Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Доронина Лариса

Определение: государственная услуга – деятельность органа исполнительной власти, оказывающего государственную услугу, выражающаяся в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей.

Таким образом, в настоящее время нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота.

Контрольные

вопросы

1. В чем отличие понятий «документ» и «информация» ?

2. Какие унифицированные системы документации действуют на территории РФ?

3. Какой орган регулирует постановку делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

4. Какие нормативные акты регламентируют организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

5. Назовите основные цели и задачи разработки Государственной системы документационного обеспечения управления.

Практические задания

1. Сравните понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Найдите сходства и различия.

2. Сравните основные цели создания и функции муниципальных органов и федеральных органов исполнительной власти.

Глава 2

Современные требования к составлению и оформлению документов

2.1. Требования к бланкам документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [17] документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

17

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

Определение: бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

На бланках левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки могут быть выполнены с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере.

Замечание! Исключительно типографским способом

должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов Федерации. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила) устанавливают следующие виды бланков, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма);

бланк должностного лица.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на местном национальном языке, справа – на русском.

Если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже – на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). Для федеральных органов исполнительной власти установлен состав реквизитов для каждого вида бланков.

Внимание! Бланки с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации или Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:

герб;

наименование органа исполнительной власти;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма органа исполнительной власти:

герб;

наименование органа исполнительной власти;

справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения) [18] ;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

18

В организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, дополнительно указывают ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».