SAP Business One. Строим эффективный бизнес
Шрифт:
Бизнес Giftec ориентирован на клиентов в области производства. Фактически Giftec продает сырье из которого уже делаются товары, в основном рекламная продукция и в меньшей части продукция технического hi-end. Основные клиенты компании — это те клиенты, на которых она выходит сама. Используются всевозможные базы компаний и справочники Рекламные компании тоже приводят клиентов, но в последнее время из списка: интернет, выставки пресса и рассылка рекламных материалов — 70% клиентов приходит через сайт компании.
В основном менеджеры сами связываются с клиентом, но если он звонит сам, то на ресэпшн у секретаря два телефона и она может принять одновременно два звонка. Если у секретаря заняты оба телефона, то звонок переадресовывается
Именно на обсуждении характеристики и набора товара делается основной упор в бизнесе компании Клиенты подолгу обсуждают сравнительные характеристики различных товаров. По телефону редко кто-то покупает, только старые клиенты и только по позициям которые им хорошо известны. Новые клиенты (или новые товары для старых клиентов) требуют приезда в офис и длительных консультаций и переговоров лично с менеджером, с демонстрацией товаров. В результате классические задачи CRM не так актуальны, как другие потребности в автоматизации деятельности менеджеров по продажам. Здесь полезным было бы вспомнить знаменитый философский принцип, известный как «Бритва Оккама»: «Не следует искать возможного сверх необходимого». Если применить его в несколько необычной форме к этой ситуации, то его можно интерпретировать так: «Следует в первую очередь использовать те функции системы, которые решают наиболее сложные для работы проблемы. Не следует использовать что-то только потому, что это модно или может быть сделано». Но в перспективе Giftec планирует развитие SAP Business One и в этом направлении.
«В SAP Business One очень много возможностей. Но человек так устроен, что не использует их все, пока у него есть возможность не делать этого и ему не показали, как это удобно. Мало кто использует все возможности электронной почты или текстового редактора. Люди очень неохотно осваивают новые вещи».
Бизнес Giftec заключается в том, что закупаются материалы, в основном за границей, товары попадают на склад. Продажа идет через несколько городов Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Самара и Ростов-на-Дону. Таким образом, товар проходит несколько этапов. Первый этап — это закупка и доставка на склад. Второй этап — реализация и поставка покупателю.
Процесс внедрения в Giftec проходил следующим образом:
• На первой стадии представители Softline изучили бизнес Giftec: какие бизнес-процессы работают в компании, начиная с закупки, поступления на склад, продажи и так далее.
• После этого Softline продемонстрировал, как каждый из этих процессов реализован в SAP и какие интерфейсы у них. Чем доступнее и понятнее интерфейс, тем проще и быстрее внедряется такая система.
• На следующей стадии Giftec попросил продемонстрировать, как эти бизнес-процессы связаны между собой. Например, как связаны между собой действия менеджеров по продажам и финансового отдела, существует ли связь между этими модулями. Тут очень важно, чтобы действия каждого подразделения адекватно отражались в модулях других подразделений.
• После того как SAP Business One установлен (а
Внедрение SAP Business One в Giftec проходило в несколько этапов. На первом этапе были проведены семинары с тремя основными группами пользователей, определенными консультантами и руководством компании.
• Финансовый отдел — движение денег как внутри компании, так и по партнерам — поставщики заказчики, движение денег по этим категориям.
• Отдел логистики — размещение заказов у поставщиков, отслеживание перемещения товаров, обработка заказов, приход товаров на склад с добавлением всех накладных расходов связанных с доставкой. Это позволяет правильно рассчитать себестоимость товара.
• Коммерческий отдел — ведение базы клиентов, заказов, отгрузок.
Кроме обучения персонала в Giftec был еще выделен специальный администратор, который отвечает за работоспособность программы и обеспечивает выполнение запросов пользователей. Его обучение заняло неделю. Технические вопросы включали базовые операции по настройке системы, установку, обновление при выходе новых версий. Большая часть технического обслуживания относится к обслуживанию СУБД Microsoft SQL Server’а, и опытный администратор знает это и без специальных тренингов по приложению.
В целом технические вопросы в этом тренинге занимают не самое большое место. Гораздо больше времени было уделено вопросам бизнеса, бизнес-логики и бизнес-процессов, тому, как устроены документы, как их настраивать, как устроены отчеты и прочей подобной информации.
«Мы купили SAP Business One не для того, чтобы стать богаче, а для того, чтобы не стать беднее или не вылететь из бизнеса».
Сегодня три менеджера Giftec обрабатывают более 200 документов на отгрузку в месяц, не считая поиска клиентов и проведения сделок. Это достаточно высокая нагрузка, но по утверждению представителей компании SAP Business One существенно облегчил эту часть работы с документами. Это происходит потому, что, когда создан один документ — коммерческое подтвержденное предложение, — все остальные документы легко получаются из него, включая документы строгой отчетности: счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Раньше менеджеры выписывали документы и передавали их бухгалтерии, которая заново набивала в программе 1С эти же данные. Три менеджера грузили одного сотрудника бухгалтерии этой ненужной работой, хотя у него были и свои задачи. Теперь эти документы могут быть экспортированы непосредственно из SAP Business One в 1С:Бухгалтерию. Теперь в функции сотрудника бухгалтерии входит не перенос данных с бумажных носителей, а «прием» документов и контроль их. Это происходит с помощью небольшого дополнения, написанного программистом и обеспечивающего передачу данных из таблиц Microsoft SQL Server из приложения SAP Business One в приложение 1С. Это как раз пример того, как изменились возможности программного обеспечения после перехода Giftec c DOS-системы в современную архитектуру. Естественно, что раньше это было просто невозможно.
«Современная архитектура SAP Business One позволяет интегрировать эту систему со множеством других приложений. Раньше у нас был специальный сотрудник, который набивал составленные менеджерами документы в 1С. Сейчас это выполняется автоматически».
Как признает администратор Giftec, первые недели эксплуатации были самыми сложными. Объем усвоенной на тренингах информации был очень большой, и применить его на практике было не всегда легко. Были некоторые проблемы с терминологией и переводом документации, решенные достаточно оперативно.