Устройство вооруженных сил СССР
Шрифт:
На самой бумаге проставляется исходящий №, и тот же № проставляется на конверте, на котором, после того прописывается, кому и от кого бумага посылается. Если на отправляемой бумаге имеется надпись "спешно" или "срочно", то эта надпись прописывается в правом верхнем углу. При отправлении бумаг по почте, на конвертах ставится мастичная печать "для пакетов", которая не должна быть штемпелем календарного образца, употребляемого в учреждениях почтово-телеграфного ведомства для наложения на почтовые отправления (пр. РВС СССР 1925 г. № 388; 1924 г. № 789 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 40, 56, 61 и 86). Адресование бумаги должно соответствовать установленным наименованиям частей и учреждений и производиться без замедления. Пересылка бумаг несекретного характера допускается и без конвертов, но для этого бумага должна быть сложена таким образом, чтобы верхний и нижний край ее сходились и были заклеены, а на обратной стороне бумаги был написан адрес.
По вложении бумаги в конверт она заносится в разносную
Хранение переписки производится следующим порядком: каждая исполненная бумага подшивается в соответствующее дело. Для дел заводятся обложки, по возможности различных цветов для отличия их по годам и категориям. На каждой обложке проставляется № дела, под которым оно занесено в опись, его название, дата и когда дело заведено. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же номером и начинаются с тех бумаг, которые получены 1 января, и заканчиваются бумагами, поступившими по 31 декабря. Всем делам ведется опись, в одном экземпляре, которая ежегодно возобновляется.
Законченные производством дела, книги и прочий отработанный материал составляют архивный фонд части (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 1071, 1175 и 1247; 1925 г. № 761; 1922 г. № 1166; 1919 г. № 228; цирк. НКВМ 1924 г. №№ 78, 9; 1925 г. №№ 6, 35, 62, 75, 87, 113 и 143 и 1926 г. №№ 4, 30, 32, 47, 73 и 99). Он подразделяется на текущий и основной. Последним Считается материал, утративший значение для текущей работы; материал такого рода, по истечении сроков хранения его в войсковых частях, передается в актохранилище Центроархива. Ни одна бумага и ни один документ архивного фонда не могут быть уничтожены самой войсковой частью, и ответственность за целость архива возлагается на командира части, а также и на тех лиц, которые ведают архивом. Все законченные дела передаются в архив соответствующей части один раз в году, не позже 1 июля. Совершенно секретные материалы передаче в архив не подлежат. Для поверки сдаваемых в архив дел ежегодно, не позже 1 апреля, приказом по части назначается особая комиссия в составе трех лиц. При выступлении в военный поход архив сдается войсковыми частями, которые при этом руководствуются специальными указаниями в наставлениях для мобилизации.
Составление приказа лежит на обязанности начальника штаба (адъютанта) (пр. РВС СССР 1927 г. № 1; 1926 г. № 303; 1925 г. № 8, 900, 1175 и 1924 г. №№ 1523 и 1923 г. № 1447; 1922 г. № 1873; 1921 г. №№ 1137, 1431; 1919 г. № 1061; цирк. НКВМ 1925 г. №№ 99 и 170; 1926 г. №№ 19, 41, 100). В приказ ежедневно включаются: сведения о разводе, наряде на службу, о назначении занятий, объявление наград, благодарностей, взысканий, перемены в личном составе полка и соответствующие статьи по хозяйственной части, которые помещаются в конце строевых приказов. Проект приказа докладывается командиру части, который, по внесении в него поправок, подписывает приказ; последний, как подлинный экземпляр, хранится в канцелярии полка. Затем с него снимаются копии, которые рассылаются в роты (прил. 40).
Письменные сведения на военнослужащих состоят из: 1) Послужной карточки (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 325 и 458) (прил. 41), составляемой на младший технический состав, а также на лиц младшего командного состава, остающихся добровольцами, равно на красноармейцев. Карточки эти хранятся в особых коробках (основных, дополнительных и архивных), в которых они расположены в определенной системе и в зависимости от того, находятся ли вышеперечисленные лица налицо или же отсутствуют из части по каким-либо причинам. Посредством подсчета карточек представляется возможным в любой момент установить наличие части. Обычно подсчет карточек в основной и дополнительных коробках производится два раза в месяц, и составленные на основании этих подсчетов ведомости заменяют собой дневники (пр. РВСР 1919 г. №№ 353 и 893); на основании подобных же подсчетов составляются строевые ведомости. 2) Послужного списка (пр. РВС СССР 1926 г. № 200; 1925 г. №№ 1 и 962 и 1923 г. №№ 1447 1606, 2431 и цирк. НКВМ 1924 г. №№ 23, 40, 42, 53, 55 и 1925 г. № 78), (прил. 42), составляемого на лиц командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава, состоящего на службе. Послужной список является документом о службе и содержит полные и точные данные о служебном стаже. Он составляется впервые: при определении на службу, при назначении на командную или административную должность, при выпуске курсантов командирами. Все сведения, требуемые графами послужного списка, а также все изменения в этих сведениях, вносятся в него на основании соответствующих приказов и документов. Выражение "занесено со слов" не допускается. Послужные списки составляются и дополняются канцеляриями
Кроме того, лица командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава снабжаются документами, удостоверяющими их состояние на — действительной военной службе, постоянного или временного характера. Таковыми являются: 1) Удостоверение личности, которое каждый военнослужащий обязан иметь при себе и предъявлять в необходимых случаях (прил. 13 к Bp. уст. вн. сл. и цирк. НКВМ 1925 г. № 48). 2) Предписание, выдаваемое при отправлении в командировку, при переводах и всякого рода служебных поручениях вне части (пр. РВСР 1919 г. № 1881 и 1920 г. № 1887. 3) Отпускной билет, выдаваемый при отправлении в отпуск (прил. 12 к Bp. уст. вн. сл.) 4) Санитарный билет, выдаваемый при направлении на излечение в лечебное заведение врачом войсковой части; военнослужащие, получив санитарный билет, подают по команде рапорт об отбытии в лечебное заведение, а последнее, тотчас же по поступлении заболевшего, отправляет в войсковую часть отрезок билета (пр. РВС СССР 1924 г. № 719). О всех изменениях, происходящих с лицами командного и административного состава, находящимися на излечении, как-то: переводе в другое лечебное заведение, смерти, увольнении от службы или в отпуск по болезни и т. п., лечебное заведение ставит в известность войсковую часть путем возвращения: в первом случае — отрезка, а в остальных всего санитарного билета. По выздоровлении лечебное заведение возвращает билет выздоровевшему, который его представляет по прибытии в часть. В случае заболевания военнослужащего вне части билет на него составляется в лечебном заведении по доставлении заболевшего туда. Об отбытии, возвращении и всех переменах в служебном положении, происшедших во время нахождения в лечебном заведении, отдается в приказе по части. 5) Медальоны, с личными сведениями на военнослужащих РККА (пр. РВС СССР 1925 г. № 856 и цирк. НКВМ 1925 г. № 99).
Делопроизводство в хозяйственной части полка ведется на тех же основаниях, как и в строевой части, с тою лишь разницею, что вся переписка отправляется за подписью помощника командира полка по хозяйственной части, кроме случаев обращения к командиру дивизии и в высшие инстанции, когда переписка подписывается командиром полка и скрепляется его помощником.
В хозяйственной части ежегодно заводится входящий журнал денежных и материальных бумаг, в который заносятся все препроводительные бумаги на поступающие в полк денежные суммы и предметы довольствия, как-то: препроводительные к ассигновкам, чекам, переводным банковым билетам и т. п. Вся же входящая общая хозяйственная переписка заносится во входящий журнал, ведущийся в штабе полка.
Все поступающие в хозяйственную часть бумаги, накладные и пр. докладываются делопроизводителем помощнику командира полка по хозяйственной части, с резолюцией которого бумаги передаются соответственным должностным лицам для исполнения.
Для исходящей переписки, как секретной, так и обыкновенной, исходящих журналов не заводится, и вся переписка ведется под общей нумерацией полка. По учету довольствующихся людей ведется дневник (прил. 43).
В ротах делопроизводство организуется применительно к изложенному выше. Непосредственным исполнителем в роте является писарь, заведывающий канцелярским имуществом и материалами, которые выдаются натурой из хозяйственной части полка; он же составляет, под руководством командира роты, раздаточные ведомости, удостоверения и арматурные списки, предварительно получая все необходимые сведения от каптенармуса.
Мейлъман, Вл. Организованная канцелярия. Киев. 1924 г. — Майзельс-Рафимов. Организация делопроизводства и канцелярии. М. 1923 г. — Страустель, С. Средство упростить канцелярское делопроизводство. П. 1911 г. — Эрасмус, А. А., инж Метод научной организации делопроизводства, М. 1925 г. — Временные правила для ведения переписки в РККА (пр. РВС СССР 1924 г. № 156). — Учет и отчетность в Красной армии. — Полевая служба штабов (наставление 1926 г.).