Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
ПЕРЕСМОТР ЕЖЕДНЕВНОГО СПИСКА ДЕЛ
Если неожиданность произошла часов в одиннадцать, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу: другие дела вытеснят все то, на что вы хотели направить свое драгоценное внимание, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел
Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. Вы должны понимать, что мир меняется, но вы подготовлены к этим переменам, вы умеете принимать разумные решения, вы владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете что? Именно так и следует жить!
Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя
Да, да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь сделать все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.
Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. Я использую список «Ожидание» для того, чтобы следить за бесчисленным множеством событий. В моем списке отражены:
Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).
Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).
Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).
Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Этот список не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для эффективной проверки списка «Ожидание».
Прочее, что требует организации
Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?
Лоток ожидания.
Цифровые и бумажные справочные системы.
Парк хороших идей.
Календарь.
Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).
Большая корзина для мусора.
Давайте
ЛОТОК ОЖИДАНИЯ
Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:
Входящие (верхний).
Ожидание (средний).
Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие документы, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.
СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ
Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.
Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:
1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.
2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!
3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.
Грядущая гибель бумажных справочных материалов