Малый автосервис: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

После окончания работ:

– принять рабочие места;

– проследить за уборкой всей ремонтной зоны;

– проконтролировать возврат на склад взятого в течение дня специального инструмента, литературы;

– принять инструментальные боксы-тележки, проверив их комплектность;

– проверить и закрыть все заказ-наряды за текущий день;

– заполнить журнал передачи смен;

– переместить, при необходимости, автомобили клиентов в места ночной стоянки.

Перед уходом с работы:

– погасить везде свет, кроме дежурного освещения;

– обесточить все электрооборудование;

– закрыть все двери и ворота;

– сдать сторожу под охрану все помещения.

Обязанности бригадира

Бригадир ответственен за диагностику неисправностей, полноту обслуживания и ремонта, контроль качества. Бригадир подчиняется мастеру цеха.

Бригадир:

– обладает знаниями об автомобильных системах, агрегатах и их ремонте и консультирует других сотрудников по этим вопросам;

– пополняет свои технические знания о машинах;

– имеет соответствующий технический сертификат;

– диагностирует неисправности автомобилей и составляет перечень операций для их устранения;

– оценивает трудоемкость ремонта или обслуживания в целях планирования сроков исполнения работ;

– обладает знаниями о потребности в запасных частях для обеспечения ремонта и составляет перечни запасных частей к заказам на ремонт;

– сотрудничает с приемщиком и службой запчастей;

– владеет рекомендованной изготовителем машин технологией ремонта и обслуживания;

– поддерживает квалификацию путем периодического обучения в технической школе поставщика машин, изучения руководств

по ремонту, технических бюллетеней и т. п.;

– осуществляет контроль качества работ и выполняет требования инспекторов.

Ежеквартальные задачи:

– посещает курсы обучения по направлению сервис-менеджера;

– обсуждает с коллегами и смежными службами возможности улучшения работы.

Ежемесячные задачи: – участвует в совещаниях сервисной службы по вопросам повышения качества и привлечения клиентов.

Еженедельные задачи: – изучает технические бюллетени для изучения новых методов ремонта и другие источники информации для освоения технологии и особенностей ремонта.

Ежедневные задачи:

– анализирует информацию, полученную от клиента, из заказа на ремонт, при диагностике и дорожных испытаниях для выявления проблем;

– получает согласие приемщика на инициативный или дополнительный ремонт, который оказался необходимым;

– информирует приемщика об увеличении продолжительности ремонта по сравнению с запланированной;

– убеждается в том, что ремонт выполнен без повреждений или загрязнений автомобиля, а в случае их обнаружения информирует приемщика;

– использует рекомендованные покрытия для защиты автомобилей от грязи и повреждений;

– поддерживает инструмент и оборудование в работоспособном состоянии, докладывает сервис – менеджеру в случае их неисправности;

– по каждому заказу составляет сообщение для гарантийной службы по специальной форме, содержащее описание жалоб клиента, причин неисправностей и выполненного ремонта;

– составляет перечень фактических затрат времени на каждый ремонт;

– обращается за помощью к сотрудникам, когда это необходимо;

– рекомендует альтернативный способ ремонта, если обычная технология не дает эффекта или не может быть применена.

Обязанности механика

По приходу на работу механик должен переодеться в рабочую одежду, привести себя в надлежащий внешний вид, явиться к мастеру для получения инструмента, инструкций на день, перечня работ.

Порядок работы:

– при обращении клиентов направлять их к мастеру или к диспетчеру;

– при получении машины в ремонт, изучить заявку, уточнить у мастера неясные позиции;

– надеть защитный чехол на сиденье водителя, защитную пленку на руль;

– установить автомобиль на подъемник (рабочее место);

– приступить к ремонту;

– использовать кожаную накладку на крылья в целях предотвращения повреждения лакокрасочного покрытия;

– в процессе ремонта руководствоваться инструкциями по ремонту, рекомендациями завода-изготовителя;

– в случае затруднений обращаться к мастеру;

– при любом ремонте проводить в обязательном порядке диагностику ходовой части автомобиля, кроме прибытия автомобиля с регулировочными работами, и проверить уровень технических жидкостей: тосол, масло, тормозная жидкость и т. д.;

– при обнаружении неисправностей, не записанных в заявке, а также при обнаружении каких-либо осложнений информировать мастера;

– при необходимости дополнительной замены деталей на автомобиле, обратиться к мастеру, для внесения данных деталей в заявку;

– получить новые детали у мастера или на складе (в зависимости от существующего порядка).

– если полученные детали не использованы по каким-либо причинам, сдать их мастеру или на склад сделав соответствующую отметку в заявке;

– в случае необходимости использования специализированного инструмента, литературы и т. д., получить необходимое на складе (либо у механика), а после использования вернуть;

– вписать свою фамилию в заявку в графу “исполнитель работ”;

– при поломке инструмента, выходе из строя оборудования, сообщить мастеру;

– при необходимости временно покинуть рабочее место необходимо получить разрешение мастера, сообщив причину и предполагаемое время отсутствия;

– закончив ремонт, подготовить рабочее место для получения в ремонт следующего автомобиля.

По окончании рабочего дня:

– получить разрешение на окончание работ у мастера;

– протереть и убрать инструмент;

– убрать рабочее место и прилегающую территорию ремонтной зоны;

– обесточить оборудование;

– сдать инструментальный бокс-тележку мастеру;

– переодевшись, сдать ключ от раздевалки мастеру.

Общие обязанности механика:

– соблюдать требования техники безопасности, технологии работ, правил использования оборудования и инструмента;

– содержать в порядке инструмент, закрепленный за ним;

– посещать занятия по повышению квалификации;

– содержать рабочее место в чистоте;

– обеспечивать возврат автомобилей клиенту таким же чистыми, какими они были до обслуживания;

– соблюдать график выхода на работу, перерывов и окончания рабочего дня;

– быть приветливым и любезным в общении с клиентами и персоналом;

– прилагать усилия для выполнения целей фирмы, поставленных перед персоналом;

– знакомиться с технической информацией, рекомендованной руководством;

– экономно использовать расходные материалы, применяемые в работе;

– конструктивно общаться с сотрудниками, чтобы удовлетворять потребности клиентов;

– сообщать руководству о любых обстоятельствах или фактах, которые представляют угрозу безопасности фирмы, персонала или клиентов, а также репутации фирмы;

– содержать в чистоте бытовые помещения фирмы;

– очищать инструмент и запирать его в ящике в конце рабочего дня;

– возвращать без задержек на склад взятые на время специальные инструменты и оборудование;

– демонтированные детали сдавать согласно действующим инструкциям;

– пристегиваться ремнями безопасности при вождении автомобилей клиентов;

– записывать пробег до и после ремонта на заказ-наряде;

– не включать радиоприемники клиентских автомобилей и не изменять их настройки;

– не регулировать положение сиденья автомобиля клиента, кроме случаев, когда необходимо безопасно перегнать машину, но в таких случаях восстанавливать прежнее положение сиденья перед возвращением автомобиля клиенту;

– не выезжать на автомобиле клиента за пределы СТО, кроме случаев испытаний с согласия мастера и по согласованному маршруту;

– не курить, не есть и не пить в автомобиле клиента;

– не выполнять на автомобиле никаких работ, не указанных в заказ-наряде;

– все замечания писать только на обороте заказ-наряда;

– не устанавливать детали, не предусмотренные заказ-нарядом;

– не заходить в приемную для клиентов, если об этом не просил мастер.

Документирование работ

Первичные документы

Согласно методическим указаниям по заполнению бланков строгой отчетности и их применению при выполнении бытовых услуг предприятиями всех форм собственности, а также при индивидуальной трудовой деятельности, разработанным АО “Росбытсоюз”, и согласно письму Госналогслужбы РФ от 31 марта 1998 г. № ВК-6-16/210, форма № БО-14 применяется автосервисом для оформления среднего и крупного ремонта автомототехники.

Для оформления мелкого ремонта и технического обслуживания применяются формы № БО-1 и БО-3, утвержденные письмом Минфина РФ от 20 апреля 1995 г. № 16-00-30-33. Если мелкий ремонт и техническое обслуживание организуются в присутствии клиента, допускается использование формы № БО-9 “Кассовая ведомость приема выручки” совместно с формой № БО-11(02) “Талон”.

Условиями заключаемого двухстороннего соглашения может быть предусмотрена обязанность (право, возможность) потребителя по внесению определенной суммы предоплаты или передаче запасных частей.

Особенностью применения формы БО-1 является оформление работ по ремонту бытовой техники и автомобилей (далее аппаратов), осуществляемых в условиях стационара, при приеме техники в ремонт осуществляется определение ориентировочной стоимости ремонта и частично заполненная форма со справочными данными изделия и заказчика направляется:

– первый (наряд-заказ) и второй (квитанция) экземпляры – в производство и в дальнейшем используются следующим образом: первый экземпляр – для учета выручки и начисления заработной платы исполнителям работ, а второй – для списания материальных ценностей, израсходованных на ремонт, и оценки заказчиком качества исполнения;

– третий экземпляр (копия квитанции)

с частично заполненными реквизитами передается заказчику как подтверждение сдачи изделия в ремонт.

В процессе выполнения заказа (услуги) первый и второй экземпляры заполняются под копирку и после окончания ремонта передаются приемщику. Данные из первого и второго экземпляров вносятся в третий экземпляр, по которому заказчик получает изделие из ремонта. Заполненный третий экземпляр вручается заказчику как подтверждение выполненного ремонта и использованных материалов (деталей). На всех экземплярах делается отметка о выдаче выполненного заказа, подтвержденная подписью заказчика.

Кроме того, на втором экземпляре имеются специальные отрывные талоны, которые прикрепляются на аппарат и шасси (компрессор, агрегат, электродвигатель, кузов и т. п.), заводские номера которых указываются в основной форме бланка в правой верхней зоне на двух нижних строках.

На первом экземпляре имеется отрывной талон, который используется для оценки качества, т. е. в случае неудовлетворительного выполнения заказа (услуги) заказчик вправе оторвать его.

На третьем экземпляре в специальной зоне находится гарантийный талон, который заполняется приемщиком и действует на срок гарантии.

При оказании ремонтных работ на выезде все три экземпляра формы БО-1 заполняются одинаково. Использование и назначение экземпляров такое же, как и при ремонте в условиях стационара.

Форма БО-3 применяется при оформлении заказов на все виды ремонтных работ, не требующих затрат на материалы. Выписывается приемщиком в трех экземплярах.

Форма БО-3 может быть использована и в тех случаях, когда выполнение заказа связано с большим объемом и количеством работ, комплектующих материалов или изделий, с большим количеством усложняющих элементов. При этом на выполнение заказа заключается договор (или оформляется технологический документ), в котором детализируются элементы работ и материалы, а в бланке строгой отчетности указывается только общая сумма стоимости без расшифровки. При этом в форме БО-3 делается ссылка на дату и номер договора (технологического документа), а в договоре (технологическом документе) – на номер бланка строгой отчетности.

Первый экземпляр (наряд-заказ) сопровождает заказ в производстве и используется для начисления заработной платы.

Второй экземпляр (квитанция) выдается заказчику и остается у него после выполнения услуги в качестве подтверждения выполненной услуги. При этом на обратной стороне наряд-заказа и квитанции делается отметка о выдаче выполненного заказа, подтвержденная подписью заказчика, и указывается гарантийный срок на результат работы (п. 4 Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации). В случае неудовлетворительного выполнения заказа от наряд-заказа (первого экземпляра) отрывается специальный талон.

Третий экземпляр (копия квитанции) используется для учета денежной выручки.

Форма БО-9 Кассовая ведомость приема выручки выписывается в двух экземплярах под копирку и применяется для оформления всех видов срочного и мелкого ремонта, регулировки, наладки, на которые не устанавливается гарантийный срок и которые выполняются в присутствии заказчика, в том числе на выезде (ремонт автотранспортных средств, радиотелевизионной аппаратуры и бытовых приборов, шиномонтаж, ремонт и изготовление металлоизделий и т. п.). При использовании формы БО-9 заказчику обязательно должен быть выдан или чек с контрольно-кассовой машины или отрывная часть талона формы Б0-11(02). При этом в графе формы БО-9 Номер жетона проставляется номер кассового чека или номер формы БО-11(02).

Ведомость служит основанием для составления материального отчета на списание реализованных изделий, израсходованных материалов и начисления заработной платы.

При работе без кассового аппарата обязательно применение талона БО-11(02). Мастер заполняет талон по окончании оказания услуг клиенту. Отрывная часть талона отдается клиенту, а данные всех использованных за смену талонов записываются в Листок учета выработки мастера в графу Номер позиции по прейскуранту. В эту же графу заносится номер кассового чека при применении контрольно-кассовой машины. При наличии контрольно-кассовой машины форма БО-11(02) не требуется.

Талон БО-11(02) применяется также для всех видов бытовых услуг, где используется форма БО-9, при отсутствии контрольно-кассовой машины. Исполнитель услуги заносит в форму БО-9 все необходимые реквизиты оказываемой услуги, причем в графе “номер жетона” проставляется номер Талона БО-11(02), отрывная часть которого отдается клиенту.

При реализации на предприятиях бытового обслуживания сопутствующих товаров возможно использование по согласованию с местными налоговыми службами талона БО-11(02) совместно с формой БО-9 взамен кассового аппарата. Порядок заполнения указанных форм аналогичен применяемому при оказании услуг.

Форма “БО-14 автосервис” заполняется после сдачи в ремонт транспортного средства на основании заявки на проведение технического обслуживания и ремонта, и приемо-сдаточного акта, формы которых установлены в РД 37.009.026-92. Возможно также заполнение формы “БО-14 автосервис” непосредственно при осмотре транспортного средства без заявки и приемосдаточного акта, если ремонт осуществляется в присутствии заказчика в течение одного дня.

Форма “БО-14 автосервис” заполняется в четырех экземплярах, причем, первый экземпляр – наряд-заказ – направляется в производство вместе с транспортным средством и служит пропуском для въезда, второй экземпляр – копия наряд-заказа – передается на склад для выдачи материальных ценностей, третий экземпляр – квитанция – передается заказчику, а четвертый экземпляр – копия квитанции – передается в бухгалтерию для учета выручки.

В первом экземпляре – наряд-заказе – на лицевой стороне указываются цена в соответствии с прейскурантом и согласованные с заказчиком виды работ и услуг, их объем и стоимость. Если строк для полного описания всех необходимых работ и услуг недостаточно, то открывается другой бланк наряд-заказа, а в исходном наряд-заказе делается ссылка на номер наряд-заказа продолжения.

На лицевой стороне наряд-заказа производится расчет заработной платы исполнителей работ и услуг, указывается сумма полученного аванса, если он был, и сумма окончательного расчета. В нижней части находится место для оценки качества и объема работ мастером или контролером.

На обратной стороне указанной формы содержатся сведения об использованных запасных частях, оплаченных заказчиком или представленных заказчиком.

В нижней части находится талон качества, заполняемый клиентом после исполнения заказа, в котором фиксируются:

– факт ознакомления заказчика с Правилами оказания услуг;

– реквизиты справки-счета на новые номерные агрегаты, если они использовались для выполнения заказа;

– номер приемо-сдаточного акта, если ремонт осуществляется без присутствия заказчика;

– подпись заказчика о получении выполненного заказа и отсутствии претензий.

В случае, если выполненный ремонт не обеспечивает безопасности движения транспортного средства в связи с другими неполадками, не связанными с выполненным ремонтом, организация обязана поставить об этом в известность заказчика путем фиксации сделанного устного предупреждения подписью ответственного от организации лица, заверенной печатью.

Гарантийный талон, расположенный в правой нижней части, должен быть заполнен полностью. Использование гарантийного талона осуществляется предприятием в соответствии с принятой им организацией гарантийного ремонта.

Остальные три экземпляра заполняются аналогично. Если заказчик оплачивает не всю стоимость ремонта, а вносит только аванс, то при окончательном расчете на лицевой стороне формы “БО-14 автосервис” должна быть сделана фиксация суммы окончательного расчета. Запись делается на первом, втором и четвертом экземплярах формы. В случае использования продолжения наряд-заказа на другой форме “БО-14 автосервис” суммы полученного аванса и окончательного расчета указываются на последнем продолжении наряд-заказа. Только на последнем продолжении наряд-заказа заполняется также вся нижняя часть оборотной стороны наряд-заказа. В квитанции должны быть заполнены все реквизиты, касающиеся конкретного заказа. В противном случае будет налицо нарушение Правил бытового обслуживания населения. Использование бланка строгой отчетности “БО-14 автосервис” не освобождает предприятие от применения контрольно-кассового аппарата.

Расчеты с клиентами

Цена оказываемой услуги (выполняемой работы) по договору, предметом которого является техническое обслуживание и ремонт автомототранспортных средств, определяется соглашением сторон.

Обоснование цены исполнителем может производится путем предоставления потребителю информации о предлагаемых (сложившихся) расценках на выполняемые работы (стоимость человеко-часа производства работ; стоимость материальной части, запасных частей и т. п.; уровня доплат и надбавок к цене; уровня рентабельности и т. п.) или примерных общих расценках за тот или иной объем работы (например, смена отдельного узла (части) автотранспортного средства составляет столько-то рублей).