Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
Шрифт:
Посмотрим, как мы разместим наши занятия в отведенном им времени. Вначале общая прикидка. Многие специалисты тайм-менеджмента считают хронометраж основой основ личного управления времени. Учет всего времени был одним из главных принципов системы доктора Любищева. [14]
А теперь оставим в покое ПВ – пассивное время, это наши резервы отдыха. Возьмемся за АВ – активное время. Примем на веру рамочные условия: 8 часов активного времени в день, 50 – в неделю, 200 – в месяц, совсем немало. Эти данные удивительно схожи у тайм-менеджеров всех континентов и островов. Впрочем, можем
14
Даниил Гранин. Эта странная жизнь, Л. «Художественная литература»,1980.
Несколько дней подряд я записывал с точностью до 6-ти минут, т. е. 0,1 часа, сколько уходит времени и на что. Хронометраж выглядел примерно таким образом:
Хронометраж одного дня активных занятий
ПЛР: 09:20–12:30 = 3,1 час
НТР: 14:10–16: 12 = 2,2
ЛИТ: 21:05–22:50 = 0,7
ИТОГО: = 6,0 час
Хочу подчеркнуть, что записываем только активное время. Пассивное время в расчет не идет.
Результаты не внушали оптимизма. Оказалось, при очень напряженных занятиях получалось не более 10 часов в сутки, обычно же выходило 6–8 часов активного времени. При этом не обязательно придерживаться строгой системы «сделал – тут же – записал». Достаточно в конце дня, перед сном или на следующее утро вспомнить дела текущего дня и время, потраченное на них. Заодно тренируем память.
Например, сегодня я встал в 8 часов утра, сейчас 20:00, т. е. прошло 12 часов. По опыту знаю, что 8 часов активного времени я набираю обычно к 21–22 часам. Проверим:
Из активного времени вычитаем: завтрак, обед, кофе, ужин – 2,5 часа; Телевизор – 1 час; Дорога в ремонтную мастерскую туда и обратно, время в мастерской – 1,5 часа (точнее 2, но полчаса были активными, я работал с записной книжкой). Итого остается 7 часов активного времени, так и запишем. Советы по составлению плана на день приведены в разделе 1.3 Как составить распорядок дня.
Жизнь была бы прекрасна и удивительна, если бы мы могли всегда уделять наибольшее время наиболее приоритетным занятиям. Но – мы живём не в свободном пространстве под названием хочу, есть ещё много Надо. И чаще всего надо требует больше нашего времени, чем Хочу.
Пусть приблизительно, но с помощью хронометража мы узнали, на что у нас тратится больше времени, на что – меньше. Теперь попробуем составить компромиссный список наших дел, давая по-прежнему преимущество хочу, но уступая по справедливости Надо.
Расположим те же задачи в порядке убывания выделенного на них времени. Получаем вариант, учитывающий наше внутреннее соглашение. Место задачи в порядке убывания выделенного времени назовем Весомостью.
Хронометраж и таблица 3.2 позволяют сделать следующий шаг – составить недельный бюджет активного времени по направлениям деятельности. Как видим, поставленные рамки – 50
В столбце 3 таблицы 3.2 поставлены против каждого направления деятельности количество часов, которые мы на него предполагаем выделить в неделю. При этом ранг (место в ряду) весомости совпадает с рангом приоритета не по всем позициям, хотя мы на данном этапе Предварительного Планирования старались пропустить вперед наши приоритетные дела, дать им больше времени.
Если у Ваших дел ранги приоритетов и весомостей совпадают, значит Вы нашли философский камень, раскрыли формулу счастья.
Несовпадение приоритета и весомости наших дел – обычное дело. Наша задача – свести это несовпадение к минимуму. А это значит: любимым делам – больше времени!
3.4. Недельное расписание
Обычно наши дни недели не совсем похожи друг на друга, понедельник отличается от воскресенья не только по названию. Будние дни тоже имеют свое расписание: скажем, по понедельникам с утра планирование, в среду совещание с участием постоянных клиентов, по вечерам во вторник и четверг у нас спортивные тренировки и т. д.
Зачем нужно недельное планирование?
Ведь мы намечаем задачи почти на каждый день, кроме того, имеется раскладка времени по различным направлениям нашей деятельности на месяц (Глава 5). Но, как ни говори, мы живем еще и недельными повторяющимися циклами. Составив недельное расписание, мы хорошо упорядочим свою жизнь. Исчезнут сомнения, чем заниматься, когда в срочных делах наметилась передышка. Недельное расписание позволяет улучшить равномерность наших дел и уменьшить затраты времени на ежедневное планирование. Оно является связующим звеном между месячным и дневным планами.
Именно недельное расписание показывает нам наглядной схемой, имеем ли мы на самом деле столько времени на основные жизненные цели, прочие дела и отдых, сколько нам хочется. Поэтому Джулия Моргенстерн называет недельное расписание Планом распределения времени (ПРВ). Это расписание поможет прийти к разумному балансу между хочу и надо (Операционный менеджмент, Глава 2).
Как составить недельное расписание
Развернув таблицу 3.2 по дням недели, получим бюджет активного времени по всем направлениям деятельности.
Выполнить это совсем не трудно: общее активное время по направлениям и в целом определено, пассивное время – сон, приём пищи, ничегонеделание – не принимаем во внимание.
После этой прикидки в табл. 3.3 у нас практически всё готово для недельного расписания активного времени по дням и часам, табл. 3.4.
Неизбежен конфликт дневного и недельного плана, например, срочные дела «ломают» ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.