Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
Каждый мечтает получить «звезду героя» за свой труд. Поэтому, делегируя задачу, предоставьте и все необходимые для ее выполнения инструменты, чтобы уполномоченный вами сотрудник мог завоевать эту «звезду» – или даже несколько звезд. Когда ваша команда добивается успеха, это и ваш успех тоже!
Определите стиль продуктивности членов команды и делегируйте им задачи в соответствии с ним
Эффективность делегирования возрастает в геометрической прогрессии, когда вы действуете согласно вашему стилю продуктивности, а не пытаетесь идти против него. Поэтому, когда будете поручать выполнение проектов, старайтесь ориентироваться на стиль продуктивности каждого члена вашей команды и поступайте в соответствии с ним, а не вопреки ему.
Как определить стиль продуктивности сотрудника? Вы можете предложить ему пройти тест, описанный в начале книги или поискать некоторые подсказки и ключи к разгадке «тайны» в его поведении. Каждый человек оставляет после себя следы, за которые можно зацепиться. Одни из них очевидны, другие – едва уловимы. Все зависит от степени выраженности предпочтения личности к тому или иному стилю.
Однажды, когда мы с мужем Эндрю субботним вечером ужинали с нашими ближайшими друзьями Питером и Сью, в разговоре всплыла тема этой книги. Гости почти одновременно задали мне один и тот же вопрос: «Как ты считаешь, какой у меня стиль продуктивности?». Никто из них не проходил соответствующий тест, а потому в своей оценке мне пришлось полагаться именно на такие подсказки. Я на минуту задумалась о том, что знаю о Питере и Сью и что замечала за ними на протяжении многих лет дружбы.
Питер – весьма успешный продюсер сериалов, любитель экстремальных видов спорта на открытом воздухе, ледолазания, катания на лыжах вне трасс и спусков
А вот у Сью совсем иной стиль. Она – мамочка-домоседка и активная участница добровольных акций местной общественности. Еще она – совладелица фитнес-клуба, в котором проводит групповые занятия в качестве тренера. Она не жалует электронную почту, так как предпочитает общаться по телефону или вживую. Сью любит ярко одеваться и обожает аксессуары: туфельки, сумочки, бусы и серьги. Когда нужно что-то записать, она делает это от руки на листочках с клейким краем или на обороте квитанций. Ее домашний офис изобилует цветными файловыми папками, из которых во все стороны торчат бумаги. Сью втайне выписывает журнал People [29] и прочитывает его от корки до корки на одном дыхании, а еще она – большой фанат передач American Idol [30] и «Танцы со звездами».
29
Журнал People – американский еженедельный журнал о жизни знаменитостей. Выпускается с 1974 года издательством Time тиражом 3,75 млн экземпляров (данные за 2006 г.). Прим. пер.
30
American Idol – популярное телешоу на телеканале FOX, в котором молодые певцы соревнуются за звание лучшего начинающего исполнителя. В данный момент это шоу – крупнейшая франшиза в своей области. На телеканале РТР выходила его российская версия – «Народный артист». Прим. пер.
Теперь, узнав об этих «ключах», оброненных Питером и Сью, что вы можете сказать об их стилях продуктивности?
Питеру я пояснила, что он, как мне кажется, по стилю продуктивности визуализатор, а Сью – организатор. Далее мы обсудили их предпочтения относительно образа мыслей и действий, и оба согласились, что мои наблюдения и предположения верны. Свои оценки я строила на том, какой стиль работы им больше нравится, как они говорят о времени и как управляются с ним, какие слова и фразы обычно употребляют в разговорах, как одеваются и какие аксессуары выбирают, каким увлечениям предаются, какие книги любят читать, какие телешоу и фильмы смотрят.
У каждого стиля продуктивности есть свои вполне различимые предпочтения в каждой из областей. Используйте представленную ниже вставку как руководство-справочник для определения стиля продуктивности членов вашей команды. Электронную версию вы можете загрузить с сайта www.carsontate.com.
Тип ключей: Стиль электронных посланий
• сухой язык,
• минимально необходимое количество слов и фраз;
• часто без какого-либо приветствия и заключительной фразы
Тип ключей: Управление временем
• крайний срок воспринимает как нечто окончательное и пересмотру не подлежащее;
• способен фокусироваться и расставлять приоритеты;
• временами баланс между работой и личной жизнью перекошен
Тип ключей: Управление проектами и задачами
• первым делом решает проблемы;
• фокусируется на результате или цели, которых необходимо достичь;
• задачи расставляет в порядке приоритетности
Тип ключей: Рабочее место
• никакого или почти никакого визуального шума;
• четкие, чистые линии;
• на столе или рабочей поверхности находится только то, что необходимо для текущей работы, ничего лишнего
Тип ключей: Часто используемые слова и выражения
• «В чем цель?»
• «Каковы факты?»
• «Чтобы все было сделано»
• «Расставлять приоритеты»
• «Предвидеть»
• «Делать по уму»
Тип ключей: Одежда и аксессуары
• консервативная, сшитая на заказ;
• приглушенные или темные цвета;
• скорее официальная и жестко структурированная;
• никаких или почти никаких аксессуаров
Тип ключей: Хобби и увлечения
• индивидуальные виды деятельности или те, которые осуществляются небольшими группами людей;
• занятия с ясными целями или результатами, желательно измеримыми, скажем, количеством набранных очков;
• примеры: гольф, теннис
Тип ключей: Книги, фильмы и телепередачи
• основанные на фактах или созданные по горячим следам событий с участием реальных людей;
• посвященные обсуждению данных и трендов
Тип ключей: Стиль электронных посланий
• для построения ключевых мыслей используются маркированные или нумерованные списки;
• четко заявлены конкретные действия;
• указаны крайние сроки или временные рамки
Тип ключей: Управление временем
• крайний срок для него окончателен и пересмотру не подлежит;
• нередко выполняет работу раньше назначенного срока;
• поддерживает подробный и высокоструктурированный временной график
Тип ключей: Управление проектами и задачами
• в первую очередь берется за организацию проекта;
• составляет план и график работ по выполнению задач;
• определяет сроки и составляет план проекта
Тип ключей: Рабочее место
• хорошо организовано;
• каждая вещь находится на своем месте;
• все материалы по проекту надписаны и убираются из виду, когда не используются
Тип ключей: Часто используемые слова и выражения
• «Как мы этого добьемся?»
• «План»
• «Организовать»
• «Обобщить»
• «Перечень/график»
• «Время для выполнения работы»
Тип ключей: Одежда и аксессуары
• консервативная, сшитая на заказ;
• функциональная, практичная, ноская;
• приглушенные или темные цвета;
• практичные аксессуары
Тип ключей: Хобби и увлечения
• организованные, структурированные виды деятельности
Тип ключей: Книги, фильмы и телепередачи
• исторические и биографические фильмы;
• сфокусированные на том, как именно что-то делается
Тип ключей: Стиль электронных посланий
• наличие приветствия и заключительной фразы;
• приводится личная информация и задаются личные вопросы;
• текст разбит на абзацы,
• письмо несколько длинновато.
Тип ключей: Управление временем
• крайний срок воспринимает как временной ориентир для завершения работы;
• готов обсуждать работу и сроки с коллегами и менеджерами;
• имеет план или общую идею о рабочем дне
Тип ключей: Управление проектами и задачами
• первым делом решает, кого необходимо привлечь к реализации проекта;
• активно коммуницирует и делегирует задачи;
• составляет наглядные цветные схемы на бумаге от руки
Тип ключей: Рабочее место
• личные вещи и сувениры на виду;
• звучит музыка, льется мягкий свет;
• яркие, многоцветные папки, ручки и лотки
Тип ключей: Часто используемые
• «Кто участвует в реализации проекта?»
• «Сообщить», «коммуникация»
• «Люди/команда»
• яркие описательные фразы и слова
• активное использование языка тела, осязания, зрения, обоняния, вкуса
Тип ключей: Одежда и аксессуары
• модная, стильная, яркая;
• множество аксессуаров;
• мягкие, удобные в носке ткани и покрой
Тип ключей: Хобби и увлечения
• коллективные виды деятельности;
• ремесла или занятия, связанные с ручным творчеством
Тип ключей: Книги, фильмы и телепередачи
• сфокусированные на людях, взаимоотношениях и человеческих историях;
• изображающие полный спектр эмоций
Тип ключей: Стиль электронных посланий
• множество идей изложено одновременно;
• длинные или сложные предложения;
• нередко отсутствует обращение и заключение
Тип ключей: Управление временем
• крайний срок – это тот момент, когда проект или задача будут завершены;
• склонность максимально увеличивать время для выполнения работы;
• мысленно представляет себе, как пройдет день
Тип ключей: Управление проектами и задачами
• прежде всего обдумывает проект и проводит мозговой штурм;
• старается понять значимость проекта;
• составляет наглядные цветные схемы на бумаге от руки
Тип ключей: Рабочее место
• бумаги, книги, файловые папки используются как визуальные подсказки;
• оригинальные и необычные памятные вещицы на виду;
• пространство и инструменты для проведения мозгового штурма всегда в наличии
Тип ключей: Часто используемые слова и выражения
• «Представь», «вообрази»
• «Мозговой штурм», «визуализация»
• «Видение конечного результата»
Тип ключей: Одежда и аксессуары
• модная, стильная, яркая;
• удобная и функциональная;
• оригинальные или сделанные на заказ, ручной работы предметы одежды и аксессуары
Тип ключей: Хобби и увлечения
• коллективные или индивидуальные виды деятельности;
• экстремальные виды спорта или приключения;
• занятия, связанные с риском, новизной или высокой долей неизвестности, например затяжные прыжки с парашютом или спуски на лыжах с труднодоступных вершин
Тип ключей: Книги, фильмы и телепередачи
• сфокусированные на будущем, инновациях, грядущем;
• волнующие, связанные с риском
Наша склонность к тому или иному образу мыслей сказывается не только на том, как мы структурируем и выполняем свою работу. Она влияет и на другие решения, которые мы принимаем, и виды деятельности, которыми занимаемся. Понаблюдайте за членами вашей команды, прислушайтесь к их речи. То, что вы заметите, способно немало удивить вас и навести на интересные мысли и прозрения в отношении продуктивного стиля ваших сотрудников, что обязательно повысит вашу эффективность в области делегирования полномочий.
Говорите так, чтобы быть услышанным
Каждый стиль продуктивности отличается своим особым подходом к коммуникации, то есть умению слушать и говорить. Теперь, когда вы уже определили стиль продуктивности каждого члена своей команды, можете так подстраивать свою речь под собеседника, чтобы ваше послание было им адекватно понято. Ниже предложен ряд конкретных коммуникативных стратегий, которые можно использовать в общении с людьми разного типа.
Стиль приоритетчика
Приоритетчик склонен мыслить аналитически, логически, отталкиваясь от фактов. Поэтому, разговаривая с ним, фокусируйтесь на данных и фактах. Выражайтесь кратко, ясно, лаконично и точно: никакого пустого трепа. Продумайте свои идеи заранее и представьте их аргументированно и последовательно. Приоритетчики любят работать с документами в письменной форме, в которых все сформулировано четко, по делу и технически выверено.
Как делегировать задачи приоритетчику
Когда будете делегировать задачу приоритетчику, в самом начале разговора ясно озвучьте цель проекта и дайте собеседнику понять, какого именно результата вы ждете. Затем изложите факты или текущие данные по проекту и предоставьте точную ссылку на ресурсы, из которых почерпнули информацию. В конце сообщите крайний срок. Можете смело рассчитывать, что разговор не затянется надолго – приоритетчики предпочитают, чтобы их избавляли от лишних слов.
Стиль плановика
Мыслительный процесс плановика, как правило, отличается организованностью, последовательностью и детальностью. Поэтому, когда будете делегировать ему выполнение задачи, не перескакивайте с темы на тему, избегайте отклонений, излагайте свои идеи четко и последовательно и подробно распишите график работ. Предоставьте исчерпывающие сведения и ссылки на имеющиеся в этой области нормативы, законы и процедуры, соблюдение которых может повлиять на реализацию проекта.
Как делегировать задачи плановику
Когда будете делегировать полномочия плановику, еще в начале разговора последовательно распишите все шаги по выполнению задачи в соответствии с графиком. Затем обсудите текущие процессы или процедуры, которые могут сказаться на реализации проекта. В заключение подробно опишите последующие процедуры, так как для плановика очень важно довести дело до конца и уложиться в срок.
Стиль организатора
Организаторы предпочитают более экспрессивный и эмоциональный язык и стиль мышления, в том числе язык жестов. Им нравится взаимодействовать с людьми. Поэтому, общаясь с организатором, позаботьтесь о том, чтобы разговор сложился неформальный, открытый и теплый, без особого, тайного сценария. Организаторы интересуются прежде всего тем, как скажется проект на людях и кто еще вовлечен в него, и хотят быть уверены, что при составлении планов интересы членов команды будут учтены в равной мере.
Как делегировать задачи организатору
Когда будете делегировать выполнение задачи организатору, начните разговор с личного вопроса или комментария. Затем сообщите, кто еще вовлечен в процесс и как выполнение задачи скажется на других членах команды. В заключение спросите, нет ли каких-нибудь вопросов, и дайте время собеседнику высказать свои мысли о проекте.
Стиль визуализатора
Визуализатору свойственно глобальное, интеграционное мышление. Он силен в синтезе. Поэтому, когда будете общаться с человеком такого типа, не вдавайтесь в подробности, а постарайтесь изложить общую картину, используя образные выражения и метафоры. Объясните, как проект или задача соотносятся с генеральной стратегией организации. Визуализаторам важно получить целостное представление о проекте в общих концептуальных рамках, а потому избегайте увязания в деталях.
Как делегировать задачи визуализатору
Когда будете делегировать полномочия визуализатору, сразу же объясните ему необходимость реализации данного проекта. Почему это важно для организации. Как его реализация вписывается в целостную стратегию или миссию компании. Чтобы донести до сотрудника свое послание, используйте живые, образные выражения. Затем подчеркните, что вы лояльно настроены по отношению к выбору метода достижения желаемого результата, чтобы визуализатор не чувствовал себя как в клетке или смирительной рубашке. В конце разговора укажите крайний срок завершения работы.
Если вы построите разговор с учетом особенностей стиля продуктивности собеседника, вы гарантируете себе то, что ваше послание будет услышано и воспринято правильно. Однако если у вас в команде появился новый член или вам нужно поработать с коллегой из другого отдела, которого вы плохо знаете, вы все равно можете наладить с ними хороший контакт, независимо от их стиля продуктивности. Добиться этого можно, ответив в процессе делегирования задачи на четыре вопроса: что, как, кто и почему. Каждый из них вызывает особый интерес у людей с тем или иным стилем продуктивности.
• Приоритетчики сфокусированы на вопросах, начинающихся со слова «что?»: «Чего вы хотите добиться? В чем ваша цель? На чем основаны такие предположения?».
• Плановики интересуются прежде всего вопросом «как?»: «Как вы хотите, чтобы я это сделал? Каким количеством времени я располагаю? Как такая работа выполнялась в прошлом?».
• Организаторы в первую очередь спрашивают, «кто?»: «Кто вовлечен в выполнение проекта? Кто еще должен получить эту информацию? Кого коснутся результаты реализации инициативы?».