Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Ковалев Сергей Викторович

Структуры десятого и одиннадцатого разделов положения «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения об оргструктуре.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В

последнем двенадцатом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры подразделения, схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) по структурным единицам подразделения, а также схемы взаимодействий подразделения с другими подразделениями предприятия.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о структурном подразделении. Из него в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.

В табл. 6.11. приведен фрагмент положения о структурном подразделении, разработанного для отдела оборудования компании, занимающейся поставкой и монтажом технологического оборудования.

Табл. 6.11. Фрагмент положения о подразделении «Отдел оборудования» торговой компании

Положение о структурном подразделении «Отдел оборудования»

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение о структурном подразделении «Отдел оборудования» (далее Положение) в компании ></emphasis> (далее Компания) предназначено для описания бизнес-процессов (функций), выполняемых подразделением, его прав, ключевых показателей и взаимодействий с другими структурным подразделениями компании.

1.2. Общее руководство подразделением осуществляет начальник отдела оборудования (далее Руководитель), который напрямую подчиняется Коммерческому директору компании.

1.3. В своей деятельности подразделение руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающимися деятельности подразделения, а также настоящим положением.

II. Бизнес-процессы (функции) подразделения

2.1. Основные бизнес-процессы (функции)

• Проведение переговоров с клиентами;

• Заключение договоров с клиентами на поставку технологического оборудования;

• Проведение переговоров с производителями технологического оборудования;

• Заключение договоров с производителями на производство и поставку оборудования;

• Поиск транспортных экспедиторов и заключение договоров

на оказание транспортных услуг;

• Организация доставки оборудования клиенту;

• Проведение расчетов с покупателями оборудования;

• Проведение расчетов с производителями оборудования;

• Организация монтажа технологического оборудования у клиента;

• Организация проведения пуско-наладочных работ у клиента;

• Организация сервисного гарантийного и послегарантийного обслуживания технологического оборудования;

• Работа с претензиями клиентов;

• Контроль выполнения договоров на поставку технологического оборудования;

• Организация решения спорных вопросов, связанных с деятельностью отдела.

2.2. Обеспечивающие бизнес-процессы (функции)

• Административное обеспечение работы отдела;

• Хозяйственное обеспечение работы отдела;

• Документационное обеспечение работы отдела;

• Информационное обеспечение работы отдела.

2.3. Управленческие бизнес-процессы (функции)

• Управление отделом;

• Бюджетирование деятельности отдела;

• Исследование рынка технологического оборудования, потребителей и конкурентной среды;

• Разработка продуктово-рыночной стратегии;

• Совершенствование и разработка новых услуг;

• Обучение, развитие и мотивация персонала отдела.

III. Права подразделения

3.1. Руководитель отдела от имени и по поручению компании, по доверенности, выдаваемой генеральным директором компании имеет право:

3.1.1. Заключать договоры на поставку и производство технологического оборудования, а также оказание и приобретение установленных услуг;

3.1.2. Рассматривать и разрешать претензии.

3.2. Сотрудники отдела в установленном порядке имеют право осуществлять переговоры с организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.3. Сотрудники отдела в установленном порядке имеют право запрашивать и получать от других структурных подразделений компании услуги, материалы, справки и прочую информацию, необходимую для надлежащего выполнения бизнес-процессов (функций) подразделения.

IV. Оценка работы и ключевые показатели подразделения

Работа отдела оборудования оценивается на основе выполнения им за определенный период бизнес-планов, планов работ и ключевых показателей — KPI(d), которые описаны в счетной карте отдела, прилагаемой к настоящему положению.

V. Взаимодействия подразделения с другими структурными подразделениями компании

Отдел оборудования в пределах, возложенных на него обязанностей, взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

• Инженерный отдел;