Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Архангельский Глеб Алексеевич

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

^{1. Перейдите в раздел «Календарь».}

^{2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид». На ней выберите Изменить представление / Управление представлениями.}

^3.

В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать».

^{(В версии 2007 действия по п. 1–3 несколько отличаются: в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки появившегося меню «Настройка» перетащите на панель инструментов кнопки «Текущее представление» и «Определить представления». Закройте все меню и нажмите появившуюся кнопку «Определить представления», а затем в появившейся таблице кнопку «Создать».)}

^{4. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».}

^{5. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».}

^{6. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.}

Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».

Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.

^{1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».}

^{2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.}

^{3. Появится окно «Новый столбец» (в версии 2007 – «Новое поле»). Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».}

^{4. Вы вернулись в меню «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля»). В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.}

^{Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».}

^5.

Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».

Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.

Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.

^{1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».}

^{2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля»).}

^{3. Появилось окно «Новый столбец» (в версии 2007 – «Новое поле»). Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».}

^{4. В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное нами поле. Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».}

^{5. Аналогично создайте поле «Количество участников», выбрав формат «Число».}

Теперь вы можете напротив каждой презентации в столбце с заголовком «Доп. материалы» вписать дополнительные раздатки, слайды, отчеты и т. п., которые нужно подготовить к презентации, например: «Нужны образцы полиграфической продукции с нашим дизайном».

В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и т. д.

Структурирование задач

Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.

Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора задач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.

^{1. Перейдите в раздел «Задачи».}

^{2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид», на ней Изменить представление / Управление представлениями.}

^{(В версии 2007 в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов. Закройте все меню и нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.)}