Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Шрифт:
УС – унифицированная система;
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;
ГОСТ – государственный стандарт.
Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации,
Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [11] .
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.
11
Там же.
Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов [12] .
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [13] .
12
Там же.
13
Там же.
Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.
Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:
1) регистрация форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращение количества применяемых форм;
4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.
В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:
1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной
2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;
3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;
4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;
5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;
8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;
Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.
Определение: унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).
Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т. д.