание в нижней части окна диалога. Excel делит все функции на следующие категории:
• Финансовые (Financial) – функции для расчета амортизации имущества, стоимости основных фондов, нормы прибыли, величины выплат на основной капитал и других финансовых показателей;
• Дата и время (Date & Time) – операции прямого и обратного преобразования даты и времени в текстовые строки. Функции этой группы перечислены в таблице:
• Математические (Math & Trig) – математические и тригонометрические функции, некоторые из них приведены в таблице:
• Статистические (Statistical) – функции для расчета среднего значения, дисперсии, статистических распределений и других вероятностных характеристик.
• Ссылки и массивы (Lookup & Reference) – операции преобразования ссылки на ячейку в число, расчета ссылок на основе числовых аргументов, вычисления числа строк и столбцов диапазона и других параметров, связанных с адресацией ячеек листа Excel;
• Работа с базой данных (Database) – функции формирования выборки из базы данных и расчета статистических параметров величин, расположенных в базе данных;
• Текстовые (Text) – функции для работы с текстовыми строками. Часть этих функций перечислена в следующей таблице:
• Логические (Logical) – шесть функций для работы с данными логического типа, то есть величинами или условиями, принимающими значение Истина или Ложь:
• Проверка свойств и значений (Information) – функции проверки типа данных аргумента, режима форматирования ячейки, типа сгенерированной ошибки и других специальных условий.
В списке Категория (Function Category) есть также пункты Рекомендуемый перечень (Recommended), Полный алфавитный перечень (All) и 10 недавно использовавшихся (Most Recently Used), которые выводят соответственно список всех функций и 10 функций, применявшихся последними.
1. Выберите в списке Категория окна диалога вставки функций (рис. 3.142) пункт Статистические.
2. Выберите в списке Функция (Function Name) пункт МАКС.
3. Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно ввода диапазона ячеек, показанное на рис. 3.143.
Некоторые функции, например SIN, имеют только один аргумент, поскольку нельзя вычислить синус сразу двух чисел. Однако многие функции, подобные МАКС, способны обрабатывать практически неограниченные массивы данных. Такие функции могут воспринимать до 30 аргументов, каждый из которых является числом или ссылкой на одну или несколько ячеек.
В качестве аргументов могут выступать также арифметические выражения и другие функции, возвращающие значения нужного типа.
С помощью функции МАКС вы сейчас найдете максимальный уровень продаж за три месяца: февраль, март, апрель.
4. Щелкните на кнопке в правой части поля Число 1 (Number 1). Окно диалога свернется в строку, открывая доступ к ячейкам листа.
5. Выделите все числовые ячейки строки Февраль. Обозначение соответствующего диапазона ячеек появится в строке свернутого окна диалога ввода аргументов (рис. 3.144).