Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.
ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ
Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения
Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!
ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ
Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ
Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.
Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ
Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ
Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную
ЕЖЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЛ: ОБОЮДООСТРЫЙ МЕЧ НАСТОЯЩЕГО НИНДЗЯ
Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако хотя многие уже это делают, большинство таких списков неработоспособно: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.
Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.
Ниндзя относится к ежедневному списку дел иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.
Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.
Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post– It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые бумажки помогают мне сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Если основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!
Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации, которая может потребовать вашего внимания в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка Джози из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.