Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
2. СВЯЗАНО ЛИ ДЕЙСТВИЕ С КРУПНЫМ ПРОЕКТОМ?
После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли это действие с проектом, которого еще нет в списке проектов. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе осуществления проекта. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.
3. УСТАНОВЛЕН ЛИ ДЕДЛАЙН, КОТОРЫЙ НУЖНО ЗАФИКСИРОВАТЬ В МОЕМ КАЛЕНДАРЕ?
Это –
Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?
В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:
Ежедневный список дел
Основной список действий
Список проектов
Список «Ожидание»
Парк хороших идей
Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины оттого, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге. Сейчас мы с вами пробежимся по небольшому списку, и вы сможете выбрать то место, которое наилучшим образом подходит для ваших списков.
БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК
Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.
Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота
Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.
Первые страницы блокнота используйте обычным образом.
Первые страницы
Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.
Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.
ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ
Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:
1. Ежедневный список дел
2. Основной список действий
3. Список «Ожидание»
4. Список проектов
5. Парк хороших идей
Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!
MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части: