Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Ковалев Сергей Викторович

4.2. Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1. Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2. Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3. Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

• Начальник ЮО рассматривает

и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

• Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

• Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4. В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5. После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6. В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.

4.2.7. Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту — договор комиссии, инофирме — контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.

4.2.8. Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.

4.3. …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о бизнес-процессах. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за процедуры регламентируемого бизнес-процесса.

Пример такого упрощенного положения о процессе «Подбор и прием персонала» приведен в табл. 6.6.

Табл. 6.6. Упрощенное положение о процессе «Подбор и прием персонала»

Положение о бизнес-процессе «Подбор и прием персонала»

Ответственный за бизнес-процесс: Начальник отдела подбора персонала.

6.4. Структурные регламенты

Структурные регламенты регламентируют оргструктуру компании и выполняемые ею процессы. Этот тип документов регламентирует компанию с точки зрения оргструктуры — в них прописываются сначала структурные единицы, а потом указываются процессы, которые они выполняют.

Существуют три вида структурных

регламентов. Первый вид представлен регламентом верхнего уровня и называется положением об организационной структуре компании. Второй вид представляет группу документов среднего уровня, регламентирующих структурные подразделения. Эти регламенты называются положениями о структурных подразделениях, и их количество определяется широтой и глубиной регламентации предприятия. И последний третий вид структурных регламентов представляет группу документов, регламентирующих самый нижний уровень оргструктуры — персонал. Эти регламенты называются должностными инструкциями, и их количество также определяется широтой и глубиной регламентации компании.

Различия между тремя видами структурных регламентов определяются уровнем описания оргструктуры. Если положение об оргструктуре описывает всю структуру предприятия агрегировано, то положение о подразделении описывает только структуру отдела, а должностная инструкция используется на самом нижнем уровне и детально описывает должностные обязанности сотрудников.

6.4.1. Положение об организационной структуре компании

Положение об организационной структуре описывает структуру предприятия на верхнем уровне, показывая, из каких структурных единиц состоит компания и какие процессы они выполняют.

Помимо этого положение об оргструктуре имеет и другие важные разделы, такие как: общие положения, порядок внесения изменений, приложения и пр.

Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов, которые этот документ может содержать, приведена в табл. 6.7.

Табл. 6.7. Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов

I. Общие положения

1.1. Назначение (цели) положения;

1.2. Область применения положения (структурные подразделения, должности и процессы, деятельность которых регламентируется положением);

1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие оргструктуру компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);

1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;

1.5. Прочее.

II. Организационная структура компании первого уровня

2.1. Структурная единица 1;

2.2. …

Примечание: В этом разделе приводится описание оргструктуры компании первого уровня.

III. Бизнес-направления компании первого уровня

3.1. Бизнес-направление 1;

3.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.

IV. Бизнес-процессы компании верхнего уровня

4.1. Бизнес-процесс первого уровня 1;

• Бизнес-процесс второго уровня 1.1 (процедура);

• …

4.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого-второго уровня.

V. Распределение бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре