Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Шрифт:
Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу;
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг [14] .
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).
14
Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:
форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);
размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);
межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);
форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);
правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);
В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489—1:2001, ИСО 15489—2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489—1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [15] .
Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.
1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.
15
ГОСТ ИСО Р 15489— 1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:
на входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).
3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются: