От "конторы" до "компани"

Чарков Дмитрий

Давать поручения организационному ассистенту могут все руководители структурных подразделений, включая специалистов, фактически представленных в единственном числе в своих структурных подразделениях – в соответствии с порядком, изложенном в данной должностной инструкции.

В своей деятельности ОА руководствуется:

– действующим законодательством РФ;

– Уставом, локальными нормативными актами и Положениями;

– приказами, указаниями, распоряжениями руководства Компании;

–

методическими материалами и инструкциями по организации делопроизводства;

– настоящей должностной инструкцией.

ОА должен иметь навыки пользования современными техническими средствами организации работы офиса и коммуникаций: копир, сканер, факсимильный аппарат, телефония, персональный компьютер, прочие; соблюдать культуру труда и служебную этику.

8. На время отсутствия ОА его должностные обязанности выполняет офис-менеджер, который несет ответственность за качественное, полное и своевременное их выполнение.

II. Задачи

Организационно-техническое обслуживание сотрудников.

Курьерское обеспечение хоз. и административных процессов.

Оперативное массовое информирование работников Компании по заданным параметрам.

III . Функциональные обязанности

1. ОА исполняет поручения руководителей отделов, отраженные ими лично на основании прав по должности в «Журнале заявок на организационные работы» (далее по тексту – Журнал), в соответствии со следующим функциональным перечнем:

– копирование пакетов документов;

– сканирование отдельных документов, листов, пакетов док-в;

– раскладка откопированных документов по требуемым смысловым группам;

– скоросшивание пакетов док-тов с использованием дырокола;

– прошивка журналов и док-в нитью, проклейка мест прошивки;

– сшивание групп документов степлером;

– фасовка док-в по прозрачным пластиковым пакетам А4;

– архивирование бумажных, электронных, сканированных копий и/или оригиналов документов (писем, иной информации);

– составление реестров документов (как для передачи, отправки к-либо), так и по завершенным периодам, в т.ч. для передачи в архив;

– формирование электронных файлов, наполнение электронных таблиц данными в соответствии с предоставленной заказчиком исходной информацией; сохранение и распределение файлов по соответствующим разделам электронных библиотек;

– нарезка бумаги требуемого формата;

– распечатывание файлов на бумажные носители в заданном режиме: формате, объеме и диапазоне;

– получение/отправка документации/корреспонденции согласно представленного для этих целей реестра/перечня/заявки в государственных/коммерческих

учреждениях города, по доверенности;

– получение и доставка в офис канцелярских товаров/бытовой химии/продуктов питания/прочих ТНП для административно-хозяйственных нужд компании в соответствии с оплаченной заявкой, по доверенности;

– рассылка документов группам адресатов с/без запроса о получении посредством электронной/факсимильной связи;

– телефонный обзвон сторонних организаций с целью массового сбора определенной информации по заданной тематике;

– телефонное оповещение сотрудников офиса о том или ином событии/мероприятии;

– ознакомление под роспись сотрудников офиса с нормативно-правовыми актами, если число требуемых ознакомлений превышает 3.

2. Поручения, не указанные в приведенном выше перечне, могут быть выполнены:

а) по прямому указанию менеджера высшего звена Компании с соответствующей пометкой в Журнале;

б) по личной инициативе ОА в свободное от его основной работы время.

3. ОА исполняет поручения, оформленные в Журнале в соответствии с технологией SMART, т.е. задача должна отражать:

а) цель: предмет и образ действий с ним, конечный результат;

б) объём;

в) реальный срок исполнения, в зависимости от характера работы и текущей загруженности исполнителя;

г) уровень приоритетности по 3-бальной шкале, где 1 – самый высокий уровень («срочно и безотлагательно: в течение 1 часа»), 2 – средний («в течение рабочего дня, если поручено до обеденного перерыва» и 3 – самый низкий («после всех задач с уровнем 1 и 2»);

д) время внесения поручения в Журнал (указывается заказчиком) и время фактического его исполнения (отметка ОА).

4. ОА предоставляет Журнал Исполнительному директору Компании для проверки и контроля как по требованию, так и на регулярной основе, не реже 1 раза в месяц.

I V . Права

Представлять интересы Компании в рамках своей компетенции и данной должностной инструкции во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами и удаленными структурными подразделениями Компании.

Уточнять у заказчика задачи до уровня полной ясности.

Пользоваться имуществом и основными средствами, исходя из корпоративных потребностей и общей целесообразности.

Запрашивать и получать в структурных подразделениях Компании необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей профессиональной деятельности.

Пользоваться всеми социальными льготами и привилегиями, предоставляемыми локальными нормативными актами Компании и действующим трудовым законодательством.