Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010
Шрифт:
Чем выше уровень вашего личного и профессионального развития, чем ответственнее проекты, которыми вы занимаетесь, тем важнее управлять не только задачами, но и собственными мыслями. Чем проблемнее вопрос, чем менее понятен алгоритм решения – тем серьезнее нужно относиться к упорядочению идей, из которых этот алгоритм постепенно вырастет.
Первый принцип управления идеями: их необходимо материализовать, чтобы освободить мозг для новых мыслей и при этом не забыть старые. Когда они все перед глазами, вы можете комбинировать их между собой, пересматривать и в ходе пересмотра генерировать новые идеи.
Для материализации идей в Outlook предусмотрен специальный раздел – «Заметки». Он самый простой;
С помощью раздела «Заметки» мы можем организовать так называемую творческую картотеку – инструмент, хорошо известный ученым и писателям и все чаще применяемый менеджерами. Назначение творческой картотеки – фиксировать в определенном порядке все относящиеся к определенной проблеме мысли (как свои, так и чужие), а также всю полезную информацию, которая может на мысли натолкнуть.
Ключевые мысли записаны в «Заметках».
Названием каждой заметки является первая строчка записанной в ней мысли.
В зависимости от смысла заметки выделены разными цветами.
Одна из заметок открыта.
Важный принцип картотеки: одной мысли должен соответствовать один материальный носитель. Блокнот или файл Word, где мысли идут последовательно, картотекой не являются. Смысл дробления в том, что мысли можно комбинировать, перемешивать, раскладывать по различным папкам и т. п. Это дает им возможность свободно пересекаться, переплетаться, взаимодействовать – и порождать новые мысли.
Чтобы добавить мысль в разделе «Заметки», можно просто перейти в него и кликнуть мышкой на кнопке «Создать заметку» (в версии 2007 – просто «Создать») в левом верхнем углу экрана. В появившееся окно заметки вписать вашу мысль. У заметки нет поля «Тема», ее названием станет первая строчка мысли.
Создать заметку можно и из любого другого раздела Outlook, кликнув по кнопке «Новые элементы» и выбрав в выпавшем меню «Другие элементы» / «Заметка». (В версии 2007 нужно нажать на стрелку справа от кнопки «Создать» и выбрать в выпавшем меню «Заметка».)
Если вы работаете в Word, Excel, интернетбраузере и т. п., можно просто выделить заинтересовавший вас фрагмент текста и перетащить его в Outlook. Заметка из этого текста создастся автоматически.
«Мысленаправления»
Для управления мыслями и идеями нужно определить, в каких основных направлениях вам важно их развивать. Эти «мысленаправления» можно разделить на две группы:
мысли и идеи, относящиеся к какой-либо конкретной цели или проекту;
мысли, относящиеся к некоторому направлению деятельности, но пока не привязанные к точной цели.
Подумайте, какие из проектов или направлений требуют вашего
действующие направления, которые необходимо развивать и совершенствовать: например, «повысить эффективность отдела продаж», «добиться слаженной работы команды»;
задачи, для которых нет четкого алгоритма решения: например, «вывести товар на принципиально новый рынок», «разработать качественно новый продукт»;
замыслы, которые впоследствии вырастут в цели, проекты или продукты: «неплохо бы разработать схему продаж холодильников в Антарктиду».
Если по какому-либо из этих «мысленаправлений» идей пока немного, их лучше складывать в общую, головную папку «Заметки». Когда мыслей по какому-либо направлению становится больше 10–15, на него целесообразно завести отдельную подпапку.
Чтобы создать отдельную подпапку в разделе «Заметки», нужно сделать следующее.
1. Перейти в раздел «Заметки».
2. В списке папок в левой части экрана кликнуть правой кнопкой мыши на папке «Заметки» и выбрать пункт «Новая папка» (в версии 2007 – «Создать папку»).
3. Ввести название папки (например, «Повышение эффективности работы отдела») и нажать «ОК».
Теперь, чтобы создать заметку в этой папке, достаточно перейти в нее и нажать «Создать заметку» (в версии 2007 – просто «Создать») в левом верхнем углу. Либо, если вы сбрасываете в эту папку мысль из Интернета или какого-то документа, перетащить в эту папку мышкой соответствующий кусок текста из другой программы.
Порядок работы с картотекой
Вносить мысли в картотеку желательно немедленно после их появления, поскольку мысль – субстанция трудноуловимая и легко теряющаяся. Когда под рукой у вас нет компьютера, желательно иметь специальный блокнотик для записи мыслей, из которого переносить их в электронную картотеку. Либо пользоваться смартфоном или коммуникатором, создавая заметку в нем и затем синхронизируя раздел «Заметки» коммуникатора с соответствующим разделом Outlook. Наиболее продвинутые смартфоны позволяют включать в такие заметки рисунки от руки и диктофонные записи – ваши комментарии.
При внесении заметки можно кликнуть в левом верхнем ее углу и выбрать некоторые необходимые параметры.
Цвет. Удобно, например, важные мысли выделять красным, информацию к сведению – зеленым и т. п.
Категорию. Аналогично задачам и контактам заметки можно упорядочивать по категориям. Присваивать категорию стоит заметке, которая не относится к определенному проекту, но касается некоторой общей области – «Клиенты», «Поставщики», «Подчиненные» и т. п.
Контакт. Как и задачи, заметку в Outlook 2007–2010 можно связывать с контактом. В Outlook 2007 при работе с контактом вы увидите ее на вкладке «Действия». Это удобно, если мысль нужно не просто зафиксировать, но еще и обсудить с кем-либо, а для этого – вспомнить о ней в нужный момент. К сожалению, в версии 2010 вкладки «Действия» нет, для нее нужна отдельная надстройка. Но связать заметку с контактом все же можно.