Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Ковентри Пенелопа

• При создании списков SharePoint давайте им понятные, легко запоминающиеся, последовательные имена.

• В элемент списка можно вложить один или более документов.

• Службы Windows SharePoint позволяют добавлять, изменять и удалять столбцы любого списка.

• Представления списка определяют, как отображаются элементы этого списка. Списки можно сортировать и фильтровать вручную или при помощи именованных представлений.

• Открытые представления списков могут просматривать все пользователи, а личные представления разрешено просматривать только их создателям.

• Некоторые списки и библиотеки могут быть настроены для получения электронной

почты.

• Удаленный список и все его элементы помещаются в узла.

Глава 5 Создание библиотек и управление ими

В этой главе вы научитесь:

• создавать библиотеки;

• добавлять документы в библиотеку;

• добавлять рисунки в библиотеку;

• создавать папки в библиотеке;

• помещать документы в библиотеку и извлекать их оттуда;

• передавать документы в приложения Microsoft Office 2007 и извлекать их оттуда;

• работать с журналом версий; создавать и настраивать рабочий процесс;

• использовать рабочий процесс;

• работать с документами в режиме оффлайн;

• синхронизировать документы с рабочей областью Microsoft Office Groove;

• удалять и восстанавливать документы;

• использовать оповещения.

Одной из наиболее полезных функций служб Windows SharePoint являются библиотеки. Библиотеки – отличное место для хранения документов и форм. В мире бизнеса возможность быстрого доступа к документам имеет первостепенное значение. Из предыдущих глав вы узнали, что списки являются эффективным средством для работы с данными любого типа. Библиотеки предоставляют аналогичную функциональность для работы с документами и формами. такими как документы Microsoft Office Word. Используя библиотеки документов, можно фильтровать и группировать документы, а также просматривать их метаданные.

В этой и следующей главах вы научитесь работать с документами служб SharePoint. Эта глава посвящена созданию библиотек, добавлению в них документов и рисунков и работе с документами, хранящимися в библиотеках. В главе 6 мы подробно рассмотрим изменение и настройку библиотек документов. Библиотеки и представления, созданные в упражнениях этой главы, будут использоваться в упражнениях главы 6.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адресаследует использовать адрес доступного вам сервера.

Создание библиотек

Библиотека документов позволяют хранить документы на узле SharePoint, а не на жестком диске локального компьютера, чтобы облегчить пользователям их поиск и работу с ними. Библиотеки используются для хранения файлов, тогда как списки используются для хранения содержимого другого типа. Как и списки, библиотеки содержат метаданные, позволяющие фильтровать, сортировать и группировать элементы.

Создание библиотек документов

При создании узла SharePoint на нем создается стандартная библиотека документов с именем Общие документы (Shared Documents).

Так как эта библиотека имеет слишком обобщенное имя, для каждой категории элементов следует создавать отдельные библиотеки. В примерах, используемых в этой книге, Бил Мэлоун, основной покупатель компании Wide World Importer может создать библиотеку для документов, описывающих различные типы товаров компании, или для новостных писем. Библиотекам документов следует давать понятные имена, чтобы облегчить поиск документов. Если все документы хранить в библиотеке Общие документы (Shared Documents) или любой другой библиотеке документов, утрачивается основное предназначение библиотек на узлах SharePoint: упрощение доступа к информации.

В следующем упражнении вы откроете узел SharePoint и создадите на нем библиотеку документов с именем Дубовая мебель (Oak Furniture).

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать библиотеку документов. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания библиотеки документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В меню Действия узла (Site Actions) выберите команду Создание (Create). Откроется страница Создание (Create).

2. Щелкните на ссылке Библиотека документов (Document Library) в столбце Библиотеки (Libraries). Откроется страница создания библиотеки.

3. В поле Имя (Name) введите Дубовая мебель.

4. В поле Описание (Description) введите описание библиотеки документов, например, Эта библиотека документов содержит описания отдельных предметов мебели из дуба

5. В разделе Документ: журнал версий (Document Version History) установите переключатель Создать версии при каждом изменении файла в этом элементе типа «Библиотека документов?» (Create a version each time you edit a file in this document library?) в положение Да (Yes). Значения остальных параметров оставьте без изменений. Теперь вы имеете всю необходимую информацию для создания библиотеки документов.

5. Щелкните на кнопке Создать (Create).

Будет создана новая библиотека документов с именем Дубовая мебель (Oak Furniture).

Закройте обозреватель.

Создание библиотек форм

Библиотека форм функционируют аналогично библиотекам документов, но хранят документы определенного типа – формы – и имеют расширенную интеграцию с Microsoft Office InfoPath, включая такую возможность, как создание библиотек форм из InfoPath. Подробнее о взаимодействии служб SharePoint и InfoPath рассказывается в главе 14.