Отжимать - это нормально. Как получать максимум от сотрудников
Шрифт:
Что написано пером – не вырубишь топором.
(Народная мудрость)
Конечно, во всем следует соблюдать меру. Я вовсе не призываю вас разводить в компании бумажную бюрократию. Но отчеты по ключевым направлениям деятельности каждого работника должны быть. Проверено многократно.
Два пишу – три в уме?
Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми
Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:
* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;
* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;
* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;
* компания переплачивает там, где могла бы сэкономить (например, закупая более дорогие расходники или переплачивая на услугах курьерской доставки, ремонта офисной техники или заправки картриджей);
* при увольнении сотрудника теряется часть или вся информация, с которой он работал, а восстановление ее требует времени и дополнительных хлопот.
Так, в одной компании, занимающейся организацией праздников, ведение баз данных было не обязательным и опиралось на персональное желание сотрудника. Разумеется, большинство информации нигде не фиксировалось и хранилось в головах персонала. Стоит ли удивляться, что реализация каждого проекта проходила в этой фирме под лозунгом «И снова – в бой!» и редко обходилась без косяков и накладок?
● Например, зачастую бывало так, что по факту доставки декорации на площадку выяснялось, что она не проходит по габаритам в дверной проем. А ведь если бы ответственный сотрудник потрудился единожды измерить все имеющиеся в пользовании организации декорации и создать соответствующую базу данных, то такой ситуации не могло бы возникнуть в принципе. А так получается, что сами создали проблему – сами же ее героически и решили. И при этом еще потратили деньги фирмы на транспортировку инвентаря туда-сюда, время и нервы других сотрудников (которым наверняка было чем еще заняться).
Если знания человека не упорядочены, то чем больше он знает, тем большей будет путаница в его мыслях.
(Герберт Спенсер)
Или, например, выбор места для проведения праздника. Обычно по факту получения заказа сотрудники упомянутой фирмы «все хором» вспоминали и «гуглили» подходящие под концепцию мероприятия заведения. Потом начинали делать обзвон и уточнять различные детали (вместимость банкетного зала, расчет меню на i чел. и пр.). Разумеется, на все эти действия раз за разом уходило порядочно времени.
А ведь снизить временные издержки на сбор необходимой информации в данном случае можно довольно просто. Нужно лишь один раз создать максимально полную базу данных в Excel с удобной классификацией заведений (например, открытые/закрытые площадки, на какое количество человек рассчитаны, общая площадь, какая кухня и т. п.) и включить в должностные обязанности одного сотрудника ее регулярное ведение и обновление (что значительно проще и занимает гораздо меньше времени).
И при получении нового заказа уже не нужно мучительно
13. Никогда не сдавайся
И последняя тема, которую я хотела бы раскрыть в рамках данной книги, – это правильное внедрение изменений в организации. К сожалению, нередко бывает, что управленцы из-за сопротивления персонала новшествам и их критики бросают давно назревшие в компании нововведения на полпути.
Что бы вы ни затевали, вам понадобится воодушевление. Вне зависимости от того, какую жизненную тропу вы выберите, обязательно найдутся люди, которые будут твердить вам, что вы заблуждаетесь. И на вашем пути к успеху обязательно возникнут трудности, под давлением которых возникнет искушение поверить в то, что ваши критики правы. Чтобы не сбиться с пути и не спасовать перед трудностями, вам понадобится примерно та же вера и примерно то же воодушевление, что испытывает солдат, сражающийся под своим флагом. Даже самый спокойный мир нуждается в бравых и бесстрашных мужчинах и женщинах, которые при необходимости смогли бы его защитить.
(Ральф Уолдо Эмерсон)
Для того, чтобы задуманная вами реформа внутри фирмы увенчалась успехом, полезно придерживаться двух ключевых моментов.
Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в компании изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону».
Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений).
Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.
Часто бывает, что после того, как ТОП-менеджмент компании разработал новую стратегию развития организации, назначил сроки и критерии успешности ее внедрения, он директивно «спускает» серию распоряжений персоналу фирмы и надеется, что «теперь они [сотрудники] заработают по-новому». Спешу вас огорчить: не заработают. Потому что вашим людям проще работать «по накатанной», «как привыкли», и они вовсе не испытывают потребности выходить из зоны комфорта и что-либо менять (помните, что мотивация собственника сильно отличается от мотивации наемного работника?). Отсюда и принципиальная позиция «а-баба-яга-против».
Долго ли ждать перемен к лучшему? – Если ждать – то долго!
(Автор неизвестен)
Именно поэтому важно провести общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично – это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.
Во время такого митинга расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.