Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010
Шрифт:
Для связывания заметки с одним или несколькими контактами нужно кликнуть по изображению листка бумаги в левом верхнем углу заметки и выбрать в появившемся меню пункт «Контакты…». После этого в окне «Контакты для заметок» с помощью кнопки «Контакты…» следует указать необходимые имена.
Мысли, занесенные в картотеку, необходимо регулярно просматривать. Удобно это делать в следующих случаях:
вам необходимо «втянуться» в работу по проекту или направлению.
вы чувствуете творческий настрой, готовность рождать новые небанальные идеи. В такой ситуации просмотр старых мыслей является хорошим стимулом, стартером для рождения новых.
Просматривая картотеку, можно, как и в «Задачах», «Контактах» и «Календаре», переключать разные представления. Представление по умолчанию – значки, большие или мелкие: заметки выглядят как стикеры.
«Список заметок» – заметки выстроены простым списком. «Последние 7 дней» – отображаются лишь новые заметки.
Чтобы видеть одновременно и название заметки, и ее содержание, есть два способа. Первый – «автопросмотр». Когда он включен, под каждой заметкой виден начальный фрагмент текста, около абзаца. Чтобы его включить, в Outlook 2010 нужно сделать правый клик на заголовке любого столбца, после чего выбрать в контекстном меню пункт Настройка представления / Другие настройки / Автопросмотр. (В Outlook 2007 все проще: Вид / Автопросмотр.)
Второй способ – «область просмотра» (Вид / Область просмотра). Когда она включена, внизу под списком заметок появляется часть экрана, где видно полное содержание заметки, на которой в данный момент стоит курсор.
Иногда бывает полезно настроить автоматическое форматирование: например, выделить жирным шрифтом все заметки, в которых встречается слово «проект». Это делается стандартным путем – через пункт «Настройка представления» (в версии 2007 – «Изменить текущее представление») в контекстном меню. Подробно эти действия описывались в главе 1.
Создание завершенного продукта
Если сформулировать суть тайм-менеджмента в трех шагах, это будет выглядеть так.
Записывать дела.
Выделять главные дела.
Доводить дела до конца.
Бывает нетрудно задумать что-то новое, завести папку, набросать идеи. Гораздо труднее доводить эти идеи до законченного продукта.
Многие проводят часы на интернет-форумах, пишут многокилобайтные постинги с ценными мыслями – но не написали ни одной статьи. Многие написали несколько хороших статей – но не смогли издать книгу. Многие поступали в аспирантуру – но не защитили диссертацию.
Доведение работы до конца требует серьезных усилий. Творческая картотека поможет вам в этом. Перед тем как писать бизнес-план, статью, главу диссертации, просмотрите все заметки в соответствующей папке и скопируйте в Word наиболее значимые. У вас появится «болванка», с которой работать гораздо проще, чем с чистым листом. Структурируйте ее, нарастите на скелет «мясо» – и наслаждайтесь готовым продуктом. Разрозненные мысли живут недолго и приносят мало пользы. Готовый продукт будет работать на
Полезности для руководителя
Коллективная работа с заметками в Outlook поможет вам:
организовать самую простую общую базу знаний: полезных фактов, информации, идей – и сделать таким образом знания отдельных ваших сотрудников общим ресурсом в командной работе;
материализовать работу с тем, что пока не является четкими задачами: с идеями, задумками, наблюдениями;
сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс развития вашего подразделения или компании, то есть процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.
Краткие итоги
Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.
Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.
Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.
Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.
Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.
Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
«Достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра может обречь на неудачу новую симфонию».
7. Внимание к деталям
Систематизируйте мелочи с помощью пользовательских полей
«От мелочей зависит совершенство. А совершенство – не мелочь», – сказал кто-то из великих.
Во все века лучшие представители рода человеческого не соглашались на меньшее, чем на совершенство. Это понятно. Ведь если делаешь вещи и дела «пристойно», «более-менее» – то, значит, и жизнь свою проживаешь кое-как. Более-менее.
Совершенство требует от человека противоположных друг другу качеств. Первое – это смелость, порой доходящая до бесшабашности. Ведь совершенство невозможно без новизны, нетривиальности, ломки привычных стереотипов. Совершенство содержит в себе дерзость и вызов, вызов на грани провала.
С другой стороны, достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра обеспечит неудачу новой симфонии. Потеря одного гвоздя даст отвалившуюся подкову, захромавшую лошадь, погибшего офицера, проигранное сражение.
Как сочетать смелость и дерзость с вниманием к мелочам? Ответ: нужно создать простую систему, простые процедуры, которые позволят сделать мелочи управляемыми, не отвлекаясь на них. Забыть про мелочи – будучи в них уверенным.