Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
Офис – проактивное внимание
Дом
Лайза – ожидание
Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначения «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.
Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.
EXCEL
Если
КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»
Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.
ИНТЕРНЕТ– ПРИЛОЖЕНИЯ
Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.
Например, когда я нахожусь рядом с Джимом, то могу вытащить лишь те действия, которые с ним связаны и помечены соответствующим тэгом. Когда я дома и пребываю в хорошем настроении, то вытаскиваю задания из списка «Дом», а также те, что помечены тэгом «проактивное внимание». Если я занимаюсь обзором и анализом и хочу просмотреть все свои проекты, это не составляет никакого труда.
Программные приложения и их аналоги для смартфонов и планшетов обеспечивают легкий текстовый поиск и расстановку тэгов. Таким образом, вы можете очень быстро и легко получить необходимую информацию. Возможности приведения данных к наиболее удобному формату практически бесконечны. У интернет-приложений масса достоинств, но есть и серьезный недостаток: люди отвлекаются на поиск чуть более простых способов управления списками, забывают о функциональности, а это снижает продуктивность серьезной работы. Помните о тонкой грани!
ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СМАРТФОНОВ И ПЛАНШЕТОВ
Сегодня многие люди используют интернет-приложения, причем не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах. Выбирая самое подходящее приложение, интересуйтесь и тем, существуют ли возможности установить аналогичное
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРИЛОЖЕНИЙ?
1. Функциональность
Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:
Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).
Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «тэги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!
Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).
Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!
Стоит обратить внимание и на следующее:
Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.
Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.
Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).
Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений, Remember the Milk, позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)
Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).
Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что случится с вашей информацией, если приложение рухнет, что, честно говоря, довольно маловероятно!)
2. Надежность и репутация
Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.