Устройство вооруженных сил СССР
Шрифт:
6. Записка — краткое сообщение военнослужащего другому, равному ему по служебному положению. В ней излагаются личные соображения, объяснения, уведомления, приглашения, справки и проч. или вопросы малозначительные, или имеющие полуофициальное значение.
7. Официальное письмо — применяется в официальной переписке между лицами, не связанными условиями взаимной служебной подчиненности, или когда рапорты и сношения по характеру вопроса представляются почему-либо неудобными, или, наконец, при переписке с должностными лицами других ведомств (прил. 36).
8. Телеграмма — текст ее следует составлять в самой сжатой форме, избегая лишних слов (без ущерба для ясности). Адрес пишут в начале,
9. Телефонограмма — составляется тоже в сжатой форме и передается по телефону. Посредством ее передаются всевозможные донесения, распоряжения и сообщения. Для записи как передаваемых, так и принимаемых телефонограмм заводятся особые тетради, в которые записываются фамилии телефонистов, передававших и принимавших их, а также время приемки. Телефонограммы имеют каждая свой входящий и исходящий № (прил. 38, 39).
Телеграммы несекретного характера разрешается передавать по телефону (пр. РВС СССР 1920 г. № 2214; 1921 г. № 1695; 1922 г. №№ 1177 и 2529; 1923 г. № 1798 и 1924 г. №№ 191, 207, 288 и 1065; цирк. НКВМ 1926 г. №№ 18, 44, 57 и 90).
Переписка между частями ведется предпочтительно посредством сношений, при чем выбор того или иного формата бумаги определяется текстом. С левой стороны у нее загибается край на 1 см для подшивки.
В конце служебной бумаги, непосредственно после текста, в случае надобности, приписывается: 1) основание, т.-е. ссылка на соответствующие законоположения, приказы, предписания или распоряжения начальствующих лиц; 2) справка, дающая сведения, необходимые для уяснения содержания бумаги, или указывающая на связь с ранее возбужденной или аналогичной перепиской; 3) приложение, т.-е. подробное перечисление всего прилагаемого к бумаге с указанием числа отдельных листов приложений. Номер бумаги, на которой отвечают, помещается выше текста; если бумага досылается к посланному ранее номеру, то выше текста приписывается номер и дата прежней бумаги.
Искусство составить деловую бумагу зависит от личного уменья и опытности. Однако, надо помнить, что сущность дела должна быть изложена кратко, ясно и точно. Многословие для военнослужащего недопустимо. Никаких условных фраз вежливости, вроде "имею честь", "почтительнейше" и т. п., не допускается.
Служебная бумага подписывается тем начальником, от которого она исходит, и скрепляется тем должностным лицом, по подразделению которого эта бумага изготовлена.
При подписи и скрепе пишутся или печатаются должности тех лиц, кои подписывают бумагу, и их фамилии; последние пишутся обязательно собственноручно и по возможности разборчиво; с правой стороны каждой подписи обязательно печатается в скобках фамилия лица, подписывающего бумагу. Начальник, подписывающий бумагу, одновременно с этим проставляет дату ее подписания. На всех бумагах должны быть проставлены в левом верхнем углу инициалы (грифы) с соответствующими датами: сотрудника, печатавшего бумагу, и непосредственного исполнителя ее, а в левом нижнем углу — всех должностных лиц, просматривавших бумагу. Эти отметки делаются для того, чтобы в любой момент можно было проследить за прохождением переписки.
Должностные лица, исполняющие служебную переписку, должны собственноручно помещать в правом верхнем углу: "сов. секретно", "секретно", "срочно", "циркулярно". Делать какие-либо иные надписи, как например, "весьма спешно", "экстренно", "лично", "с нарочным" и т. п. безусловно воспрещается.
При посылке ведомостей, справок и т. п. сведений препроводительных бумаг не пишется, и в этих случаях на бланке со сведениями проставляется внизу с левой стороны число, месяц и год отправления, исходящий номер и наименование должностного лица, коему эти сведения доставляются.
Переписка, которая по содержанию своему может или должна быть отправлена в подлиннике, пересылается в высшие, равные или низшие инстанции: 1) При собственноручно
В военное и мирное время, на маневрах, полевых поездках, тактических занятиях и т. п. повседневной работе все служебные бумаги, имеющие характер распоряжений и донесений как отдельных должностных лиц, так и войсковых частей, допускается излагать на бланках полевых книжек, при условии проставления исходящих номеров, взятых из журнала исходящих бумаг части, и сдачи использованных полевых книжек в архив части.
В сношениях между должностными лицами надлежит широко применять служебные записки, в которых могут излагаться: личные соображения, мнения, заключения, объяснения, справки и т. п.
Наставление "Полевая служба штабов" рекомендует литеровку полевых книжек (ст. 350–354).
Все срочные вопросы, возникающие между частями, расположенными в одном пункте, должны разрешаться преимущественно путем личного общения должностных лиц или путем телефонных переговоров (пр. РВСР 1919 г. № 41; 1920 г. № 2879; 1921 г. №№ 2614 и 2641; 1922 г. № 2699 и 1923 г. № 1785 и цирк. НКВМ 1925 т. №№ 60 и 61).
Служебная переписка ведется должностными лицами лично или при посредстве состоящих в их распоряжении штабов, управлений и канцелярий. Начальник, имеющий в своем ведении канцелярский аппарат, должен сноситься с частями только при посредстве его, подписывая лично приказы, бумаги с руководящими распоряжениями служебного характера, личную переписку, бумаги, отправляемые высшим и равным начальникам, и те бумаги, которые он прикажет изготовлять за своей подписью. Все остальные бумаги посылаются за подписью тех лиц, коим по положению о данной части это право предоставлено или может быть предоставлено начальником данной части.
Переписка при всех сношениях высших начальников с низшими и обратно в силу принципа субординации всегда ведется по команде. Исключение допускается: 1) когда по существу переписки не требуется знать мнения промежуточных начальников, или когда необходимо сделать срочное распоряжение; это право непосредственного обращения предоставлено высшим начальникам по отношению к таковым же не ниже командира отдельной части; 2) когда переписка ведется между лицами, не находящимися в прямом служебном подчинении; изъятием из этого правила является переписка с иностранными государствами, ведущаяся по команде через НКВМ и по согласовании с НКИД, и 3) по неслужебным делам (пр. РВС СССР 1924 г. № 888; 1925 г. № 199; 1926 г. №№ 185, 246 и 637 и ст. 38 Bp. Уст. вн. сл.).
При направлении переписки по команде промежуточный начальник дает свое заключение лишь в тех случаях, когда он пожелает привести какой-либо новый мотив, или если он несогласен с ходатайством, но не может отменить его своею властью. Во всех остальных случаях он ограничивается только надписью, прописывая в ней: кому ходатайство направляется, свою подпись и дату.
Если, в случае крайней необходимости, переписка направляется не по команде, то сделавший это должен донести о том своему непосредственному начальнику, который обязан в спешном порядке направить копию бумаги по команде для осведомления промежуточных начальников.