Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности
Шрифт:
Поэтому менеджерам следует научиться решать во время рабочего дня множество разноплановых вопросов, но при этом в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное решение поставленных задач в соответствии с их очередностью поможет:
– работать только с действительно важными и неотложными задачами избежать многозадачности и сконцентрироваться на выполнении только одной задачи
– соблюдать сроки выполнения заданий
– исключить дела, которые можно передать
– правильно распределить свое рабочее время и производственную нагрузку
– получить большее удовлетворение от результатов работы в частности и от всего рабочего дня в целом
– избежать стрессовых ситуаций и перегрузок
1.2.1. Как расставить приоритеты?
Для начала давайте все же определим, что такое приоритет?
Приоритет [priority] – первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.
Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.
Теперь, когда с этими понятиями все стало понятно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Для выполнения этого задания вам понадобится 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеющиеся листочки) и большой лист формата А1 (хотя можно использовать и поверхность рабочего стола)
Для начала разделите лист бумаги на две равные половины: в верхней части листа у нас будут находиться «срочные» дела, в нижней – «менее срочные».
Затем напишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Каждую новую задачу, даже самую мелкую и незначительную, запишите на отдельном стикере.
Постарайтесь, чтобы таких задач у вас было не менее 25–30, так вы полнее представите весь объем своей работы.
Теперь начинайте их приклеивать на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями, то к верхней части, то к нижней. У вас должно получиться нечто подобное:
После того, как вы наклеили все ваши стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак структурирования задач. Для этого разделите ваш лист вертикальной чертой пополам.
С левой стороны пускай останутся дела, выполнение которых требует непосредственного вашего участия, а справа – дела и задачи, которые вы можете перепоручить своим починенным, или решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим
Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Этот метод называется Матрица Эйзенхауэра или квадранты Кови.
В более общем виде матрицу Эйзенхауэра можно представить в следующем виде:
Самое главное следует запомнить, что «важное» довольно сильно отличается от «срочного».
«Важное» приближает намеченную цель, но при этом оно необязательно является «срочным». А вот «срочное», наоборот, требует вашего непосредственного внимания и участия.
Но обратите внимание на то, что «важное» стоит перед «срочное» – это означает, что необязательно выполнять все в спешке, поскольку здесь таится опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и, самое главное, – необязательным.
Еще один метод, который используется при расстановке приоритетов – это метод с помощью АВС-анализа.
Суть данного метода заключается в следующем: с помощью литер А, В, С задачи распределяются на три группы, в соответствии с их значимостью:
А – важнейшие
В – важные
С – несущественные (менее важные)
АВС-анализ основывается на трех закономерностях:
– важнейшие задачи составляют примерно 15 % всего количества дел, и вклад этих задач для достижения целей составляет около 65%
– важные задачи составляют около 20 % общего числа дел, а их значимость также составляет 20%
– менее важные дела составляют приблизительно 65 % со значимостью всего лишь 15%
Как явствует из названия, важнейшими или первоочередными являются задачи, нетерпящие отлагательства – их просто жизненно важно решить, а иначе крах! Второстепенными или важными являются задачи, которые желательно сделать как можно быстрее, но не произойдет ничего страшного, если эти дела будут отложены на день или два.