Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности

Игнатьева Елена Сергеевна

Главное, не затягивать с их решением, иначе они перейдут в категорию жизненно важных. И последняя категория задач – малозначительные (менее важные) задачи представляют собой задачи, которые надо когда-нибудь решить (оптимально, конечно, если сегодня), но сроки не поджимают, и если сегодня не останется на них времени, то можно их отложить и на завтра, и на послезавтра или вообще на другую неделю, или месяц.

Чтобы понять, как работает АВС-анализ, давайте выполним следующее упражнение.

Составим

таблицу, где предусмотрены два специальных столбца: для обозначения приоритетов задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы заполняются в ходе работы и обязательно проверяются в конце рабочего дня. Теперь в произвольном порядке записываем в таблицу свои производственные задачи.

Чтобы не путать приоритет задачи с ее порядковым номером, мы будем обозначать приоритетность как А, В, С.

Столбец «статус» служит для того, чтобы было наглядно видно, что происходит с каждой задачей: выполнена ли она, отменена или отложена.

Завершенные дела рекомендуется отмечать знаком «» (галочкой), отмененные – знаком «х» (крестик) и желательно вписывать причину, по которой эта задача была отменена.

Для перенесенных или отложенных дел рекомендуется использовать знак «– >» (стрелка) и проставляется дата, когда должна быть выполнена работа.

Такая система помогает более эффективно планировать свою работу и расставлять соответствующие приоритеты.

1.2.2. Как научиться управлять временем?

Успешная работа в офисе зависит не только от вашего умения расставлять приоритеты или ранжировать задачи, но и от правильного распределения времени. Специалисты в области тайм-менеджмента и стресс-менеджмента утверждают, что один из главных врагов современного менеджера – хроническая нехватка времени на выполнение поставленных задач. Потоки информации растут как снежный ком, знания успевают устаревать еще до того, как вы успели их усвоить, и нужно очень быстро двигаться, чтобы не оставаться на месте.

Для того чтобы определить, насколько хорошо вы умеете планировать свое время, вам необходимо ответить на следующие вопросы теста:

Тест. Управление личным временем человека: [1]

Перед вами имеется ряд утверждений. Они касаются некоторых сторон вашей жизни и работы. Прочтите утверждение и выберите один из вариантов ответа, который обозначен соответствующей цифрой:

1. Полностью согласен

1

Форсайт П., Делу время. Как правильно распоряжаться своим временем., Минск: Амалфея, 2004

2. Согласен

3. Не согласен

4. Абсолютно не

согласен

1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу

(1), (2), (3), (4)

2. Я регулярно беру работу на дом

(1), (2), (3), (4)

3. Я готовлю ежедневный перечень дел

(1), (2), (3), (4)

4. На работе у меня практически не остается времени для себя

(1), (2), (3), (4)

5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно

(1), (2), (3), (4)

6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время

(1), (2), (3), (4)

7. Я трачу много времени на совещания и встречи

(1), (2), (3), (4)

8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта

(1), (2), (3), (4)

9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения

(1), (2), (3), (4)

10. Много времени у меня уходит на поездки

(1), (2), (3), (4)

11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем отделе

(1), (2), (3), (4)

12. Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель

(1), (2), (3), (4)

13. Я сам разбираю свою почту

(1), (2), (3), (4)

14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно

(1), (2), (3), (4)

15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию

(1), (2), (3), (4)

16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении

(1), (2), (3), (4)

17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях

(1), (2), (3), (4)

18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить

(1), (2), (3), (4)

19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания

(1), (2), (3), (4)

20. У меня есть должностная инструкция моего шефа

(1), (2), (3), (4)

21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок

(1), (2), (3), (4)

22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности

(1), (2), (3), (4)

23. Я трачу много времени на бумажную работу