Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
В идеале все скоросшиватели с документами, требующими от вас действий, должны находиться как можно ближе к вашему рабочему месту, например, в ящике письменного стола, в тумбе рядом со столом, в шкафу за столом или в кейсе, который играет роль вашего мобильного офиса. Очень важно, чтобы эти папки были под рукой, потому что они вам будут нужны в течение всего рабочего дня. (Далее я поделюсь несколькими советами, заточенными конкретно под ваш стиль продуктивности. Их использование сделает процесс управления информацией еще более результативным и эффективным.)
Система управления бумажным документооборотом, которую я только что описала в общих чертах, универсальна и применима, в том числе, и к личным бумагам в домашних условиях. Просто соблюдайте указанную очередность шагов.
Возьмем, к примеру, процесс обработки корреспонденции. Скажем, вы открываете почтовый ящик, а оттуда вываливается целый ворох писем. Итак, вы берете их одно за другим, читаете и решаете, к какой категории они относятся: приглашение, квитанция, выписка из банковского счета, каталог товаров, журнал, информация о благотворительной акции или письмо личного характера. По каждому из них определитесь, требует
По корреспонденции, не требующей ответной реакции, задайте себе вопрос: эти письма еще могут мне понадобиться? Например, письмо от некоммерческой организации «Среда обитания для человечества», в котором вас благодарят за денежное пожертвование, необходимо сохранить как подтверждающий документ для налоговой декларации. Если полученная вами бумага относится к материалам справочного характера, спросите себя: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?» и «Где еще я смогу ее найти?». Если причин сохранять письмо нет, выбросите его. Я лично заметила, что намного эффективнее взять почту и дойти с ней до корзины, куда мы складываем бумагу для сдачи макулатуры. Стоя у контейнера, я сразу же «отбраковываю» все каталоги, рекламки и флаеры (за исключением тех, которые мне действительно будет интересно почитать). После чего у меня сразу же возникает чувство удовлетворения, так как ужать стопку писем удается существенно.
В случае необходимости выполнить какое-то действие, например оплатить счет, купить подарок ко дню рождения или прочитать журнал, у вас есть три способа отреагировать: совершить указанное действие немедленно, перепоручить его кому-нибудь другому или добавить в перечень задач. К последнему варианту вы будете чаще всего прибегать, если информация поступила к вам по почте. Не забудьте сделать соответствующую отметку в своем списке дел и затем сохраните бумагу.
У нас в доме есть красный лоток для счетов. Все квитанции об оплате, приходящие в течение недели, мы складываем туда. В субботу утром мой супруг Эндрю уносит красный лоток на кухню, открывает ноутбук и быстро оплачивает счета по интернету. Затем бумажки уничтожаются. Еще у нас в гостиной рядом с двумя креслами стоит корзина, куда мы кладем газеты и журналы, которые хотим почитать. Раз в несколько недель она опустошается: газеты и журналы отправляются в макулатуру независимо от того, успели мы их пролистать или нет, потому что для хранения текущей прессы мы выделили только это место.
Моя клиентка Джил успешно применила эту систему к бумажным завалам у себя дома, и ей наконец-то удалось избавить семью от пылящегося «вторсырья». Сегодня Джил применяет указанный подход к каждому клочку бумаги, который к ней попадает, – читает, принимает решение, действует определенным образом и сохраняет только то, что нужно. Почта у нее уже не залеживается. Она даже детей приучила к порядку.
Джил установила два небольших контейнера в углу рядом с задней дверью дома. На одном из них наклеена этикетка «Подписать», а на другом – «Проверить». Это два самых часто предпринимаемых ею действия по отношению к бумагам, которые приносят в дом дети: посмотреть и подписать контрольную работу, подписать разрешение на экскурсию в зоопарк или заполнить бланк заказа на школьные фотографии и приложить к ним чек об уплате. Каждый день по возвращении домой из школы дети быстро выгружают содержимое своих рюкзачков и кладут бумаги, которые Джил должна почитать и совершить по ним некое действие, в соответствующий контейнер.
При наличии бумаг, не подпадающих ни под одну из этих двух категорий, дети показывают их Джил после обеда, и она решает, как на них реагировать. У Джил есть зеленая файловая папка для хранения счетов и красная пластиковая – для поручений. Во второй собирается вся информация по предстоящим покупкам, например описание конкретного типа бутс для игры в футбол или плакатного картона, необходимого для школьного проекта. Еще Джил завела небольшую пластиковую папку-короб для документов, которые понадобятся для оформления налоговой декларации или других юридических целей. Короб находится на верхней полке кладовки – во вполне доступном месте, недалеко от рабочего стола Джил на кухне, и при этом никому не мешает.
В итоге кухня и прихожая Джил теперь всегда выглядят опрятно: никаких ворохов печатной продукции вперемешку с непонятными листочками. Все члены семьи обучены системе работы с бумагами и знают, что с ними делать. Джил удалось существенно сократить визуальный «хлам» в доме и избавиться от извечной сцены «Где мой пропуск?», которая раньше разыгрывалась ежедневно примерно в 6:30 утра. И что самое важное: Джил теперь способна быстро и эффективно выполнять свои задачи – причем без всякого стресса.
Создайте собственную поисковую систему
Четырехшаговый метод управления бумагами универсален и может применяться людьми всех стилей продуктивности. Однако способ организации и хранения бумаг должен отражать особенности вашего индивидуального стиля – тогда он будет для вас оптимальным.
Давайте посмотрим, как повысить производительность, индивидуализировав поисковую систему документов и подобрав инструменты, которые действительно соответствуют вашему стилю работы.
Ваш подход к поиску документов
Вы склонны к аналитическому, логическому, критическому мышлению, основывающемуся на фактах, а потому ваша поисковая система должна быть стройной, опрятной и эффективной. Возможно, вам, с вашим подспудным стремлением все просчитать, идеально подойдет алфавитная или числовая система хранения документов, например календарная (месячная). Скажем, вы нумеруете папки цифрами от 1 до 31 – по одной на каждый день месяца. В папку с номером 1 складываете все материалы, которые понадобятся для работы первого числа месяца: билеты на самолет, если планируете в то утро куда-то лететь, текст презентации,
Инструменты, которые стоит опробовать
Файловые папки и картотечные шкафы – ваши излюбленные инструменты. Вам, скорее всего, подойдут папки одного цвета, желательно натурально-бежевого, совсем новые или почти неиспользованные – никаких потертых, рваных краев или пятен: подобное недопустимо. Эффективность для вас очень важна, а потому вам стоит попробовать держать лишь по одной файловой папке в каждом гнезде подвесной регистратуры, чтобы ее можно было легко и быстро извлекать. В идеале этикетки на паках должны быть единообразными, печатными, так что подумайте о том, чтобы обзавестись собственной машинкой для печати наклеек. Поскольку визуальный шум вас только отвлекает, держите свои бумаги и папки в ящиках или хотя бы вне зоны прямой видимости, например на столике или тумбе за письменным столом. Так они по-прежнему останутся в пределах досягаемости, но при этом не будут мозолить глаза.
Ваш подход к поиску документов
Ваш мыслительный процесс отличается организованностью, последовательностью, планомерностью и детальностью. Еще не было ни одного канцелярского товара или инструмента, который бы вам не понравился, особенно из числа файловых папок, картотечных шкафов и накопителей бумаг. Для вас оптимальна алфавитная система хранения, так как она в наибольшей степени отвечает вашей склонности к последовательному мышлению. Как и приоритетчики, вы предпочитаете, чтобы папки были одного цвета, совсем или почти новые. Помятые углы, шероховатости и пятна сразу бросаются вам в глаза, а неразборчивые и кривые надписи на этикетках отвлекают от дел, поскольку детали для вас весьма немаловажны. Вложитесь в покупку машинки для печати этикеток – вам понравится, какими единообразными и симпатичными они будут получаться, и, возможно, вы даже оклеите ими все предметы в офисе.
Инструменты, которые стоит опробовать
Активизируйте свою склонность к планированию – подумайте о создании недельной системы хранения. Заведите семь подвесных папок и наклейте на них названия дней недели. В процессе планирования работы на предстоящую семидневку перекладывайте все, что потребуется вам в тот или иной день, в соответствующую папку. Вы можете реализовать эту систему организации, используя также лотки для бумаг или пластиковые накопители: наклейте на них соответствующие этикетки и складывайте туда все документы, с которыми будете работать в назначенный день.
Ваш подход к поиску документов
Вам свойственно мыслить экспрессивно, эмоционально, в контексте взаимодействия с людьми. Для вас очень важно, как выглядит ваша система и инструментарий для хранения документов, а потому стоит вложиться в покупку файловых папок с интересным, визуально привлекательным дизайном, цветом, текстурой и весом. Стандартные неокрашенные картонные папки вам не понравятся, и вы, скорее всего, не будете ими пользоваться. Лучше подумайте о цветовой маркировке файловых папок – по людям или командам, вовлеченным в проект, или же по типу деятельности.
Инструменты, которые стоит опробовать
Традиционная алфавитная или числовая система хранения вам вряд ли подойдет, а потому стоит попробовать держать документы в разных ящиках стола или контейнерах, разложив их по проектам, людям, виду деятельности или цвету. Поскольку поговорка «с глаз долой – из сердца вон», как вы замечали, иногда применима и к вам тоже, вам лучше пользоваться открытыми лотками и коробами, прозрачными контейнерами или вертикальными накопителями с разделителями. Таким образом все материалы, которые вам понадобятся для работы, будут доступны и на виду. Потратьтесь на покупку специальных маркеров, чтобы надписи на папках радовали глаз.
Ваш подход к поиску документов
Холистическое, интуитивное и интегративное мышление, склонность к синтезу – это о вас. Вы способны видеть будущее и общую картину, а потому мысль о строгой и жесткой системе хранения документов можете воспринимать как чуждое вашей натуре ограничение. Вам никогда не нравился процесс архивации документов, и вы старались избегать его любой ценой, считая одним из самых скучных и досадных занятий на свете!
Инструменты, которые стоит опробовать
Чтобы избежать ощущения самоограничения, попробуйте держать свои документы в корзинах, лотках, открытых коробках или прозрачных контейнерах. Группируйте бумаги по проектам или идеям. Попробуйте разделить документы в одной корзине на подгруппы, для чего используйте файловые папки разных цветов. В таком виде бумаги будут смотреться приятнее, а доставаться еще легче. Используйте свое обостренное визуальное восприятие и купите себе прозрачные папки: так вы сможете видеть их содержимое и оно будет служить вам визуальной подсказкой. Короче говоря, создайте себе систему поиска документов, которая будет максимально простой и минимально структурированной.
Горы бумаг, требующих внимания, для многих людей – проклятие всей жизни. Вот почему советы, собранные в этой главе, могут показаться вам самыми полезными в книге и наиболее эффективно спасающими от ежедневной перегруженности. Победа над чудищем по имени «работа с документами» принесет вам небывалое удовлетворение. Как только вы избавитесь от лишних бумаг, вы обнаружите, что ваш офис и дом стали гораздо чище, опрятнее и привлекательнее. Результат: среда, в которой значительно легче и расслабиться, и сфокусироваться на самом главном. В такой среде вам будет гораздо проще решать крупные проблемы, от которых зависит, что вас ждет на рабочем месте – успех или провал. А еще намного приятнее наслаждаться общением с друзьями и семьей во время вечерней трапезы или большого праздничного обеда