Практика управления человеческими ресурсами
Шрифт:
ИНТЕГРАЦИЯ
Хотя многие организации используют разные программы для учета заработной платы и управления персоналом (первые обычно находятся в ведении бухгалтерии), многое можно сказать в пользу комплексной системы. Она делает пользование одной общей базой данных экономически выгодным и создает возможности для таких процессов, как действие системы гибкой оплаты труда (с вариантами для выбора работниками).
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Существует огромный, почти сбивающий с толку выбор пакетов прикладных программ, обеспечивающих хранение данных и создание отчетов. Компании, производящие программное
Как показал опрос IRSI (2004), посвященный использованию информационных систем управления человеческими ресурсами, несмотря на то что рынок прикладных программ ЧР сильно фрагментирован, большинство организаций пользуется внешними поставщиками. Существует два базовых подхода. Во-первых, это «интегрированная оптимальная модель», дающая ссылки на прикладные программы различных специализированных провайдеров и создающая то, что на самом деле представляет собой сделанную на заказ систему. Во-вторых, это модель «набора прикладных программ», когда один торговец предлагает группу модулей, связанных ссылками. Если необходимо прибегнуть к услугам внешнего поставщика, то выбор следует делать следующим образом:
• исследовать рынок компьютерных программ по ЧР посредством посещения торговых выставок и изучения печатных изданий;
• пересмотреть процессы и существующие системы ЧР;
• разработать спецификацию требований к системе;
• послать извещение о тендере нескольким поставщикам;
• собрать отзывы от их нынешних покупателей, не забыв сходить на сайты;
• проанализировать и оценить программные продукты в баллах, сравнив их со спецификацией.
ПЛАН РАЗРАБОТКИ
Вот десять шагов, которые требуются, чтобы разработать и внедрить информационную систему:
1. Определить цели – сокращение управленческих расходов, повышение скорости обработки данных, получение новейшей системы, обеспечивающей принятие решений, или какая-то их комбинация?
2. Подготовить коммерческую аргументацию в пользу системы, которая подробно излагает выгоды и затраты.
3. Провести исследование осуществимости проекта и рассмотреть программы, их возможную стоимость и преимущества. Это исследование организация может провести самостоятельно либо с привлечением внешних консультантов или производителей программного обеспечения, предоставляющих консалтинговые услуги. При исследовании осуществимости проекта провести полный анализ, определить потребности пользователя и дать гарантию, что все, кто связан с проектом, информированы о том, что планируется, какие преимущества он даст и какой вклад в разработку и применение системы от них ожидается. Следует уточнить, какие данные система должна будет содержать и обрабатывать и как они будут использоваться. Необходимо принять во внимание положения Закона о защите данных (1998).
4. Подготовить перечень требований, в котором будет подробно указано, что система предположительно будет делать и каким образом компания хотела бы ее использовать. Этот перечень можно представить как инструкцию поставщикам аппаратного и программного обеспечения, прежде чем выбрать систему.
5. Выбрать нужные аппаратные и программные составляющие системы. К этому этапу может относиться принятие решения о том, в какой степени будут использоваться
6. Составить программу внедрения, гарантирующую, что цели будут достигнуты в отведенный период времени и в рамках бюджета.
7. Привлечь пользователей, дабы гарантировать, что все, кому эта система будет полезна (как линейные менеджеры, так и сотрудники отдела персонала), могут вносить свои предложения и, таким образом, считать эту систему своей, а не навязанной им.
8. Руководить проектом в соответствии с планом внедрения, с целью гарантировать, что он удовлетворяет требованиям по срокам и не выходит за рамки бюджета. Как подчеркивается в Руководстве ИПР по внедрению автоматизированных систем управления персоналом, важно быть уверенным в том, что выбор и внедрение системы – управляемые процессы. Это подразумевает выбор работника, который станет руководителем проекта, отвечающим за реализацию всех перечисленных выше шагов.
9. Провести обучение всех пользователей, дабы гарантировать, что они могут работать в системе и получать от нее все, что возможно.
10. Проверить ее работу и убедиться, что система оправдывает ожидания.
ПРИМЕРЫ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ
Как показал опрос IRSI (2004), во многих отношениях базовая функциональность использования касается административных процессов, особенно управления невыходами на работу (очень популярная тема), обучения и повышения квалификации, вознаграждения, выплат, приема на работу и отбора персонала. Большинство отделов ЧР использовали свои информационные системы УЧР для изменения ставок заработной платы, учета кадров, мониторинга показателей невыходов на работу и составления анкет для последующего заполнения вручную. Не так уж много организаций использовали свои системы информационных технологий в стратегических целях: для планирования человеческих ресурсов, оценки навыков работников, последующего анализа этих данных и принятия необходимых мер. Некоторые, но далеко не все, организации разрабатывали прикладные программы для собственного использования, касающиеся регистрации изменения личных данных работников и резервирования мест на курсах обучения. Основные типы прикладных программ кратко описаны далее.
УЧЕТ КАДРОВ
Сюда могут входить персональные данные, информация о должностях, трудовые договоры, сведения о заработной плате, результаты аттестации, координаты для связи и адреса, данные о деловых качествах работника. Последнее может включать специальную информацию, которая потребуется компании о ее работниках, в том числе о квалификации, специальных навыках и компетенции, повышении квалификации, невыходах на работу, медицинской карте и дисциплине.
«КОМПАНИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ» (B2E)
Согласно определению Watson Wyatt Worldwide (2002), процессы «компания для сотрудников» (B2E) включают в себя применение любой компьютерной технологии, помогающей менеджерам и работникам получать непосредственный доступ к услугам ЧР и прочих отделов для коммуникации, отчетам о показателях труда, управлению групповой работой и обучением, не говоря уже об административных прикладных программах. Здесь можно принять на вооружение метод самообслуживания, который позволяет менеджерам и членам персонала пользоваться данными по учету кадров, обновлять их или пополнять новой информацией при условии соблюдения жесткого режима секретности.