Лекции по основам технологий деловой коммуникации
Шрифт:
Пишите грамотно
Грамматические ошибки оставляют негативное впечатление от письма и снижают доверие к отправителю, поскольку он представляется плохо образованным человеком, не профессионалом.
Проверьте в тексте:
• Правильность написания слов при помощи сервисной функции компьютера, текстового редактора (проверка правописания). Проверить написание и значение слова вы можете в многочисленных онлайн-словарях и др.);
• Правильность использования слов. Некоторые слова («эффект» и «аффект», «компания» и «кампания») пишутся и звучат почти одинаково, но имеют
• Согласование подлежащего и сказуемого. В длинных предложениях легко допустить путаницу во временах и лицах глаголов.
• Сложные предложения и используемые в них обороты. Длинные предложения лучше разбить на более короткие. Это повысит читабельность вашего текста и снимет многие затруднения с использованием знаков препинания.
Подготовка и составление делового письма
Теперь поговорим о том, как подготовиться к написанию делового письма. Прежде всего, запланируйте время для его написания, если письмо требует обдумывания. Подготовьте все необходимое, подберите материал для работы над текстом. Это могут быть справочные материалы, предыдущая переписка по данной теме, аналитические отчеты, словари, специализированная литература, нормативно-правовые акты и т. д.
Очень важно соблюсти баланс формальности и доверительности, который требуется при составлении делового письма, чтобы оно хорошо воспринималось адресатом. Адресат скорее проникнется описанной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение.
При подготовке письма большее внимание уделите содержанию письма, а не его форме. Продумайте, о чем будет ваше письмо, какую ключевую идею вы хотите донести до адресата. Как правило, текст делового письма касается одного вопроса. И только если несколько вопросов тематически взаимосвязаны, вы можете осветить их в письме. Но и тогда эти вопросы должны быть изложены ясно и кратко. Если возникают какие-то проблемы при написании, целесообразно спросить себя: «О чем я пишу?», «Что мне хочется сказать адресату?», «Что я хочу, чтобы адресат сделал?». Мы пишем деловое письмо, если нужно привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации или проблеме. Мы хотим дать ему возможность спокойно ознакомиться с написанным, а в дальнейшем – побудить его к каким-то действиям. Пишущему нужно четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Совет: воздержитесь от написания делового письма, если нечего сказать.
При работе над деловым письмом можно порекомендовать следующий алгоритм:
1. Работа над вступительной частью.
1.1. Сформулируйте цель.
1.2. Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности, уровень образования, возраст аудитории, позиция в иерархии, компетентность).
2. Работа над основным содержанием.
2.1. Определите идеи.
2.2. Изложите фактический материал.
2.3. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
2.4. Напишите предварительный вариант вашего послания.
3. Редактирование.
3.1. Убедитесь, что каждая тема была отражена в отдельном абзаце. Проверьте связность
3.2. Подготовьте окончательный вариант письма.
Рис. 2.1. Типовая структура делового письма
Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, затем последовательно развивайте ее. В идеале структура текста должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть и заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма [Гарнер 2014]) (рис. 2.1).
Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите проблему или вопрос, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте общее состояние двумя-тремя предложениями.
В констатирующей (отчетной) части характеризуйте (детализируйте) текущее состояние дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на данный момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.
Перед отправлением письма проверьте, все ли пункты из списка выполнены:
• Адресату понятны мотивы написания этого письма.
• Тон письма является уместным.
• Стиль письма не вызовет затруднений с пониманием сути.
• В письме нет излишне длинных оборотов и т. п.
• Все важные моменты присутствуют в содержании письма.
• Письмо является максимально корректным, ясным и кратким.
• В письме нет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
• Структура письма продумана.
• Письмо хорошо оформлено.
• Нет ошибок в наиболее важных элементах письма – в обращении, адресе и т. п.
Виды писем
Существуют разные виды деловых писем. Мы остановимся только на некоторых из них.
Начнем с наиболее распространенного – это письмо-сообщение. Оно призвано проинформировать, сообщить о каких-либо событиях, фактах, которые могут представлять интерес для адресата и адресанта. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача конкретной информации по инициативе автора письма. Письмо-сообщение во многих случаях является началом обсуждения и переписки. Как правило, такое письмо является инициирующим. Очень важно помнить: несмотря на то что вы отправляете письмо-сообщение, в нем должно находиться описание действия, которое вы ожидаете от адресата. Например, в письме-сообщении о проведении презентации нового программного продукта должно быть не только указание места и времени события, но и побуждающее предложение: «Посетите нашу презентацию и вы…», «Будем рады, если вы придете…»
Конец ознакомительного фрагмента.