В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия

Волченков Александр

А что там электронного?

Применение электронных средств во время презентации стало практически стандартом de facto во всех коллективных мероприятиях, проводимых для врачей. Ещё три-пять лет назад не во всякой аудитории были проекторы и тем более компьютеры. Теперь же количество ноутбуков, дешевизна других технических средств возросли настолько, что любая городская больница может предоставить медпреду вполне комфортную обстановку для проведения бесед с докторами.

При проведении презентации с техническими средствами нужно помнить некоторые важные правила как подготовки, так и непосредственно

проведения этих выступлений. Действия по выполнению этих правил чаще всего проводятся перед презентацией, но они настолько важны для получения хороших результатов, что пренебрегать ими в пылу подготовки очень и очень опасно.

Правило 1. Много форматов, много носителей.

Медицинский представитель (особенно при выступлении на чужой территории) должен иметь с собой презентацию в нескольких форматах и на нескольких носителях. Форматы: *.PPT, *.PPTX (PowerPoint), PDF (Adobe Acrobat). Такое сочетание форматов позволяет быть готовым к любым неожиданным версиям программного обеспечения и провести презентацию без сбоев.

Презентацию обязательно надо за неделю-полторы выслать организаторам с тем, чтобы они могли проверить работоспособность техники и возможность воспроизвести файл. При этом для сохранения сделанной электронной презентации нужно использовать максимально ранний формат, чтобы не наткнуться на ситуацию, когда бывает невозможно прочитать презентацию из-за старости программ на компьютерах устроителей.

На презентацию медицинскому представителю нужно взять два разных флеш-носителя. Обычные флешки, но на каждой из них обязательно должны быть записаны все варианты презентации (все форматы). Не лишним будет иметь при себе простой диск, CD или DVD-форматов. Конечно, сейчас дисковый носитель кажется архаичным, но его наличие сделает медпреда более уверенным и позволит избежать сложных ситуаций. Диск можно и нужно подарить организаторам по окончании выступления — пусть используют его для собственных целей (вплоть до копирования и последующей раздачи).

Правило 2. Работа с примечаниями

Презентация в электронном виде мертва без выступающего. Ровно так же без хорошего докладчика мертва любая другая презентация. Но у самого хорошего выступающего могут быть сложности с памятью, с концентрацией, с готовностью к презентации, в конце концов (практически каждому медпреду приходилось выступать с презентацией, созданной отделами маркетинга или другими «старшими товарищами» — не самый лучший вариант для докладчика).

Чтобы избежать всяческих провалов не по своей вине, чужую презентацию надо «прогнать» не раз и не два, и добавить в неё собственные замечания (ниже основного окна есть специальное окошечко для комментариев). Перед презентацией эти комментарии надо распечатать вместе со слайдами. Оптимально использовать для этого функцию перевода презентации в формат *.DOC — в результате получается отличная табличка, в левой колонке которой будут картинки слайдов, а в правой — все комментарии к данному слайду. Пользоваться подобной таблицей очень удобно: видны и изображения, и текст, в который может подглядывать выступающий медицинский представитель.

Но карточки и хорошее знание материала — лучше!

Правило 3. Заполнение карточек для электронной презентации

Обязательно нужно указать точки смены слайдов. Предположим, тезис 1 заканчивается словом «колбаса». Это слово нужно записать в карточку и каким-то образом выделить его: поставить рядом плюсик или крестик, галочку, жирную

точку. Как только медпред в выступлении доходит до этого ключевого слова, нужно нажать кнопку смены слайда или дать знак ассистенту, который сидит за компьютером, чтобы он нажал соответствующую клавишу. И да будет на экране новый нужный слайд. При необходимости быстрой смены слайдов, конечно, предпочтительнее пульт в руках выступающего. Пометка на смену сайда может стоять и в начале тезиса. Таким же образом нужно пометить следующую смену слайда.

Иногда очень эффектно в преимущественно графической презентации смотрится смена нескольких картинок на протяжении одного предложения. Если медпреду надо получить такой эффект, то в карточке пишется полное предложение, на протяжении которого знаками ставятся точки смены слайдов.

Например, известная фраза «А роза упала на лапу Азора». Предположим, что в данном примере есть слайд с розой, слайд с падающим шкафом и слайд с собакой и перевязанной лапой. Соответственно, нужно поставить значок смены слайда возле «роза». Затем, после слова «упала» идёт слайд «шкаф». Причём в этом случае шкаф должен показаться сверху слайда, задержаться на пол- секунды и упасть вниз, чтобы сохранить ощущение движения падающего шкафа. «На лапу Азора» - здесь нужно «перекинуть» слайд на изображение собаки с перевязанной лапой. Вся последовательность с привязкой к словам должна быть отражена в карточке презентации.

В дополнение к рассказам об электронной презентации нужно добавить один очень хороший метод сбора контактов слушателей. Этот метод отлично работает на «чужих» мероприятиях, когда обратиться напрямую к сидящим в зале врачам, заинтересовавшимся выступлением рэпа и попросить их контакты невозможно. Да и люди устроены так, что вряд ли отдадут свои данные за просто так. Так что остаётся «купить» информацию о них.

Выше речь шла о диске с файлом презентации для организаторов. Несколько дополнительно записанных дисков становятся отличным стимулятором сбора контактов (то есть выполнения основной цели при выступлении в чужих мероприятиях). Надо просто по окончании выступления дать участникам мероприятия следующий призыв к действию: «У меня есть пять (десять) дисков с записанной на них презентацией. Кто желает получить такой диск, подойдите ко мне в перерыве и получите свой подарок» и разошлю её вам в электронном виде».

Те люди, которым интересна тема выступления рэпа, подойдут и с удовольствием оставят контакты. Сбор контактов превращается в хорошую лёгкую игру. Не надо упрашивать, чтобы подошли люди во время перерыва или в конце выступления. Нужно просто сказать, что готовы первым пяти (десяти) подошедшим подарить диск. Люди любят халяву и начинают «ломиться» к медпреду, думая, что дисков много больше. Скорее всего, если участников на мероприятии много, дисков для раздачи медпреду не хватит. Но это — запланированная сложность: «К сожалению, диски закончились, давайте я запишу ваши координаты (оставьте свою визитку) и пришлю Вам презентацию в электронном виде (отличный способ собрать e-mail) и/или вышлю диск почтой (если медпреду нужен почтовый адрес врача)».

Никаких хлопот, никаких сложных призывов, никаких уговариваний. Медпред кидает клич, и врачи (заинтересованные врачи!) сами идут к рэпу и с удовольствием отдают те самые контакты, которые обычно берегут как зеницу ока.

Презентируем, демонстрируем...

Следующий вид возможного выступления — это презентация с демонстрацией. Такой вид выступления более актуален для представителей ортопедической компании или медпредов, которые продвигают медицинские приборы. Фармацевтические рэпы могут спокойно пропустить этот раздел, сразу перейдя к следующему, где будет описана более интересная для них тема.