Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Шрифт:
на простые;
сложные.
Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.
4. По ограничению доступа документы классифицируются:
на секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).
Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются
Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
5. По способу изложения текста документы классифицируются:
на индивидуальные;
трафаретные;
типовые;
примерные;
унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.
Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
6. По срокам хранения документы делятся:
на документы постоянного срока хранения;
временного (свыше 10 лет) срока хранения;
временного (до 10 лет) срока хранения.
Также необходимо знать, что документы подразделяются на виды и разновидности. Например, вид документа – акт, разновидность – акт об уничтожении документов, акт о списании материальных ценностей ит.д.
С видами и разновидностями управленческих документов можно ознакомиться в Указателе видов и разновидностей документов в Перечне типовых архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [16] .
16
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
1.2. Государственная система документационного обеспечения управления
В делопроизводстве применяют определенные правила составления, оформления и организации работы с документами. Необходимость довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации, способствовали созданию в Российской Федерации единой системы документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.
В декабре 1959 г. Совет министров СССР принял специальное решение по вопросу улучшения деятельности управленческого аппарата, где в числе прочих мер, направленных на повышение производительности труда, предусматривается разработка единой государственной системы делопроизводства на основе его механизации.
В 1973 году была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.
На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.
В 1980-х годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ – это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.
В 1991 году была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая по настоящее время.
Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях и носит рекомендательный характер.
К основным целям ГСДОУ относятся:
совершенствование работы аппарата управления;
упорядочение документооборота и повышение качества документов;
сокращение количества документов;
построение информационно-поисковых систем;
создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.
На основании положений ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.